大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的應(yīng)對(duì)方式分析

呂揚(yáng)

【摘 要】隨著信息技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，我國(guó)迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案所涉及的信息數(shù)據(jù)較大，對(duì)工作人員的工作態(tài)度和工作能力提出了一定需求。大部分高校都在采取傳統(tǒng)檔案管理模式，無(wú)法對(duì)大量信息數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行整理總結(jié)，導(dǎo)致管理效率十分不理想。相關(guān)工作人員要構(gòu)建完善管理體系，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，保證檔案管理工作的順利實(shí)施。因此，本文針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)狀和意義進(jìn)行分析，提出應(yīng)對(duì)方式。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；應(yīng)對(duì)方式

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：11007-0125（2018）20-0161-02

在20世紀(jì)背景下，我國(guó)信息數(shù)據(jù)數(shù)量和種類在不斷增加，對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的不同領(lǐng)域都存在一定影響。通過(guò)對(duì)不同類型的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，創(chuàng)造新型知識(shí)技能，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代具有鮮明特征，在高校檔案管理過(guò)程中進(jìn)行應(yīng)用，可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的不足，但是對(duì)相關(guān)工作人員也帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)。[1]不僅可以實(shí)時(shí)反映學(xué)生的各項(xiàng)變化，針對(duì)存在問(wèn)題的學(xué)生可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取有效措施進(jìn)行解決，大大發(fā)揮檔案管理的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，從而提高檔案管理效率，為高校日后教學(xué)工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)狀

目前，大部分高校還在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，面對(duì)不斷增多的信息數(shù)據(jù)，工作人員的工作量在不斷增大。在當(dāng)今社會(huì)背景下，人們對(duì)信息數(shù)據(jù)的需求在不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展節(jié)奏。在信息時(shí)代中，信息數(shù)據(jù)要更加多元化、個(gè)性化，現(xiàn)代化檔案管理模式逐漸受到廣泛應(yīng)用。[2]檔案管理不再單純使用文字和文件記錄保存信息數(shù)據(jù)，而是通過(guò)信息技術(shù)，構(gòu)建完善高校檔案管理的體系，對(duì)搜索、檢查等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，減少工作人員的工作壓力。同時(shí)，減少對(duì)文本紙張的使用，可以有效減少成本資金投入。當(dāng)下，大部分高校已經(jīng)應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理模式，將大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來(lái)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的意義

（一）避免外界環(huán)境因素影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作壓力明顯減小，節(jié)省了很大時(shí)間。傳統(tǒng)檔案管理模式是紙質(zhì)文件，很容易受到外界許多因素影響。比如，外界環(huán)境的潮濕，會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)受到破壞；工作人員在查找翻閱檔案過(guò)程中，也會(huì)對(duì)檔案造成一定破壞，紙張會(huì)隨著時(shí)間推移發(fā)生系列變化。[3]在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案的管理工作存在便捷性，可以有效減少外界環(huán)境等因素對(duì)檔案產(chǎn)生影響，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案所存在的不足，為信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存創(chuàng)造有利條件，將紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)字形式進(jìn)行保存管理。

（二）提高檔案管理工作效率。高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，不需要大量的工作人員花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間和精力對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。因此，在檔案管理過(guò)程中，高校可以科學(xué)合理減少檔案管理工作人員。通過(guò)對(duì)工作人員進(jìn)行篩選，留下工作能力和綜合素質(zhì)較高的工作人員，可以有效提高檔案管理人員的專業(yè)水平，提高工作效率。通過(guò)將成本資金運(yùn)用在其他工作方面，大大促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）節(jié)省大量的占地空間。隨著各個(gè)高校的連年擴(kuò)招，其信息數(shù)據(jù)數(shù)量也呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，工作人員可以利用信息技術(shù)收集整理信息數(shù)據(jù)，將傳統(tǒng)檔案室形式轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)形式，有效節(jié)省了大量的占地空間，同時(shí)為查閱使用人員節(jié)約了時(shí)間和精力，體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)記錄保存檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。[4]查閱使用檔案人員只需要利用信息技術(shù)完成檢索進(jìn)行查找，可以準(zhǔn)確找出信息數(shù)據(jù)，充分體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的應(yīng)對(duì)方式

（一）構(gòu)建完善檔案管理體系。檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，對(duì)其整體發(fā)展具有重要意義。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作需要從不同角度入手進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)。首先，充分利用信息技術(shù)，構(gòu)建完善檔案管理體系，發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值。其次，合理使用云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保存，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。另外，對(duì)成本資金進(jìn)行正確使用，開發(fā)計(jì)算機(jī)的相關(guān)硬件設(shè)施，為日后檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

