淺析基于辦公自動化的文書檔案管理要點(diǎn)

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摘 要：近些年以來，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，辦公自動化也迅速發(fā)展起來，各種高端科技不斷應(yīng)用于辦公領(lǐng)域，致使辦公不斷向著自動化、無紙化、智能化的方向發(fā)展；自進(jìn)入信息化時代以來，將辦公自動化管理模式應(yīng)用于文書檔案管理工作中已經(jīng)成為了一種潮流，世界各國逐步利用辦公自動化來管理文書檔案，促使傳統(tǒng)文書檔案管理工作發(fā)生巨大變革；到了二十一世紀(jì)，傳統(tǒng)文書檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)為管理理念以及管理手段上的轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：辦公自動化； 文書檔案管理； 對策

辦公自動化的形成離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)的支持；傳統(tǒng)文書檔案管理機(jī)制太過繁瑣，工作效率力度低下，工作成效較低；將辦公自動化管理機(jī)制應(yīng)用于文書檔案管理工作中，不僅能夠發(fā)揮辦公自動化管理的作用，還能夠不進(jìn)傳統(tǒng)文書檔案管理工作改革；將辦公自動化管理機(jī)制應(yīng)用于文件檔案管理工作中，能夠?qū)⒐ぷ餍蚀蠓忍岣?，將信息資源最大化發(fā)揮出來。。

1 辦公自動化在文書檔案管理工作中的應(yīng)用問題

1.1自動化系統(tǒng)與文檔管理脫軌

根據(jù)筆者調(diào)查來看，就算在這個現(xiàn)代化的時代里，仍舊有許多企業(yè)沒有將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用于文檔管理工作中，在許多企業(yè)，文件管理與檔案管理依舊是互不干涉的兩個部門，所有管理工作都是兩個部門獨(dú)立完成，這種管理模式使得文書管理和檔案管理直接脫軌，間接影響到方案信息質(zhì)量，為人們弄虛作假提供了機(jī)會；此外，這種將文書管理與檔案管理完全分離的管理模式，不利于促進(jìn)文書檔案管理一體化發(fā)展，大大降低了管理效率；新的管理模式下，文書檔案管理工作取得長足進(jìn)步，在工作效率方面：新的管理機(jī)制大大提高了工作效率；在工作人員方面：新管理模式簡單快捷的特點(diǎn)，為工作人員減少了工作負(fù)擔(dān)；在信息獲取方面：新管理模式下，人們可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行簡單檢索，就能夠獲取更多所需信息。上述就是新管理模式的最大優(yōu)勢。

1.2 尚未轉(zhuǎn)移工作重點(diǎn)

傳統(tǒng)文件和檔案管理辦法多以紙質(zhì)管理為主，輔以其它簡單非紙質(zhì)管理方式，具體管理內(nèi)容如下：第一步，對文件進(jìn)行編號；第二步，對文件進(jìn)行歸類；第三步，對文件進(jìn)行歸檔。目前，辦公自動化應(yīng)用于文件方案管理中，有效解決了這些繁瑣的管理過程，但是，文件檔案管理工作人員的工作方向依舊沒有改變，工作重心還在傳統(tǒng)管理模式上，簡單來說，文件檔案管理者并未將精力投入到對文檔的鑒定和檢查中，文檔管理工作效率尚未提高；對于文書檔案管理工作來說，其實(shí)并沒有太難的工作程序，只需簡單進(jìn)行分類處理，將文書檔案按照一定規(guī)則進(jìn)行歸檔，不同類型的文書檔案歸入不同的文件夾中，人們有需要時，就可以自行獲取。

1.3 文檔保密性較低

文件檔案電子信息化以后，就會持續(xù)進(jìn)行動態(tài)更新，在動態(tài)更換中，電子文檔信息就會被不知不覺地修改，這就造成文檔保密性過低；而且，電子文檔是實(shí)時更新的，這又影響到文檔信息的穩(wěn)定性；跟傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔比較而言，電子文檔的真實(shí)性以及穩(wěn)定性更加難以保障；當(dāng)今世界的信息技術(shù)確實(shí)特別發(fā)達(dá)，這也導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)黑客能夠輕易盜取電子文檔信息，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境錯綜復(fù)雜，對電子文檔信息的安全性威脅也越來越大。

