事業單位文書檔案的開發利用對策探討

李瓊珍

摘 要：隨著事業單位改革的推進，其日常管理工作事務逐漸增多，對于文書檔案管理工作也提出了新的要求。面對逐漸增多的文書檔案材料，過去的開發利用管理模式已經無法符合現代檔案管理的需求，在新時期下，檔案管理人員必須要盡快轉變思想觀念，采用科學的文書檔案開發利用措施，借助于信息化技術來不斷提升檔案開發利用效率，為事業單位各項工作業務的持續開展提供重要的參考依據。本文結合筆者實際工作，對事業單位文書檔案的開發利用對策進行了探討。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；開發利用

近年來現代信息技術的飛速發展和互聯網的普及應用，事業單位文書檔案管理工作也有了很大程度的革新。對文書檔案管理進行充分開發利用是檔案管理活動的最終目的，同時也是評價檔案管理工作實效性的關鍵性標準。從當前的實際情況來看，事業單位文書檔案管理依舊面臨著很多新問題，怎樣采取科學有效的對策來發揮出文書檔案的利用價值，這是我們必須要深入思考的問題。

1 事業單位的文書檔案的重要價值

事業單位在社會公共服務中具有非常關鍵的作用，比如醫療服務單位能夠為確保廣大群眾身體健康和國民素質提升帶來堅實保障，學校與政府單位為促進社會建設發展起到了重要作用。事業單位在自身建設發展過程中會產生很多不同的檔案資源，這些檔案材料往往都是在實踐工作中或一線調研中形成的，它們準確客觀地記錄了事業單位各項工作的開展情況，表現出真實性、客觀性以及全面性的特征[1]。另外，事業單位文書檔案囊括了事業單位實踐工作經驗以及業務開展情況，對促進其他工作的有效開展具有非常好的借鑒作用。所以加強事業單位文書檔案資源的開發利用，是事業單位持續健康發展的重要保障。

事業單位主要服務的是人民群眾，這也讓文書檔案材料表現出社會化與大眾化的特征，現階段我國正處在社會發展的重要階段，各種矛盾較為突出，因此事業單位必須根據實際情況來組織進行社會服務管理工作，這也需要對單位內部文書檔案材料進行更加深入的開發，讓其發揮出實際價值。

2 事業單位文書檔案的開發利用對策

2.1 強化文書檔案管理開發

在新時期下，要進一步促進事業單位文書檔案管理水平的提升，必須要努力做好文書檔案管理開發工作，借助于各種現代化檔案管理工作方式，對各類文書檔案材料進行高效管理開發，為文書檔案的有效收集、整理、歸檔、保存帶來保障。檔案管理工作人員必須要充分認識到文書檔案資源開發利用工作的重要性，能夠主動樹立服務意識與責任意識，確保自己所開展的各項工作都能夠圍繞文書檔案管理開發來進行，從而為事業單位的業務開展和決策制定帶來重要的信息依據。另外，還需要定期組織進行文書檔案編研工作，對文書檔案資源進行管理開發的過程中，詳細科學的編寫專題匯編材料，全面深入的開發文書檔案資源，為文書檔案使用者帶來更加準確客觀的信息，確保文書檔案管理朝著更加規范化的方向發展。同時還應當進一步擴展文書檔案利用范圍，充分挖掘文書檔案的科研價值與社會價值，深入挖掘文書檔案利用潛力[2]。

2.2 促進檔案利用效率提升

為進一步發揮出事業單位文書檔案資源的利用價值，應當真正從轉變服務方式以及加強管理效率兩方面出發。一方面，檔案管理工作人員應當主動和單位其他部門的負責人進行溝通交流，將過去那種被動式檔案服務轉變為主動服務，積極主動的為檔案使用者提供服務，比如說文書檔案查詢、個性化檔案服務等，同時在主動提供檔案服務時需要做到熱情、專業，確保文書檔案資源能夠發揮出自身最大價值；另一方面，對于文書檔案的整理編制和信息化處理工作而言，應當主動應用各種計算機信息化手段，真正實現紙質檔案向數字檔案轉化，提升其利用效率，如對原始文書檔案材料的深入開發，選擇科學的編研目錄，保證目錄的實用性與針對性。

