淺談檔案管理與信息統(tǒng)計(jì)

鄒春艷 彭碧珍

摘 要：現(xiàn)如今是一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，各種各樣的信息充斥著我們的生活。我們每天要面對紛繁復(fù)雜的信息，這些信息來自各方各面，其基本涵蓋了我們的工作生活，在信息化的大背景下，對信息進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)以及對相關(guān)檔案進(jìn)行有關(guān)管理對于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都有著極為重要的意義，相關(guān)人員必須加強(qiáng)對其的重視。

關(guān)鍵詞：檔案信息；檔案管理；信息統(tǒng)計(jì)

1前言

信息大爆炸的時(shí)代，隨處可見各種各樣的信息，但并不是每一種信息都是為人們所共有的，并不是每一種信息都可以被公開。這樣一來，信息的管理就顯尤為重要了。信息的管理是十分必要的，但是即便是加強(qiáng)了管理，還會(huì)有信息泄露的問題，并且造成了極其惡劣的影響，這就說明信息的管理出現(xiàn)了問題，信息的管理方法就該進(jìn)行改革了。文章將以質(zhì)檢行業(yè)的具體情況為基礎(chǔ)，對檔案管理與信息統(tǒng)計(jì)的相關(guān)問題進(jìn)行探討。

2 檔案管理

2.1檔案管理簡述

檔案管理工作存在的意義就是對在職人員的工作進(jìn)行記錄研究，為以后的安排打好基礎(chǔ)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們的對各行各業(yè)的服務(wù)要求不斷地提高。而服務(wù)水平的不斷提高，離不開工作人員本身的素質(zhì)。如果工作人員本身的素質(zhì)比較高，綜合能力比較的強(qiáng)，那么這樣的服務(wù)自然是要比那些綜合素質(zhì)比較低的工作人員的服務(wù)水平高。

檔案就是記錄這些工作人員的工作記錄以及詳細(xì)的資料的。這些數(shù)據(jù)存在的意義就是研究所依據(jù)這些信息進(jìn)行裁決，淘汰落后者，增加新的血液，激發(fā)工作人員的斗志，進(jìn)而就提升了研究所的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，為人們更好地服務(wù)。

2.2意義

現(xiàn)如今有些企事業(yè)單位檔案管理體系存在著相當(dāng)嚴(yán)重的問題，管理混亂、結(jié)構(gòu)簡單，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，這對于企事業(yè)單位的順利運(yùn)轉(zhuǎn)有著極為重要的影響，相關(guān)的部門必須加強(qiáng)對其的重視。

現(xiàn)如今是一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，也是一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代。信息在網(wǎng)絡(luò)上蔓延，與此同時(shí)，也有不法分子進(jìn)行信息的倒賣，這就給人們的信息安全帶來極大的威脅。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的有效方法。為了及時(shí)了解和掌握檔案工作的實(shí)際情況。更好地開展檔案工作，體現(xiàn)其自身價(jià)值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特制定檔案統(tǒng)計(jì)制度。檔案統(tǒng)計(jì)工作主要就是對檔案信息的統(tǒng)計(jì)。檔案部門將獲得的信息進(jìn)行分組、整理，再根據(jù)不同需要把這些資料加以分析、對比，計(jì)算出各種統(tǒng)計(jì)指數(shù)，以了解檔案事業(yè)和其他業(yè)務(wù)各方面發(fā)展的現(xiàn)狀、速度。并預(yù)測發(fā)展趨勢，掌握發(fā)展規(guī)律，實(shí)現(xiàn)對檔案事業(yè)的科學(xué)管理。然后，再根據(jù)信息統(tǒng)計(jì)的結(jié)論作出相應(yīng)的政策和研究方向的調(diào)整。因此，要想實(shí)施正確的、科學(xué)的決策，必須有準(zhǔn)確的信息作為依據(jù)，否則就難免在決策中出現(xiàn)失誤。

2.3存在的問題

2.3.1 缺乏管理意識(shí)

現(xiàn)階段很多檔案管理人員沒有在心中樹立服務(wù)意識(shí)，具體表現(xiàn)在服務(wù)態(tài)度傲慢、被動(dòng)服務(wù)、消極服務(wù)。因?yàn)榇蟛糠謾n案工作具有穩(wěn)定性，升職較慢，所以很多檔案管理人員選擇得過且過，工作不負(fù)責(zé)，態(tài)度不認(rèn)真，具體表現(xiàn)在：檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)不仔細(xì)檢查，不按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，消極怠工，遲到早退；還有人玩忽職守，致使檔案信息損壞、丟失，重要文件遭到泄露；更有甚者違法亂紀(jì)，利用檔案管理的權(quán)力，私下出售檔案信息，對國家和人民造成難以估量的損失。上述現(xiàn)象反映出檔案管理人員工作態(tài)度上存在的問題。