2 辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理的策略

2.1 文件與檔案一體化管理

在某種程度上，文件和檔案雖然是兩種不同的文件，但是，二者之間并不是完全獨(dú)立、毫無關(guān)系的；具體而言，一份又一份的文件共同疊加起來，就可以組成一份方案；研究者在研究時，絕對不能將二者分開研究，一旦分開，便無法找到二者之間的聯(lián)系了；當(dāng)然，文件和檔案之間并不是完全雷同的，二者之間也有著巨大不同，具體來說，文件大多較為混亂，沒有依據(jù)某一固定規(guī)律整理過，通常都不會按照時間順序整理出來，而檔案正好相反，檔案就是根據(jù)時間順序排列起來的文件，文件經(jīng)過一定的時間規(guī)律排列起來，就形成了方案；利用自動化管理系統(tǒng)，可以將文件和檔案進(jìn)行有序排列，然后再進(jìn)行梳理，之后就可以進(jìn)行分類保存；新管理模式就能夠獲得所需的一切文件和檔案；自動化管理系統(tǒng)能夠幫助工作人員將文件和檔案的種類迅速分離，把同類型的文件和檔案進(jìn)行歸類，方便資源共享。

2.2 多部門的有機(jī)配合

新管理模式創(chuàng)新性地形成了以文件為管理單位的新管理模式；更為具體的地說，在自動化環(huán)境下，所有文件都有進(jìn)行命名，命名形式雖然千差萬別，但是也離不開最主要的常用方式，經(jīng)過筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，人們最常用的命名方式共有三種：① 姓名命名法。以文檔寫作者的姓名直接命名，這是最簡單快捷的命名方式。② 寫作日期命名法。這種方法是以文檔完成的日期對文檔進(jìn)行命名，這是最清楚明了的命名方式。③ 特殊編號命名法。利用獨(dú)特的編號來對文檔進(jìn)行命名，這種命名方式方便文檔保密，也方便尋找文檔。在自動化環(huán)境下管理文書檔案，只需要按照順序進(jìn)行直接管理即可；值得注意的是，電子文檔的管理不能單獨(dú)依靠一個部門，其它各部門以檔案管理部門為核心共同進(jìn)行管理；其中，除了檔案生產(chǎn)部門之外，最重要的管理部門就是信息技術(shù)部門；簡單來說，電子文檔管理工作需要檔案生產(chǎn)部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門三個部門共同協(xié)作，共同管理。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化管理文書檔案

一般而言，文檔管理需要三步走：有文件產(chǎn)生、對文件進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)處理、將文件歸檔；文件歸檔又包括紙質(zhì)文件歸檔和網(wǎng)絡(luò)文件歸檔兩大部分；文書檔案網(wǎng)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行精細(xì)化處理，重點(diǎn)關(guān)注細(xì)節(jié)，使文書檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔能夠落實(shí)到每一個細(xì)節(jié)，進(jìn)而促進(jìn)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；據(jù)此看來，在自動化管理系統(tǒng)正式生成之前，對于文書檔案每一個細(xì)節(jié)進(jìn)行管理，不僅能夠讓各個部門職責(zé)得以明確，還能夠?qū)⑽臅鴻n案歸檔流程細(xì)致化；上述每個方面，都是必須在系統(tǒng)設(shè)計(jì)正式完成之前考慮周到。

2.4 迅速高效檢索信息

將辦公自動化管理模式應(yīng)用于文書檔案管理工作中，不僅可以為文書檔案歸檔工作人員減少工作量，還可以實(shí)現(xiàn)一次數(shù)據(jù)信息輸入、多次循環(huán)利用信息的目標(biāo)，通常情況下，文書檔案歸檔人員只需建立歸檔點(diǎn)，就能夠?qū)⑽臅鴻n案分別歸檔于專屬于一身的歸檔點(diǎn)，這樣既可以節(jié)省工作時間，還可以提高工作效率；信息使用者需要某一文檔信息，只需要利用互聯(lián)網(wǎng)直接搜索，所需信息便會自動彈出，這就是文書檔案網(wǎng)絡(luò)化的最大好處--實(shí)現(xiàn)信息共享；此外，隨著網(wǎng)絡(luò)化不斷發(fā)展，多種檢索方式興起，人們可以通過不同途徑查找數(shù)據(jù)，盡可能快地獲取所需信息。

3 結(jié)語

當(dāng)今世界，對于一個企業(yè)或一個事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的評價標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)悄然變化，大多數(shù)企業(yè)或事業(yè)單位都利用辦公自動化管理機(jī)制在文書檔案管理工作中的應(yīng)用效果來評價其文書檔案管理工作水平；簡單來說，一個企業(yè)或事業(yè)單位的文檔管理水平可以通過文檔的真實(shí)性和完整性反映出來。

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