強化辦公室文秘“檔案意識” 提升檔案管理工作效率

廖小玲

摘 要：在電力企業的發展過程中，辦公室文秘人員是檔案資料的主要處理著和管理者，其自身“檔案意識”的高低，對檔案管理工作的順利開展具有十分重要的意義和作用。因此，在今后的工作過程中，企業應該不斷強化辦公室問文秘“檔案意識”，保證檔案管理的工作效率可以得到進一步的提升，從而有效提高企業的整體管理水平，進而促進電力企業的長久發展和進步。

關鍵詞：辦公室文秘；檔案意識；檔案管理；工作效率

對于電力企業而言，辦公室文秘不僅是文書檔案的形成者，同時也是單位文件的起草者以及文書檔案的處理者。因此，辦公室文秘的“檔案意識”對于檔案管理工作的效率以及質量有著非常重要的意義。在這種背景下，本文即對強化辦公室文秘“檔案意識”，提升檔案管理工作效率進行了簡單分析，希望可以為相關人員提供一定的幫助，從而進一步提升電力企業供電局檔案管理水平。

1 強化辦公室文秘“檔案意識”的重要性

對于任何一個企業來說，辦公室文秘都是其不可或缺的一部分，對企業的管理以及發展有著很大的作用和意義。因此，為了可以促進電力企業供電局的長久發展和進步，企業應該不斷強化辦公室文秘“檔案意識”，保證檔案管理的效率可以得到進一步的提升。在實際的工作中，強化“檔案意識”，其具體可以有兩方面的益處：

第一，可以保證檔案資料的完整歸檔。通常情況下，辦公室文秘人員是文檔資料的主要整理者，其主要的工作內容包括會議記錄以及領導講話等，而這些內容又是檔案文件中非常重要的內容。由此可見，辦公室文秘“檔案意識”的高低，對檔案資料的完整性有著很大的影響。在工作中，對于一些“檔案意識”比較強辦公室文秘來說，其對檔案資料的收集以及整理都是非常重要的，并且在整理完成以后，其可以及時的歸檔，進而保證檔案資料具有一定的完整性。而對于一些“檔案意識”比較薄弱的辦公室文秘來說，其在工作中經常會忽視檔案資料收集以及整理的重要性，沒有給予自身工作應有的重視，使得檔案管理工作效率一直無法得到有效提升，嚴重的情況下，還會出現檔案資料缺失的現象，不利于電力企業供電局整體管理水平的提高。

第二，能夠保證檔案功能和價值全面發揮出來。在電力企業供電局實際的發展過程中，檔案室對歷史資料以及文檔等的收集，其核心價值和功能通常都會體現在日后的工作中，而檔案資料的本身價值與辦公室文秘人員是息息相關的。如果在工作期間，辦公室文秘人員的“檔案意識”不高，那么檔案資料的完整性就會受到一定的影響，不利于檔案管理工作的順利開展和進行，更制約了檔案資料功能的有效發揮。同時，辦公室文秘人員在實際的工作中，如果其“檔案意識”薄弱，還會導致其忽略歷史檔案的重要性，文秘人員的“檔案意識”較弱，還使他們會在工作中忽略對歷史檔案文件的利用，如文件的起草等，影響了檔案的功能發揮[1]。

2 現階段辦公室文秘“檔案意識”薄弱的主要因素分析

第一，信息化管理系統建設的缺乏完善性。在電力企業供電局的檔案管理工作中，由于其是一項比較復雜其涉及內容較為廣泛的工作，因此需要高水平以及高素質的文秘人員進行管理。然而在實際的工作中，一些文秘人員對于檔案工作的認識存在偏差，經常認為與自身工作沒有太大的關系，再加上我國的信息技術在飛速發展和進步，而電力企業仍然采用傳統的檔案管理系統，這就使得檔案管理工作越來越不規范和完善，嚴重影響了檔案的開發和利用，致使檔案無法發揮出其應有的價值和作用，不利于檔案管理效率的提升。

