醫院檔案崗位管理和績效考核的思考

摘 要：隨著檔案事業步入新的發展時期，檔案資料在醫院改革發展、經營、管理、安全等方面的利用率增加，在處理歷史遺漏問題、反映歷史沿革等方面所起的作用越來越明顯，醫院的檔案管理工作也日益得到重視。而績效考核作為醫院檔案管理的核心之一，是有效促進醫院內部管理機制運轉的“指揮棒”，是將醫院規范化、標準化、專業化、精細化和制度化管理引向深入，從而實現目標管理的“指航針”。本文結合醫療衛生機構現狀，試在檔案崗位管理和實施績效考核方面闡述個人的一些觀點。

關鍵詞：醫院檔案 崗位管理 績效考核

近年來，績效管理作為一種先進管理思想和方法，已經在國內外得到了廣泛的應用。隨著社會經濟不斷發展，醫療體制改革不斷加快，醫院的管理模式和經營體制也發生著翻天覆地的變化，在這種背景下，許多醫療機構都采取績效考核方式積極發揮“指揮棒”的作用。但由于種種內在和外在因素，績效考核在醫院檔案管理過程中仍存在一些弊端。檔案工作實施績效考核，是為了對檔案工作做出適時、客觀、全面的評價，發現與規范要求縮短差距，從而適應醫院發展形勢的需求。職工不了解績效考核的目的，就會缺乏實施績效考核的動力；管理者不了解考核指標的設置，就達不到考核期望值。如何讓績效考核更好地貫穿檔案管理工作的各個環節，科學地進行管理，是衡量一個醫院管理水平的重要標尺。

1 醫院檔案崗位績效考核中存在不足

1.1有關部門不重視，績效考核流于形式。目前，一些醫療機構由于領導層面對績效考核管理的管理力度不夠，導致“指揮棒”功能缺失，例如，考核部門每月是否按照指標要求“提醒”各級兼職檔案員按時上交相關檔案材料至檔案室，形成日常管理，督促兼職檔案員轉變觀念，變“死”檔案為“活”檔案，充分發揮檔案的利用價值。再者，考核部門將一些固定的表格發放到相關部門，在規定的時限內由檔案工作人員填報完善表格，如此一來，考核工作就算是完成了。至于最終表格是否回歸到相關考核部門，是否有專人對績效考核結果進行認真客觀地分析，是否真正利用績效考核過程和結果來幫助檔案工作人員在行為、能力、素質等多方面得到切實的提高，也沒有人去關心，導致被考核者即檔案人員認為績效考核只是管理的一種形式[1]，只需要“水過鴨背”式地去完成，績效考評工作達不到預期的指導、督促和改進目的。

1.2考核基礎薄弱，績效指標設置不夠科學。據了解，目前醫療機構許多檔案員在檔案崗位上一干就是幾年，甚至“一崗到老”，由于醫院內部體制因素，檔案工作人員的崗位職責具有一定限制，。且檔案工作相較于其他工作存在感較低，檔案人員的職稱晉升難度相對較大；有的醫療機構薪資難以滿足檔案人員的真實需求，導致其進取觀念較差，在管理中往往滋生主觀意識較為淡薄的現象[2]。而大部分醫療衛生機構在設置檔案績效指標時，通常只涵蓋了組織管理、硬件建設、業務完成情況、信息化建設以及開發利用等內容，對檔案人員的綜合素質、外出進修學習、人文關懷等方面有欠考慮。在設計上，太多太復雜的業務指標和分值權重的不平衡，不利于檔案人員的良好心理狀態發展，導致增加管理的難度以及降低檔案員的滿意度，進而影響對檔案員行為的引導

作用。

1.3考核結果的綜合運用尚未有效開發。檔案績效考核的結果在很大程度上能反映檔案員在一定時期內的業務工作、行為表現、心理素質等情況。而檔案員在數十年如一日重復單一、枯燥的工作背景下，極易產生倦怠心理，缺乏學習的動力和熱情。在這種情況下，由于一些醫療機構對檔案工作崗位績效考核結果的運用缺乏明確的概念和思路，把檔案績效考核的結果僅僅作為鑒定性檔案，缺乏競爭性激勵機制，沒有很好地激勵、發掘與發揮檔案員的內在潛力。

1.4考核過程中反映的問題溝通不順暢，反饋不及時。一些醫療衛生機構在檔案績效管理過程中，還存在溝通與反饋機制不健全的問題。因缺乏權威的監督組織來統籌考核工作，在執行過程中，容易導致績效考核指標設置不健全時不能及時完善，檔案人員業務工作存在不足時不能及時糾正；檔案收集過程中需要有關部門配合協作時，不能及時得到反饋，引申出移交工作脫節拖沓等問題。

2 加強和完善醫院檔案管理績效考核的建議

2.1開展科學分析，充分發揮績效考核的信息反饋作用。科學的工作分析是績效考核不可或缺的前提，這就要求我們在考核前期做好核心內容調研，深入單位各層級了解各種檔案資料形成的初步狀態，結合各層級專兼職檔案人員具體工作職責和需掌握的專業知識、技能能力和應具備的工作素養，以及具體指標設置內容能否達到醫院整體目標需要等，通過綜合摸底，有針對性地設計出適合各專兼職檔案崗位的績效考核指標。做好前期調研分析工作，既可以滿足績效指標的設定，又可把檔案員實際的工作績效與理想的工作績效有機統一。

