辦公室檔案文書管理工作探討

郭梅

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（ 2018） 9-266-01

摘 要：辦公室作為上傳下達、上下級之間溝通、處理時間的主要部門，在部門中發揮著重要作用。辦公室的檔案文書管理工作的水平體現著辦公室行政管理的水平。提高檔案管理工作效率，創新檔案文書管理工作方式，提升檔案管理的信息化水平，對于檔案文書管理水平的提升有重要作用。

關鍵詞：檔案管理 文書工作 辦公室

辦公室檔案文書管理體現著辦公室的信息處理的能力和水平，是辦公室內部溝通協調能力的重要體現。提高辦公室檔案文書管理能力，可以提高部門的內部管理效率，提升部門的管理水平，為部門的良好穩定發展起到重要作用。

一、辦公室檔案文書管理工作的現狀

（一）檔案文書管理工作的內容缺乏創新性

由于大多數部門不重視檔案文書管理工作，檔案文書管理工作的方式比較陳舊，檔案文書的內容缺乏創新性，相關管理工作人員缺乏創新的能力和知識，也沒有現代的檔案管理觀念，檔案文書的利用率不高，嚴重阻礙了工作內容和工作形式的革新。

（二）檔案文書管理的工作方式落后

部門的檔案文書管理的監管制度落后，檔案管理人員多為兼職，精力多在主職工作上，缺乏相應的責任心，單位對檔案管理工作的資金、人力投入也不足，部門無法有效開展檔案文書管理工作。檔案文書的儲存仍然采用傳統的紙質方式，甚至沒有專門的儲存室，信息化水平低，在檔案文書的收集、整理、入檔和檢索中仍然采用人工的方式，效率低下，占用人力資源，導致檔案文書的管理工作無法有效開展。

（三）單位缺乏對檔案文書管理工作的重視

檔案文書管理工作是部門工作效率的體現，也是部門工作的總結，對部門吸取經驗教訓、提高行政管理能力有重要作用。但許多部門缺乏對檔案文書的重視和利用，檔案文書管理工作任務繁雜。單位缺乏對檔案管理工作人員的專業技能培訓，導致檔案文書管理工作長期落后于部門的其他工作的發展，員工工作積極性差，難以做出創新型的改革。

（四）檔案文書的利用率低

要提高對檔案文書的重視，就必須提高其利用率。多數單位部門仍然采取傳統的行政管理方式，對于辦公室的檔案文書，僅僅作為辦公室日常工作的記錄儲存，沒有挖掘檔案文書的眾多用途，使得檔案文化始終只有記錄功能，難以引起人們的重視。

二、提高辦公室檔案文書管理工作水平的措施

（一）制定完善的辦公室檔案文書管理制度

要發揮檔案文書的作用，必須制定嚴格的檔案文書管理制度，保證檔案文書的管理工作在一定的范圍和程序內運行，使得檔案文書的整理、儲存和查閱更加規范。提高管理工作人員的專業技能和職業素養，提高檔案文書管理工作的運行水平。

（二）提高檔案文書管理人員的綜合素質

通過開展對檔案文書管理人員的定期培訓，提高檔案管理人員的專業技能，使其能以更為專業、科學的方式進行檔案文書管理。提高管理人員的職業道德素養，建立適當的獎懲考核機制，加強對員工的思想待遇，適當提高員工的薪酬待遇，并確定檔案文書管理的負責人，引進專業的檔案文書管理機制，促進檔案文書的合理保存和利用。

（三）提高對檔案文書管理工作的重視

要從觀念上加強對檔案文書管理工作的重視，提高工作人員對檔案管理工作的重要性的認識，鼓勵員工自覺參與專業檔案文書管理的學習，增加自身的專業技能和知識，樹立檔案文書管理工作的科學意識、專業意識和創新意識。

（四）完善員工制度，促進員工的專業技能的進步

單位管理人員要調動員工的積極性，對檔案文書管理工作及時予以肯定，適當提高員工的福利。在定期的專業技能培訓外，引進專業性的檔案文書管理人才，提高部門辦公室的檔案文書管理工作水平。提高檔案文書工作中的軟硬件設施水平，改變傳統的工作方式，提高工作效率。

（五）提高檔案文書的利用率

只有提高檔案文書的利用率，將儲存的檔案文書利用起來，建立檢索查詢功能，促進檔案文書的利用開發項目的實施，增強管理人員和員工對檔案文書的重視程度，促進辦公室日常行政管理中對檔案文書的利用。

（六）提高辦公室檔案文書管理的信息化程度

信息化是檔案文書管理工作的發展趨勢。檔案文書管理工作的信息化可以提高工作效率，高效完成錄入、檢索等工作，降低檔案文書的繁雜程度，提高檔案文書保存的安全性和保密性，減少人力資源的浪費。引進檔案文書管理信息化技術，聘請專業的檔案文書管理技術人才，培養員工的信息化技術能力，做好軟硬件等基礎設施建設，建立防火墻、定期殺毒等保證數據庫的安全性和保密性，通過檢索、分析等功能提高檔案文書的利用率，從而提高辦公室檔案文書管理的工作水平。

三、結語

辦公室工作水平和良好發展與檔案文書管理工作水平成正比。檔案文書管理工作水平的提升有利于辦公室行政管理水平。完善辦公室檔案文書管理工作制度，提高檔案管理工作人員的專業技能和綜合素養，引進先進的信息化管理模式和軟硬件設施，提高工作效率，提高檔案文書的利用率，從而提高辦公室檔案文書管理工作水平。

參考文獻：

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[2]陳玉宇，信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016 （31）： 275-276.