大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究

賀小燕

摘 要：移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)信息、云計算等信息技術(shù)的迅速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時代的來臨奠定了良好的基礎(chǔ)，隨著社會各界對大數(shù)據(jù)時代重視程度的不斷提高，檔案管理工作也進(jìn)入了新的發(fā)展階段。這就要求檔案管理工作必須站在大數(shù)據(jù)視野下，沖破原有的思維模式，才能制定出適合我國檔案管理工作的大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。基于此，本文對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；變化

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特征分析

檔案管理作為一項數(shù)據(jù)管理活動，本身就與大數(shù)據(jù)天然貼合，因此檔案管理工作具備了大數(shù)據(jù)的幾乎所有特征。一是檔案數(shù)據(jù)的類型豐富，數(shù)量呈指數(shù)級增加。檔案的數(shù)據(jù)類型復(fù)雜多樣，包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等類型，社會生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的海量視頻、音頻、圖片、文本、郵件、報表和各種數(shù)據(jù)庫，都可能成為檔案信息收集的對象和內(nèi)容。同時這些數(shù)據(jù)的總量在持續(xù)激增，數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)張，數(shù)據(jù)量呈指數(shù)級增長；二是檔案信息從封閉走向開放共享，我國從上世紀(jì)80年代起開啟了檔案管理的神秘之門，檔案信息開始成為科學(xué)研究和各行業(yè)領(lǐng)域利用的開放資源。而在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的分割、封閉式的檔案架構(gòu)已經(jīng)向開放、互動、共享的架構(gòu)轉(zhuǎn)變，檔案信息被不斷整合和重組，向統(tǒng)一的服務(wù)平臺發(fā)展；三是檔案信息的價值被不斷重新挖掘，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，原本看來陳舊、過時的檔案信息被不斷激活，更多新價值被不斷挖掘利用。

2 檔案管理思維方式在大數(shù)據(jù)視野下的轉(zhuǎn)變

2.1 服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式由于受到時間、地域以及利用手段等各方面因素的制約而無法滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作所提出的要求。因此為了有效應(yīng)對日益提高的檔案利用需求，檔案管理部門必須根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的特點樹立網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維模式，才能確保我國檔案管理工作的順利進(jìn)行。對于大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作來說，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維模式的建立，必須加大大數(shù)據(jù)技術(shù)手段利用的力度，才能從根本上促進(jìn)檔案管理服務(wù)效率的穩(wěn)步提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣和應(yīng)用，不僅實現(xiàn)了深度挖掘與分析檔案數(shù)據(jù)資源的目的，同時檔案管理服務(wù)也實現(xiàn)了根據(jù)用戶的喜好推薦滿足用戶需求的信息，降低了檔案數(shù)據(jù)資源查閱的難度以及不確定性。所以，檔案管理部門必須在海量數(shù)據(jù)和先進(jìn)分析技術(shù)的基礎(chǔ)上，加大服務(wù)模式改革和創(chuàng)新的力度，才能促進(jìn)檔案資源精確性以及利用效率的全面提升。另外，隨著大數(shù)據(jù)時代檔案服務(wù)向社會化、多元化的方向不斷發(fā)展，檔案管理部門必須以服務(wù)企業(yè)滿足客戶個性化需求為基礎(chǔ)，為用戶提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的檔案服務(wù)模式，才能滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作所提出的要求。另外，隨著檔案服務(wù)模式的不斷升級，檔案管理人員必須根據(jù)檔案信息資源的特點進(jìn)行分類整理，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)分析庫，才能滿足廣大用戶所提出的多樣化、個性化的檔案服務(wù)需求。

2.2 檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

紛繁復(fù)雜的大數(shù)據(jù)給檔案信息的分析和處理提出了難題，使得檔案工作者必須轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)的管理理念，開拓思維，樹立起適應(yīng)時代發(fā)展的更加科學(xué)、全面、開放的檔案管理觀念。首先面對檔案信息量的劇增，要對大數(shù)據(jù)在檔案管理中的意義有一個準(zhǔn)確的認(rèn)識，明晰大數(shù)據(jù)是檔案工作產(chǎn)生價值的源泉，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)來實現(xiàn)檔案管理的各項職能；其次是建立更加開放、多維、立體化的檔案觀，檔案管理的范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋所有具備保存和利用價值的信息源；最后是樹立服務(wù)為民的工作理念，以技術(shù)的革新來不斷提升檔案服務(wù)的能力和水平。