2.2建立具體明確的檔案績效考評體系。檔案績效考核要形成可操作性強的指標體系，各單位檔案績效考核指標的建立，需結合本單位的戰略定位，涵蓋計劃、實施、考核、考核結果的反饋、考核結果的處理和應用、人員管理等流程。制定的指標不宜過多或過于繁瑣，分值權重應合理分布，要建立以制度、工作質量、評價、薪酬福利體系等為支撐的綜合管理體系，全面記錄檔案員每天、每月、每季度乃至全年的工作實績，綜合全面地反映檔案部門在各個時間段內的工作績效[3]。明確的檔案績效考核指標是完善管理績效的關鍵因素，指標設置過多為不合理的表現。合理的指標設置數量應為3-7項，最多不超過12項。

2.3明確檔案工作績效標準要素。要建立客觀明確的績效標準，量化考核，以數據說話，以標準服人。要抓住重點，最好采取一些描述性的文字或段落對檔案績效考核要素加以界定。考核部門要根據實際工作量隨時適當增減指標內容，可按月制定本周期考核各項指標，使考核工作更加科學、精準。

2.4降低考核部門的主觀性，突出實績考核反饋。應明確負責考核的專門部門和專職人員，客觀公正地進行檔案工作實績考核。應加大對考核人員的培訓，首先在思想和理念上與醫院形成共識，其次要理解考核指標的設置依據，考核者要有效利用考核工具，以考評指標和工作表現為依據進行考評，避免個人情感因素的影響。此外，應選擇同一考核人員獨立完成對同一對象的績效考核，以“一對一”的服務進行工作追蹤，及時將考核過程中發現的情況酌情與檔案員進行告知，在適當的時候，還應對工作績效完成得不盡人意的職工提供正確的指導，通過反饋督促改進工作。

2.5建立公開、公正、充分溝通的績效管理體系，暢通有效申訴渠道。在考核中，上下級之間的溝通尤為重要。一些醫療衛生機構由于相關制度缺失，往往會出現檔案員認為考核部門在考核標準的使用和評價結果的掌握上運用不當、有失公正，導致對考核結果不滿。。因此，要根據實際情況規范流程，從制度上促進檔案績效考核工作的合理化。如在考核申訴制度的制定時，應滿足公開、公正的原則，處理考核申訴時，應給予申訴人員充分的尊重，注意聆聽其訴求，認真分析提出的問題是否與實際一致，通過調查掌握結論。如果確是檔案員存在問題，應當以事實為依據，以考核標準為準繩，對其進行、幫助和說明；如果是組織方面的問題，毋庸置疑立行立改。其次，要把處理考核的申訴過程作為上下層之間互動互促互進的過程，組織者應當把檔案員提出的訴求作為完善檔案績效管理體系、促進醫院發展目標的良好契機，而不能簡單地認為職工申訴有問題。再者，為了有效進行溝通結果反饋，可建立與檔案員面談制度，當調查結果已明確時，通過上下級之間進行面對面交流，把令人信服的處理結果履行充分告知，直面對方感受，加深雙方溝通了解，切實推進改正。如申訴的問題屬于檔案考核體系的問題，應進一步完善體系建設；如果是考核部門的問題，應督促有關考核人員對照考核指標切實進行糾正；如果確實是檔案員的問題，就應該以事實為依據與其充分溝通。同時，應完善溝通記錄，避免“秋后算賬”。

2.6強化檔案績效考核結果的運用。人有多少種需求，考核結果就有多少種運用方式。考評的結果應根據醫院相關制度、方案、措施嚴格執行，應將檔案績效考評檔案與人事部門無縫對接，把績效評價結果納入人事檔案管理，將績效考核結果作為檔案員年度獎懲、績酬兌現、崗位調動、進修學習、職稱評聘、職務升降、評優評先等的客觀依據，發揮考核激勵機制應有的作用，進一步激發團隊活力，實現以考核促規范、以考核強服務、以考核上水平的目的。

參考文獻：

[1] 高瑞冰. 加強績效考核，提高管理效能[J]. 科技創新報導，2010，28：218

[2] 吝臘允. 關于檔案工作人員心理適應問題的探析[J]. 心理醫生，2016，22：271-272.

[3] 商克謹.論績效考核效能的發揮[J].天津經濟，2007，8（159）：53-56.

[4] 阮美麗.醫院檔案為醫院持續發展提供正能量[J].中國醫學創新，2017，14（27）：145-148.

作者簡介：鄧紊，女，廣西南寧人，大學本科學歷，南寧市第六人民醫院辦公室主任，曾于2016年5月至2017年7月在南寧市衛生和計劃生育委員會掛職辦公室副主任。主要從事辦公室行政事務管理、檔案保密管理等方面工作。