如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

周玲

摘 要：眾所周知的是，機關事業單位對于國家的各項工作來說是十分重要的，他們的每一項任務都關系著國家某個環節的一部分。那么在這這種情況下，機關單位的檔案管理則非常重要。它對于機關單位的工作來說是非常復雜的一部分，也是重要的一環。如果一個機關單位有著良好的檔案管理體制，那么，這個單位很大可能就是良好運轉的。因為檔案管理不僅僅是要管理各種各樣的信息，更是要分門別類，最大程度地將資源整理完善，這對于每個機關單位來說都十分重要。因此，本文就關于如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化進行一定程度的探討，希望能給相關的工作人員在檔案管理上提供一些新思路。

關鍵詞：機關事業；檔案管理；工作規范化；標準化

機關事業單位里有很多很重要的工作任務，正是各種各樣的任務構成了機關單位這個大機構。而在這種情況下，最終積累的信息也是非常復雜和繁重的。那么對于各種信息的記錄和處理就變得非常重要，尤其是其中各種各樣的檔案管理，對于機關事業單位的運行有重大作用。因此，在每個機關事業單位中，都應該有專門人員盡心盡力地在日常工作中，對各種檔案進行處理。那么如何要提高檔案管理的能力？如何機關事業單位檔案管理工作規范化標準化？包括對人員在這方面意識的要求，以及相關機制的改變都是十分重要的。也只有在這方面有所進步，才能使相關單位在資源的分類管理上更加高效，從而更好進行運行。

1 相關方面存在的各種問題

1.1 工作人員對檔案管理的重要性認識不足

機關單位里的工作很多而且各種各樣，很多人們更傾向于去重視那些看起來很重要的各種實踐工作，卻忽視了在無數的實踐工作背后，逐步積累的可怕的信息量。而這些信息則匯總、表現為各種各樣的檔案。如何對這些檔案進行有效的管理，很多情況下對于機關的運行至關重要。不同的檔案有著不同的分類與重要性、時效性。那么，針對其不同的性質與分類做出合適的整理就很重要。但是由于很多人沒有這個意識，對于檔案的管理亂七八糟，這樣積累的后果就是對于信息管理不善，導致最后需要用時一無所獲。這對于整個單位的管理和運行會造成很大的阻礙。因此，人員意識上是存在一些問題的。

1.2 機構的相關機制不完善

很多情況下，一個機構的機制完善與否，往往對于這個機構來說，它的重要性是十分值得注意的。如果一個機構在機制方面出了問題，那么就好比一臺電腦的軟件出了問題，對于各項工作的運行來講，是十分有障礙的。因此，在檔案管理方面正是如此。在檔案上，如果出現了相關問題，那么，就機制而言，一定是不夠完善的。也正是因為機制不夠標準化和結合實際，才是很多工作在實際的運作中沒有辦法有一個好的標準去遵守，這樣，檔案就不能得到有效的運用，也就不能真正意義上發揮他們的作用。

1.3 技術不先進

由于很多機關單位的檔案管理上，尚未引進最先進的信息技術，這就導致他們在人力物力的花費上，遠遠超過了那些引入了相關技術的單位。這方面的不足是可以進行改善的，但這也要求相關單位要注意這一點，才能更好地對資源進行管理，對工作結果進行改善。

1.4 人員責任劃分不夠清晰

對于不同的工作人員來講，每個人都應該承擔屬于自己的責任，才能最后使得每個人肩上都有壓力，在檔案的整理和分配上就不會那么亂七八糟為檔案管理的規范化標準化建設創造良好的條件。同時，也應該借助對人員責任的劃分和管理，促進最終工作效率的提高，進而使得在這種責任制劃分的作用下，最后形成一個相對完善的運行模式，各司其職，讓檔案管理變得更加系統化，也讓最終各個項目有一個良好的模式進行運作，這樣就能夠構建一個更好的事業單位。

2 改善方式及建議

2.1 提高工作人員的相關意識

單位可以舉行一些相關的主題講座，向工作人員進行相關知識和意識的宣傳，讓他們明白檔案管理的重要性。這些主題講座可以去尋找一些專業型人才或者富有檔案管理經驗的人來進行。他們的話往往更有說服力，而且更有效。除此之外，也可以經常開會，不斷提醒工作人員檔案管理的重要性，提高他們的相關意識，或者單位也可以制作一些相關的小視頻，讓工作人員們看到無盡的檔案積累后，如果沒有得到有效的管理，所有檔案亂七八糟，最后的結果是何等可怕，對于單位各種工作的運行、項目的展開而言又是多么大的障礙。

只有讓人們意識到了自己所做的事情有多么重要，他們才更可能用盡心思在上面，更好地進行檔案的分類與管理，這種情況下，才能讓工作更好地進行。而相對機關單位這樣檔案繁多的部門而言，更是會節省很多人力、物力，讓人們的工作更加流暢、更加有效、更加方便。這樣最后受益的不僅僅是單位，也是人們自己。

2.2 改善機制

對于一個機構而言，必須要有相關的專業人才在機制上出謀劃策，從而使得機構的機制更加完善、更加有效。那么就機關單位的檔案工作而言，更是如此。只有一個完善的機制和系統，才能夠有一個更好的檔案管理效果，從而促進檔案管理工作中各項實際任務最后完美的結束。而工作人員也只有不斷地結合實際進行創新和改革，才能最大程度上為單位的相關工作有所助力。一個機制的完善不是一朝一夕的事情，也只有在不斷的實踐與反思中，相關單位才能最終找到適合自己的運行機制，更好地進行相關工作的處理，也給工作人員們一個更有效的運作機制與信息管理。

2.3 提高相關技術

因為先進的信息技術在這個社會的很多領域都發揮了自己特殊的也是至關重要的作用。那么在檔案管理方面正是如此。只有先進的信息技術使得檔案的分類與管理更加標準化、更加有效，才能使得最后各項工作的進行沒有檔案方面的阻礙，更好地結束。

2.4 明確每個人的工作職責

對于一個機關單位來說，由于其中工作人員有很多，那么責任的劃分就顯得非常重要。只有一對檔案管理人員的工作職責進行明確，才能更好地幫助機關單位將最終責任落實到人，也能增大工作人員在相關方面的責任心，從而使得他們更好地去工作。那么，這對于最后整體工作效率而言，也是一件好事。只有合理分工，才能讓每個人都能在適合自己的位置上發揮價值，也才能使得最后物盡其用。這樣做真正的好處是：讓專人人才去做他們擅長的事情，就突出了檔案管理工作人員的相關優勢，對于整個管理效果的加強來說是十分有必要的。當每個人都完成了他們的任務，才能最后構建一個擁有完善的檔案管理工作的機構。

3 結論

就機關事業單位檔案管理工作而言，我們還有很多可以進行改善和努力的方面。如何使得這些管理變得規范化和標準化，如何更好地推進相關工作的實施，都是我們需要思考的問題。本文就這些進行了探討，也給出了一些相關建議，比如說：提高工作人員的相關意識、改善機制、提高相關技術、明確每個人的工作職責等等。但是就最后的工作落實而言，還是要相關的工作人員不斷進行努力，以求更好地幫助機構有一個好的發展，也使最終工作的結束有一個好的成果。

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