新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

張偲盟

摘要：在一個事業單位中檔案管理工作是非常重要的，組成了事業單位相關管理工作，所以在進行具體的檔案管理工作的過程中，必須要對如今的發展形勢進行充分的了解，有效的優化和調整目前檔案管理工作的開展，只有這樣才能在很大程度上對檔案管理工作的開展水平進行一個提高。

關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理工作；優化；策略

我國的經濟正處于一個飛速發展的時期，科學技術也在不斷地發展，這在一定程度上給事業單位答案管理工作帶來了新的挑戰，但是也帶來了一定的機遇，必須想盡方法對檔案管理的工作水平進行不斷的提升。

一、新時期事業單位檔案管理工作的重要性、目標以及任務

1.1新時期事業單位檔案管理工作的重要性

具體來說，事業單位在新時期的檔案管理工作就是人力資源管理，這和每一名工作人員的利益都是有非常大聯系的，而且該事業單位檔案管理的水平能在很大程度上對職工的專業技能以及素質水平進行反映，就拿我們最常見的人事檔案為例，在事業單位中職工職位的變化常常是把個人檔案作為最主要的根據的，因此，人事檔案對于一個員工來說是非常重要的，特別是在如今這個信息化的時代，檔案資料對于工作人員來說的意義是非凡的，單位領導就可以借助查看這個人的檔案來決定這個人的工作。職工檔案資料記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，且在事業單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據，因為檔案不僅是決策參考材料，還是對單位及個人成長的見證，做好事業單位的檔案管理工作對事業單位的工作狀態及成果、建設及發展有重要影響。總之，事業單位在新的歷史時期優化檔案管理工作是至關重要的。

1.2新時期事業單位檔案管理工作的目標以及任務

在2017年，黨中央國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，意見的頒布，在很大程度上表現了政府對于檔案事業是非常重視的，并且是非常支持的，所以必須要做好檔案管理工作，檔案非常突出的一項作用便是一個員工的參考和憑證，而且檔案的作用并不會隨著時間的變化而降低，往往是會隨著時間的積累作用逐漸的增強，在事業單位中工作的種類是非常多的，但是無論是哪一種工作，最重要的一個環節就是檔案的管理工作。如前所說，檔案不僅能反映事業單位的發展軌跡，也能詳細記錄每個工作環節，是衡量一個單位工作業績和管理水平的重要尺度。單位的檔案記錄了本單位在一段時期的發展進程和取得的成果，可以作為計劃和策略的參考資料，可以方便管理人員有根據的進行決策制定；同時也能方便管理者對工作進行檢查和掌握進度，有利于進行下一步的工作安排。因此，各級各類事業單位檔案部門必須牢牢抓住機遇，積極認真的領會精神，深入貫徹文件實質，積極探索新的思路、新的模式和新的途徑，積極推進單位檔案工作依法管理，加強檔案管理工作檔案機構的建設，為群眾提供便捷優質高效的檔案服務，更好地維護廣大人民群眾的根本利益。

二、事業單位檔案管理工作的優化方法

2.1對于制度進行優化

要想全面的優化如今這個階段的檔案管理工作，必須要從制度方面來進行調整當前檔案管理的制度，對管理制度的科學化程度進行不斷的提升，只有這樣才能促使之后的檔案管理工作更加順利的開展，在進行具體工作的過程中，事業單位的檔案管理人員必須要掌控整個環節，只有這樣才能更好的支持檔案管理工作的開展，在設置內部機構管理的過程中，還要對檔案管理部門的獨立性進行提升。在內部管理上，檔案管理部門也要對自身監督指導作用進行發揮，打造一個圍繞事業單位為核心的檔案管理體系。對于檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作等環節，應該進行充分研究，落實好各崗位的工作職責，引入考核制度。另外，對于檔案的接收整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度也要進行相應的完善。

2.2對于方式進行優化

在進行檔案管理工作的過程中，必須要優化檔案管理的方式，這種措施也能夠在很大程度上對檔案管理工作的效果進行一定的提高，在如今我國建設檔案管理工作信息化的過程中，很多管理技術以及工作流程都是和原來是不一樣的，所以必須要從管理方式這一角度來進行優化，選擇一些新的方式以及一些新的思路來進行檔案管理工作，在這個信息化的時代，必須正確面對信息化所帶來的優勢，并且加以注重，對于原來的操作方式進行轉變，由以人工為主轉向成以計算機為主，只有這樣才能在一定程度上對檔案管理數字化水平進行提升。在進行日常內部檔案管理工作的過程中，也逐步的落實信息化建設工作，借助各類數字化的檢索，分析，以及對比等手段，從而提供更加優質的檔案信息服務。

2.3對于人員的優化

檔案管理工作的開展，對于檔案管理人員自身的素質和能力方面有著很高的要求。結合實際的工作需求和崗位分配情況，應該適當配備一套全面地人才體系。針對當前檔案管理工作的需求，我們應該做好人員隊伍的全面優化。引入優秀的專業人才，并且配合內部的管理培訓，提升整個隊伍的整體作戰水平。為了更好地提升人員管理的效果，我們在隊伍建設中也要對于相應的薪酬待遇和福利方面進行適當地調整，給予其更加充足地支持，這樣檔案管理人員的工作積極性也可以得到進一步地激發。

2.4對于基礎設施的優化

在事業單位內部必須要加大資金的投入，合理的優化目前的檔案管理基礎設施，檔案管理部門設置專門的庫房、專用閱覽室以及辦公區等等，與此同時，還要雇傭專門的人員來對這些設施進行打掃，并且還要安裝一些必須用品。同時做好配套防火、防水、防盜等。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發生火災。同時，還需要保證檔案室內的溫度、濕度以及通風。日常檔案管理工作中，應確保檔案庫房的溫度控制在14℃-24℃區間內，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調節。

三、總結

對于事業單位來說，進行檔案管理工作是勢在必行的，所以必須要對檔案管理的重視程度進行提升，各個方面來進行全面的優化檔案管理工作，所以在本篇文章中首先研究了新時期事業單位檔案管理工作的重要性、目標以及任務，其次又研究了事業單位檔案管理工作的優化方法，主要從三個方面來進行，第一個方面是對于制度進行優化，第二個方面是對于方式進行優化，第三個方面是對于人員的優化。

參考文獻：

[1]張春子.新時期人事檔案管理工作探析[J].人力資源管理.2017（06）.

[2]顧登峰.關于新時期事業單位人力資源管理的思考與探討[J].納稅.2017（07）.