事業單位檔案的保存與利用分析

摘 要：事業單位日常管理工作內容日益增長，檔案管理的復雜程度不斷增長，傳統的管理方法已經不能滿足檔案的保存利用要求。本文首先闡述了事業單位檔案的保存與利用的現實意義，而后分析了事業單位檔案保存與利用存在的問題，最后提出了一些事業單位檔案保存與利用的管理方法，以期為事業單位檔案保存與利用提供參考意見。

關鍵詞：事業單位；檔案保存與利用；現實意義；存在問題；管理方法

事業單位日常管理運行會產生種類繁多、數量龐大的文檔，這些檔案的保存與利用對事業單位日常工作的順利開展具有十分重要的影響。同時，事業單位檔案保存與利用的管理水平也在一定程度上體現了事業單位的管理水平。為了提高市場競爭力，謀求長遠穩健的發展，事業單位必須不斷提高管理水平，充分重視檔案的保存與利用。

1 事業單位檔案的保存與利用的現實意義

政府機關、學校教育部門、醫療服務機構等都是事業單位，事業單位涵蓋內容廣泛，涉及到社會多方面，在社會公共服務中發揮了至關重要的作用。比如，政府機關和學校教育部門的事業單位對社會的文明、法治發展進步具有重要的推動作用，對社會秩序具有關鍵性的影響。再如，醫療服務機構的事業單位是國民健康的重要保障，為國家公民提供基本的就診服務。因此，事業單位的運營對國家、對社會、對人民都具有重要影響。

事業單位經歷了長期的運營后具有豐富的檔案管理經驗，事業單位檔案的保存和利用將事業單位的運行狀況真實、可觀、可靠地呈現在人們面前。此外，事業單位檔案的保存與利用在某種程度上也是對事業單位辦事效率、公正性、真實性的檢查。事業單位檔案信息管理經驗可以作為其后期業務拓展的參考和依據，為事業單位的決策提供更加可靠、豐富的信息，不斷提升事業單位的社會服務水平。為此，提升事業單位檔案管理水平，完善其檔案的保存與利用，是社會發展的必然要求。

事業單位的服務對象是廣大人民群眾，其檔案管理工作具有大眾性、社會性的特點。目前，我國正處于一個社會轉型的特殊時期，具有突出的經濟與社會矛盾。當前的國情更需要事業單位深入分析大眾心理，做好檔案的保存與利用，提升辦事效率，優化服務質量。

2 事業單位檔案保存與利用存在的問題

客觀地說，事業單位對檔案管理已經有了充分的認識，對檔案管理的重要性也有清晰的認知，對檔案資源給予了越來越多的重視，但事業單位檔案管理仍存在一些亟待解決的問題。第一，事業單位對檔案資源的利用效率低。事業單位采用的檔案資源開發方法通常是資料查閱或借閱，非單位內人員查閱檔案信息具有較大的限制，檔案資源缺乏共享機制，使得檔案資源不能得到深度開發利用，降低了檔案資源的利用效率。第二，普通檔案的管理不到位，組合管理力度不夠，保存檔案時存在檔案破損、殘缺現象，導致檔案在完整性、精準性、有效性方面存在明顯的不足。事業單位檔案資源普遍存在資料破損、缺失以及無法長期存儲的問題，引起這些問題的原因是檔案管理人員沒有貫徹落實檔案管理制度，以及事業單位檔案信息管理及保存技術比較落后。傳統的檔案管理理念和管理技術不能長久地保存檔案資源。此外，事業單位的檔案資源種類和數量不斷增多，傳統的檔案管理方法對檔案的保存與利用效率很低，已經無法滿足現代事業單位檔案資源管理的要求。第三，檔案資源保存與利用力度不夠，投入資金少，缺乏配套人員，基礎檔案資料的保存與利用比較落后。第四，事業單位檔案資源的保存與利用采用的主要方法是以靜制動，只有少部分檔案信息是開放的，公開查閱的檔案資料較少。