2.3 加強檔案管理隊伍建設

文書檔案管理人員隊伍建設工作在很大程度上決定了檔案資源開發利用效率。所以必須要盡快打造出一支專業化水平較高、職業道德素質較高且綜合能力較強的檔案管理隊伍，推動文書檔案開發利用工作朝著更加規范化和專業化的方向發展。在這一過程中，首先應當提升事業單位檔案管理人員招聘門檻，讓新入職的檔案管理人員擁有更加專業化的技能和較高的職業道德水準，可以主動樹立責任意識與服務意識；其次應當盡快構建較為系統化的檔案管理人員培訓機制，針對在崗工作人員實施定期教育培訓，鼓勵其積極參與各類培訓教育活動，促進檔案管理人員信息技術應用能力和檔案管理專業能力的提升，保證文書檔案資源的準確可靠；最后還必須要做好優秀人才的引入工作，為檔案管理隊伍加入更多新的血液。在文書檔案管理隊伍的建設過程中，事業單位必須要適當加大對人力物力財力的投入，同時積極協調好相關部門的關系，盡可能營造和諧良好的內部環境氛圍，促進文書檔案資源價值的最大化。

2.4 不斷創新檔案管理理念

文書檔案資源的開發與利用工作也應當堅持與時俱進，確保其符合現代信息技術發展需求，檔案管理人員應當盡快轉變自身思想意識，創新工作方式，對文書檔案資源實施動態化開發利用管理。另外，還需要更加準確的進行市場定位，借助于計算機信息技術慢慢替換過去的紙質管理操作，確保電子檔案資源能夠得以更加科學有效的管理。在依托現代信息技術開展文書檔案資源開發利用工作的過程中，需要建立完整的數據信息庫，合理設置相關權限，不但要確保文書檔案資源的高效共享利用，同時也應當確保其安全性，同時還需要創新管理工作方式，確保文書檔案開發利用的時效性，讓檔案資源能夠符合保存、利用以及開發要求，讓文書檔案管理活動表現出現代化特征。最后可借助于科學的檢索形式，有助于檔案使用者更加便捷的尋找到所需要的文書檔案材料，在對文書檔案資源進行保存和利用時，必須要真正以事業單位各項業務活動為重心，確保文書檔案開發利用的針對性與實效性[3]。

2.5 搭建檔案信息管理平臺

過去的紙質化檔案管理模式已經不能夠符合新時期的發展需要，因此檔案管理工作人員應當主動借助于互聯網+時代提供的便利，進一步發揮出計算機信息技術的優勢，依靠移動互聯設備，加強對軟硬件系統的研發，從而促進事業單位文書檔案管理工作效率的提升，真正把“死檔案”轉變為“活檔案”，充分挖掘文書檔案材料的價值，更好的為檔案使用者服務，為事業單位各項業務活動的開展提供可靠的依據。檔案管理工作人員必須要意識到，文書檔案資源的開發利用工作屬于檔案管理活動中的重要組成部分，必須積極應用互聯網+帶來的機遇，加強人力物力財力的投入，營造現代化的檔案管理環境，促進檔案材料的整合。另外還應當借助于構建文書檔案管理平臺，打造更加系統化的檔案資源管理體制，促進檔案開發利用效率的提升，或者借助于手機APP等來第一時間更新與調整事業單位文書檔案信息的動態情況，讓使用者能夠第一時間了解檔案資源的相關情況。

3 結語

綜上所述，新時期下事業單位體制改革的逐漸推進和現代信息技術的普及應用，為事業單位文書檔案開發利用工作帶來了新的機遇。對于檔案管理工作人員而言，必須要真正意識到文書檔案開發利用工作的重要意義，采取科學合理的文書檔案資源開發與利用策略，不斷促進文書檔案管理實效性的提升，從而讓其為事業單位各項工作的開展做出積極貢獻。

參考文獻

[1]嚴紅利.信息化背景下事業單位文書檔案管理分析[J].辦公室業務，2017（07）：105.

[2]焦英.事業單位文書檔案管理創新[J].科技創新導報，2016，13（33）：166-167.

[3]陳美珍.基于新形勢下事業單位文書檔案管理工作研究[J].城建檔案，2015（04）：66-68.