數字檔案室建設與實踐

梁俊紅

摘 要：大數據時代下，檔案成為一種重要的信息資源，對于檔案管理的模式提出的新要求，建設數字檔案室，實現檔案信息的數字化管理，才能充分挖掘檔案的價值。當前，各地都在紛紛探索數字檔案室的建設，太倉、遼寧和天津等地在數字檔案室建設方面累積了一些經驗，并逐漸被推廣。本文主要研究，數字檔案室建設的背景、模式、存在的問題和完善對策，以供相關單位參考借鑒。

關鍵詞：數字檔案室；背景；問題；對策

1 數字檔案室的建設背景

1.1 政策環境方面

我國對于數字檔案室的建設十分重視，國家檔案局先后于2014年和2016年提出《數字檔案室建設指南》和《數字檔案室建設概論》，對數字檔案室給出明確指示，包括數字檔案室的內涵、建設要求等。數字檔案室可以這樣理解其內涵，將紙質檔案資源轉換為數字資源，從實體檔案的管理變為虛擬化的檔案系統管理，依靠網絡傳遞檔案信息，提升檔案資源的利用率。數字檔案室有著傳統檔案管理的功能，依靠數字檔案管理系統，傳遞和管理檔案，提供更加智能化的檔案管理服務。建設數字檔案室需要遵循以下原則：“資源為主、整體推進、標準規范、確保安全”。政府出臺相關標準，保障數字檔案室的穩定建設和推進，以檔案資源為基礎，以技術為支持，實現檔案資源的數字化管理。

1.2 技術方面

數字檔案室主要借助信息化技術和網絡技術，可以說數字檔案室是一個系統和平臺，用于檔案信息的共享、管理和利用。隨著信息化技術和網絡技術的發展，為數字檔案室的建設提供了可靠的技術支持。信息化技術和網絡技術在檔案管理方面的應用已經十分常見，初步實現了紙質檔案的錄入、檔案的存儲、分類、檢索等功能。近年來，云計算、大數據、水印技術等技術的發展，給數字檔案室的檢索提供了巨大地技術支持。例如，遼寧省建立的“檔案信息共享平臺”、天津市建立的檔案“一站式”查詢等，充分利用信息技術和網絡技術。此外，為了保證安全，檔案數據采用異地備份，并建立“同城、本地、異地”檔案備份體系，用于保證檔案信息的安全。

1.3 實踐方面

在國內，數字檔案室的建設十分常見，各地都在紛紛開展和推進數字檔案室的建設，積極探索數字檔案室的模式，并將數字檔案室列入政府工作計劃。例如，浙江省和福建省將“數字檔案室”納入政府規劃和考核中。在數字檔案室的探索實踐中，不同區域形成了獨特的數字檔案室模式，國內較為典型的數字檔案室有：長春模式、太倉模式、天津模式。長春模式的特色在于檔案信息共享平臺的建設以及惠民工程的開展，將數字檔案信息共享；太倉模式，將RFID技術、電子文件管理技術運用到數字檔案室建設，積極探索出太倉數字檔案室，實現了檔案的在線服務，例如在線查詢、歸檔、利用等。天津市模式最大特色在于檔案的“一站式”服務，將數字檔案室做為系統工程，從制度、標準、基礎設施、數字資源等方面，建立起全市范圍內的檔案信息共享。

數字檔案室的建設有著政策環境、技術環境、實踐方面的有利條件，數字檔案室的建設，應該做到因地制宜，結合自身情況，將信息技術和網絡技術融合，積極探索數字檔案室的建設道路。此外，學習和借鑒其他省份數字檔案室建設的經驗和教訓，用于推動我市數字檔案室的建設。

2 現階段數字檔案室建設存在的問題

2.1 重視程度不足，投入有限

數字檔案室的建設，需要大量資金和人力的支持，現階段，對于數字檔案室建設，只是停留在響應階段，未認識到數字檔案室建設的必要性，一些單位明顯重視程度不夠，資金的投入不足。數字檔案室的建設，需要購置硬件和軟件，因此，資金是啟動和建設數字檔案室的重要前提，數字檔案室的建設，并非一蹴而就，一次投入之后，后期還面臨著運轉和維護費用，這導致許多單位認為數字檔案室屬于花錢工程，沒有實際意義。雖然數字檔案室建設，可以將檔案信息做為資源開發和利用，但是檔案的利用率能否提高，依舊是個未知數，在投入產出矛盾面前，數字檔案室的建設進程較為緩慢。

2.2 缺乏健全的數字檔案管理機制

雖然各地區都建設了數字檔案平臺，進行檔案的管理，但是缺乏數字檔案管理的意識，管理機制不健全，帶來一些問題。數字檔案管理同紙質檔案比較，在管理思路和方法方面都有所不同，數字檔案管理，采用電子文件的方式，進行檔案的接收和歸檔，技術手段和管理措施方面更為的嚴格，部分部門并沒有認識到電子文件管理數字檔案給檔案管理工作帶來的變化，沿用以往檔案管理的方法，導致數字檔案室缺乏工作的主動性，加上管理機制不健全，出現了執行標準不嚴、管理方式和內部組織無法滿足檔案管理的要求，成為限制數字檔案室發展的重要因素。

2.3 檔案數據質量偏低

在當前數字檔案室建設中，最為普遍的問題在于檔案目錄與檔案全文存在的掛接問題，掛接正確性偏低是存在的普遍問題，產生這種情況，原因在于紙質檔案向數字檔案轉換時，工作量十分龐大，工作人員的素質和責任心問題，加上檔案數字化檢查和監督不到位，導致檔案數據存在差錯率較高的情況，影響后期對檔案數據的使用，因此，在檔案的掃描轉換階段，需要嚴格控制，保證目錄和內容的正確掛接。

3 推進數字檔案室建設的相關建議

3.1 重視數字檔案室建設

相關領導對于數字檔案室的重視程度，直接關系著數字檔案室建設的進度。要加大建設數字檔案室重要性的宣傳，讓領導認識到檔案信息數字化管理的重要性，加大對數字檔案室的資金、設備、人員的投入。此外，數字檔案室建設，并非只是檔案管理部門的工作，還需要各級相關領導和各方面的支持，積極配合數字檔案室的建設。

3.2 完善數字檔案室管理的相關制度

制度建設是保證數字檔案室建設，規范檔案管理流程和行為的重要內容。建立和健全各項數字檔案管理制度，使數字檔案管理和建設更加標準和規范。例如，制定數字檔案室建設方案，對檔案室的內涵、標準、技術要求、信息安全給出明確規定；制定檔案導入規則和檔案錄入規則等，規范檔案的掃描和轉換；制定檔案信息保密制度、檔案查詢使用說明、檔案利用權限設置、檔案利用流程等，規范檔案的網絡使用，實現全過程的數字檔案管理。

4 結束語

綜上所述，現階段數字檔案建設有著政策、技術和實踐方面的優勢；互聯網技術、計算機技術為數字檔案室建設提供技術支持；各地數字檔案室建設積累下許多經驗。在數字檔案室建設中，面臨著重視程度不足，投入有限；缺乏健全的數字檔案管理機制；檔案數據質量偏低；檔案人才素質跟不上要求等問題。為了促進數字檔案室的建設，可以從以下幾點出發：重視數字檔案室建設，加大投入；完善數字檔案室管理的相關制度，制定流程和標準；加強檔案數據的管理和質量控制；建設高素質的檔案管理隊伍。

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