3 事業單位檔案保存與利用的管理方法

3.1 加強檔案的管理、開發

為了適應國家、社會、人民不斷發展的要求，事業單位的檔案管理效率必須不斷提高，管理水平必須不斷進步。現代事業單位的檔案管理應積極采用先進的科學技術，充分利用現代技術的優勢，如利用計算機功能，開發檔案管理軟件，通過先進的技術增強檔案的保存與利用。事業單位檔案管理部門應對檔案的保存、開發、利用給予充分的重視，增強服務意識，以事業單位的中心業務為中心開展管理工作，以便為事業單位的運營決策提供可靠、有效的信息資源。事業單位應不斷尋求發展進步的空間，積極開拓服務領域，開展多項編研活動，做好檔案資源的收納、歸集、利用工作，并以檔案資源為依據進行專題匯編材料的編寫，對檔案資源信息進行多方位的開發利用。事業單位檔案的保存與利用的管理應朝著規范化、延續化的方向發展，以為檔案信息資源提供更加全面、高效的信息。在利用檔案資源方面，事業單位應不斷拓展利用范圍，發掘檔案的價值，充分發揮檔案資源的作用，對檔案資源的管理價值、科研價值、社會價值進行深入挖掘。同時，應將檔案管理的重要性普及給更多的人，以挖掘檔案信息的潛力。

3.2 建設高水平的檔案管理隊伍

檔案管理隊伍的質量和水平對檔案管理工作的水平、質量、效率具有直接而重要的影響作用，要促進事業單位檔案資源的管理的發展，就必須加強對檔案管理隊伍的建設。為了提高事業單位檔案管理的專業性和標準化，應努力構建具有超高水平、超高技術、超高品質的專業檔案管理隊伍。建設高水平的檔案管理隊伍，首先應提高檔案管理人員聘用的門檻，選用具有扎實的專業素養和較高綜合業務水平及崇高品德的工作人員，確保工作人員能較好的滿足檔案保存與利用管理的要求。其次，事業單位應建立健全檔案管理體系，以完善的、科學的檔案管理體系規范化、標準化檔案管理工作，對已入職的檔案管理人員進行定期培訓教育，不斷提高檔案管理人員的工作水平和工作能力，如提高管理人員的計算機操作能力，確保管理人員能很好的完成檔案管理工作，具有獨立解決工作難題的能力，從而提高檔案信息的真實性、可靠性和精準性。此外，事業單位應積極引進掌握先進技術，具有超高專業素養和業務水平的檔案管理人員，為檔案管理隊伍注入新鮮血液。構建高水平的檔案管理隊伍要求事業單位投入足夠的人力和物力資源，協調單位內各部門的關系，營造良好舒適的工作氛圍，充分發揮檔案保存與利用的價值。

3.3 改進、創新檔案管理理念

傳統的檔案管理理念已經無法滿足現代事業單位檔案管理的需求，事業單位的檔案管理部門應勇于創新，不斷改進、更新管理理念，完善管理方法，實現對檔案的動態化、全面化管理。與此同時，事業單位需要對市場進行準確的定位，強化競爭意識，提高檔案管理的效率和質量，積極采用先進技術，以現代信息技術逐漸代替紙質管理模式，建立電子檔案信息，實現統一化的檔案信息管理。此外，利用現代信息技術管理檔案資源時應注意數據分類，建立不同種類的多媒體數據庫，設置管理權限，以便在實現檔案共享的同時保證檔案的高效利用和檔案資源的安全性。事業單位還應不斷完善檔案管理模式，保證檔案管理的時效性和系統性，確保檔案管理能很好地滿足檔案資源保存、利用、開發的相關需求，并促進檔案管理工作的現代化發展。利用信息技術進行資源信息歸檔時，應保證能通過檢索方式精準、快速的找到檔案信息，為使用者體統更加便捷的檔案服務。

4 小結

現階段，我國事業單位的檔案管理工作已經轉變為數字化的檔案管理模式。數字化的檔案管理模式能有效提高檔案管理的效率，并能實現傳統紙質檔案管理模式難以實現的檔案信息永久性保存，且優化了檔案信息查閱、利用的便捷性。檔案信息化管理能促進事業單位的發展進步。

參考文獻

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作者簡介

車秀青（1984-），女，山西清徐人，漢族，助理館員，現從事檔案管理工作。