2.3 技術(shù)性思維模式的轉(zhuǎn)變

西方發(fā)達(dá)國家在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中所形成的技術(shù)性思維，對于深度挖掘檔案資源信息的價值具有極為重要的意義。這一思維模式的出現(xiàn)不僅推動了技術(shù)的全面發(fā)展，同時也完成了標(biāo)準(zhǔn)化模式的建立，為檔案資源管理效率的穩(wěn)步提升奠定了良好的基礎(chǔ)。因此，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理工作必須根據(jù)新形勢下檔案管理工作發(fā)展的實際情況，加大新技術(shù)研究和應(yīng)用的力度，建立統(tǒng)一的檔案資源存儲標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)檔案資源利用效率的不斷提升。而檔案管理部門在推廣和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，必須積極地推動檔案管理工作的技術(shù)化轉(zhuǎn)變，才能促進(jìn)檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升。比如，針對檔案資源的深度挖掘，工作人員針對檔案資源的深度挖掘必須建立在數(shù)據(jù)的分析和檔案的服務(wù)體系不斷完善的基礎(chǔ)上，隨著大數(shù)據(jù)時代信息服務(wù)競爭的不斷加劇，用戶對檔案資源信息所提出的要求也不斷地提高，而這對于現(xiàn)階段的檔案管理服務(wù)模式也提出了新的要求。而這就要求檔案管理人員必須根據(jù)大數(shù)據(jù)時代對檔案管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)所提出的要求，充分利用語義分析、人工智能、知識圖譜等大數(shù)據(jù)技術(shù)分析和挖掘海量檔案資源中具有較高價值的檔案資源，才能滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作服務(wù)體系建立的要求。所以，技術(shù)性思維模式的推廣和應(yīng)用，不僅實現(xiàn)了檔案管理工作的跨越式發(fā)展，同時也滿足了大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作所提出的要求。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變的優(yōu)化措施

3.1 搭建電子檔案數(shù)據(jù)體系

大數(shù)據(jù)時代環(huán)境中，檔案管理一定要在利用信息平臺的基礎(chǔ)上進(jìn)行，同時將現(xiàn)代化管理觀念和科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中，完完全全地展開轉(zhuǎn)變，這時便需要搭建電子檔案數(shù)據(jù)體系。要想讓組織或者部門的檔案通過電子的方式存留，必須要建設(shè)電子信息數(shù)據(jù)庫，以此確保相關(guān)文件具有保密性和可靠性，形成標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的管理模式。與此同時，在利用檔案或者搜索過程中也能在電子檔案數(shù)據(jù)庫的支持下變得比傳統(tǒng)管理模式更加迅速和方便。因此，檔案管理現(xiàn)代化構(gòu)建是否成功是受電子檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量所影響的。在互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)平臺、發(fā)達(dá)的高科技技術(shù)以及計算機(jī)的共同努力下，建造電子檔案數(shù)據(jù)庫，制作數(shù)據(jù)庫的儲存盤，這樣方能讓檔案處于合理的搜索、整合和存放，同時能促進(jìn)檔案管理趨于現(xiàn)代化、信息化、程序化發(fā)展。

3.2 加大投入力度，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

為了使檔案管理具備大時代特征，資金是基礎(chǔ)，唯有大量資金投入，才能夠為實際管理提供可靠的設(shè)備及先進(jìn)的技術(shù)支持。實踐中檔案的有效保護(hù)需要相應(yīng)的設(shè)備，如：空調(diào)、除濕、防蟲等設(shè)備，同時，檔案現(xiàn)代化管理要充分發(fā)揮各種相關(guān)技術(shù)的作用，借助計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等，對檔案資料進(jìn)行上傳、存儲、查閱等，在此基礎(chǔ)上，不僅減少了人員工作量，還確保了工作效率與質(zhì)量，此外，控制了管理成本，使檔案管理更趨于節(jié)約化、一體化及精準(zhǔn)化。為了與時俱進(jìn)，企事業(yè)單位要適當(dāng)加大這一方面的投入力度，使檔案管理擁有適宜的設(shè)備與技術(shù)，其大數(shù)據(jù)特點也將更加顯著。

3.3 重視檔案管理人才的培養(yǎng)

近年來，各行業(yè)競爭激烈，企業(yè)單位看到了人才的重要性，并制定相應(yīng)的人力資源管理計劃，重視對人才的培養(yǎng)。檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)借鑒單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗，招攬精通大數(shù)據(jù)技術(shù)的人才，設(shè)置綜合性的學(xué)習(xí)科目，并投入大量的資金，完善考核與培訓(xùn)計劃，促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)軟實力的提升。

4 結(jié)語

總之，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理人員必須充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢和特點，加大檔案管理開拓創(chuàng)新的力度，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快我國檔案資源整合的步伐，才能打造出適合我國檔案數(shù)據(jù)資源共享的模式和平臺，為我國檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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