第二，檔案管理工作缺乏時效性。自進入21世紀以來，電力企業供電局對檔案管理工作的時效性要求越來越高。但是，根據當前的發展來看，在實際的電力企業供電檔案管理工作的時效性還比較低，檔案工作的規范化還無法切實落實到工作中。同時，辦公室文秘對檔案管理工作的重視程度不足，并且檔案資料的收集和整理也不夠深入，使得檔案管理工作的效果和質量受到了很大的影響。

3 強化辦公室文秘“檔案意識”的有效對策分析

3.1 不斷強化檔案管理的操作實踐

信息化條件下，要想提高電力企業供電局檔案管理的整體效率，實現檔案電子管理的目的，就一定要不斷強化檔案管理的操作實踐。在實際的工作期間，企業應該積極的引進和應用先進的現代化設備以及技術，迎合時代的發展，積極改變人工操作的傳統模式，最大程度的避免人力、物力資源以及時間的浪費，提升檔案管理的效率。同時，企業還應該讓辦公室文秘在工作中通過大量的實踐，不斷總結經驗和教訓，增強自身的“檔案意識”，進行形成文檔資料收集以及整理的自覺意識，從而有效提升檔案管理效率和水平。此外，管理人員應該積極應用電子電力管理模式，最大限度的節約資源，并且對當前的發展趨勢以及檔案管理的實際情況進行合理分析，將現代化的科技應用到檔案管理條例中，保證在提升辦公室文秘“檔案意識”的同時，還可以進一筆提升檔案管理效率[2]。

3.2 不斷強化檔案管理的現代化建設

在信息飛速發展的大背景，電力企業供電局應該通過強化檔案管理現代化建設，不斷提升檔案管理的效率和質量。檔案是信息資源庫，只有合理的利用檔案資源，讓其發揮出最大的作用，而實施信息化的檔案管理，不僅是檔案服務于工作、制度以及改革的需求，同時也是適應社會發展的客觀需要。因此，在實際的工作過程中，辦公室文秘應該及時且精準的對信息進行傳輸，讓信息管理具有較強的時效性。同時，在檔案管理工作開展過程中，辦公室文秘也應該積極的轉變自身觀念，不斷強化自身的“檔案意識”，主動應用計算機技術進行輔助管理，將檔案資料整理并輸入到電腦中，通過相應的技術將圖片以及圖像等轉換成數據，從而達到人事檔案與紙質檔案并存的目的。通過這樣的方式，不僅可以有效提升辦公室文秘“檔案意識”，提高檔案管理工作的質量和效率，還可以有效促進電力企業供電局的可持續發展[3]。

3.3 不斷強化辦公室文秘的安全意識

保證檔案存儲設備的安全性是檔案管理工作的重要內容，對檔案管理工作的有效開展具有很大的影響。因此，在實際的發展過程中，企業應該不斷強化辦公室文秘的安全意識，保證檔案管理具有較強的安全性，從根本上提升檔案管理工作的效率。在實際的工作期間，應該要定期對相關設備的軟件以及硬件進行更新升級，保證檔案管理工作可以符合社會發展的需求，同時辦公室文秘還應該對存檔文件進行更新備份，防止出現檔案文件出現丟失的情況。技術人員也可以利用網絡防火墻以及身份驗證等方式，加大檔案管理的安全性，確保電子文件在傳輸過程中能夠具有較強的保密性，避免電子文件被非法刪改或者訪問，保證檔案管理工作具有較強的安全性，進而促進電力企業供電局檔案管理工作可以有序開展和進行。

4 結束語

在辦公室文秘室實際的工作過程中，檔案管理工作是其非常重要的工作內容，對檔案管理工作效率的提升具有很大的作用。當前，影響電力企業供電局檔案管理工作的最主要因素就是辦公室文秘的“檔案意識”不強。因此，在今后的發展過程中，企業管理人員應該不斷強化辦公室文秘的“檔案意識”，積極應用先進的信息化管理手段以及模式，保證可以從根本上提升檔案管理水平，進而推動電力企業供電局的發展進程。

參考文獻

[1]崔淑花.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率[J].辦公室業務，2016（17）：145-145.

[2]朱耀華.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率[J].經濟，2017（1）：00221-00221.

[3]劉駿宇.強化檔案意識提升學校檔案管理水平[J].科教導刊：電子版，2017（7）：46-47.