（二）提高檔案管理安全系數(shù)。高校檔案管理工作主要是對(duì)信息數(shù)據(jù)的收集、分類、整理、保存，對(duì)相關(guān)因素的安全提出了一定要求。高校要定期對(duì)檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作人員的安全意識(shí)，建立檔案管理安全制度，為檔案管理創(chuàng)造安全環(huán)境。[5]同時(shí)，工作人員要對(duì)外界環(huán)境因素影響進(jìn)行預(yù)防，最大限度實(shí)現(xiàn)高校信息數(shù)據(jù)檔案管理模式，建立相關(guān)安保系統(tǒng)設(shè)施，從根本上保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，為后續(xù)工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)。高校檔案管理人員是檔案管理工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)信息數(shù)據(jù)以文本形式向計(jì)算機(jī)虛擬形式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，對(duì)工作人員的工作能力和知識(shí)技能提出了一定要求。檔案管理人員要提升自身的管理意識(shí)，充分發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，構(gòu)建完善信息化檔案管理體系。同時(shí)，高校要定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從社會(huì)上引進(jìn)專業(yè)人才，打造高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍。為工作人員創(chuàng)造可以提升的機(jī)會(huì)和空間，使檔案管理人員可以有效提高自身工作能力和綜合素質(zhì)。同時(shí)，還要提升檔案管理工作人員的法律法規(guī)意識(shí)，為檔案信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存創(chuàng)造安全環(huán)境。高校可以引導(dǎo)工作人員不斷自主探索社會(huì)先進(jìn)理念，對(duì)自身管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新創(chuàng)造意識(shí)，為檔案管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，高校檔案管理隊(duì)伍還要不斷擴(kuò)大提升，加大管理范圍和管理力度，切實(shí)提高工作人員的實(shí)踐操作能力。

（四）建立法律法規(guī)制度。檔案管理工作具有一定科學(xué)性和準(zhǔn)確性，必須依照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，構(gòu)建完善法律制度體系，為高校檔案管理工作的順利實(shí)施打下良好基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我們要充分意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，結(jié)合實(shí)際情況建立規(guī)章制度。從另一角度來(lái)說(shuō)，高校檔案管理工作要充分響應(yīng)國(guó)家制度形式，科學(xué)合理設(shè)定管理目標(biāo)、管理內(nèi)容和管理方式，在原有法律政策基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步完善補(bǔ)充。同時(shí)，相關(guān)工作部門要建立管理計(jì)劃，對(duì)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)和相關(guān)實(shí)踐操作做出更深層規(guī)定。[6]另外，高校要制定相關(guān)規(guī)章制度，明確不同工作人員的工作職責(zé)，打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，針對(duì)不同工作內(nèi)容設(shè)置不同規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)高校檔案的有效管理，設(shè)置合理規(guī)范的獎(jiǎng)懲制度，帶動(dòng)工作人員的工作熱情，大大提高工作效率，從而保證高校檔案管理工作的有序展開。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作對(duì)高校的進(jìn)步發(fā)展具有重要意義，目前，大部分高校在檔案管理過(guò)程中還存在許多問(wèn)題，我們要充分意識(shí)到檔案管理的重要性，將工作內(nèi)容與信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建完善檔案管理體系，提高檔案管理安全系數(shù)，提高管理人員綜合素質(zhì)，建立法律法規(guī)制度，為檔案管理工作的順利實(shí)施創(chuàng)造有利條件，充分發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值，帶動(dòng)高校整體的進(jìn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳明九.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究—以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2015，30（5）：506-510.

[2]郅永紅.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究—以某大學(xué)為例[J].新絲路，2017，（8）：50.

[3]王學(xué)娟，楊陽(yáng)，閆桂蓮.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下承德高校電子檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].承德醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，33（6）：537-539.

[4]李科艷，袁琪.基于大數(shù)據(jù)的高校學(xué)生檔案管理—以南京航空航天大學(xué)為例[J].科教文匯，2015，（5）：151-152.

[5]韓文.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校基建檔案管理模式的變革和優(yōu)化研究[C]. 教師教學(xué)能力發(fā)展研究科研成果集，2017.

[6]趙子葉.高校人事檔案管理系統(tǒng)在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的建設(shè)探究—以西安醫(yī)學(xué)院為例[J].人才資源開發(fā)，2017，（10）：91-92.