2.3.2 體制不成熟

現(xiàn)如今的檔案管理之中，有缺乏管理意識(shí)的，自然也有不缺乏的。雖然有管理意識(shí)，但是管理成果卻不盡如人意，漏斗百出，失誤連連。究其原因，還是因?yàn)槿狈煽康墓芾眢w系。上層的管理者吸取了見者的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，打算在檔案管理方面展現(xiàn)自己的才能，但是卻忽略了科學(xué)有效的方法，最后的結(jié)果還是失敗。

2.3.3 管理人員本身素質(zhì)堪憂

在質(zhì)檢所正常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，其管理人員還是把目光放到檢測人員身上，檔案信息的整理方面是缺乏的。即便是考慮到這一方面的問題，也是派遣研究所中比較清閑的或者本身的素質(zhì)并不高的工作人員從事這項(xiàng)工作。事實(shí)上這項(xiàng)工作并不像想象中那樣簡單。檔案的管理、歸檔是要按照一定的條件的，如果沒有相當(dāng)?shù)闹R(shí)儲(chǔ)備，這項(xiàng)工作就不會(huì)完成的那么完美。在接下來每一個(gè)需要用到信息檔案的地方，就會(huì)出現(xiàn)混亂，工作效率大大降低。

2.4措施

2.4.1 提升工作人員的意識(shí)

檔案的整理是一項(xiàng)十分嚴(yán)峻的工作，研究所內(nèi)部那么多的員工的資料，還有各個(gè)檢測案例的資料，進(jìn)行整理將會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。因而，日常的工作生活中，提取檔案、存放檔案順便進(jìn)行簡單的整理是比較可行的。

2.4.2 改善管理體制

單位要明確各部門的職責(zé)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是提供更高級(jí)別服務(wù)的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動(dòng)化管理制度，用完善的制度來規(guī)范檔案自動(dòng)化的管理工作。

3 信息統(tǒng)計(jì)

在質(zhì)檢所運(yùn)轉(zhuǎn)過程之中，信息的統(tǒng)計(jì)是一項(xiàng)十分重要的工作。與檔案整理相比，這項(xiàng)工作更加受重視。畢竟信息的收集，收集的是和檢測結(jié)果直接相關(guān)的關(guān)鍵信息。自然地，信息統(tǒng)計(jì)也存在著很多的問題，以下是詳盡的分析。

3.1人員缺乏

在具體的實(shí)踐過程中，信息統(tǒng)計(jì)員這一項(xiàng)工作的從事者是比較稀少的。信息統(tǒng)計(jì)，這是一項(xiàng)對工作者的耐心、專注力、忍耐力要求極高的工作。現(xiàn)如今的社會(huì)，人們越來越浮躁，失去了耐心，因而真正適合這項(xiàng)工作，并且能夠堅(jiān)持下去的寥寥，這也就導(dǎo)致了統(tǒng)計(jì)人員的緊缺。

3.2工作人員的素質(zhì)得不到保證

前文說到，統(tǒng)計(jì)人員的數(shù)量是稀少的，工作人員緊缺。當(dāng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，就要招聘大量的工作人員，但是臨時(shí)招聘的工作人員的素質(zhì)卻是難以得到保證的。

這就要求國家社會(huì)以及企業(yè)進(jìn)行人才的培養(yǎng)。

3.3統(tǒng)計(jì)方法落后

傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計(jì)方法相對落后，由于當(dāng)前的檔案信息數(shù)量越來越龐大、關(guān)系越來越復(fù)雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統(tǒng)計(jì)的工作量持續(xù)增加，并且困難程度也有所加劇，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)很難完成當(dāng)前的檔案統(tǒng)計(jì)工作。信息化是現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展主題，在檔案的統(tǒng)計(jì)管理中對信息化技術(shù)的利用嚴(yán)重不足，特別是現(xiàn)在的很多信息的內(nèi)容已經(jīng)由單一的文字轉(zhuǎn)變?yōu)榱藞D片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度大大增加。而且由于很多檔案管理單位依然運(yùn)用機(jī)械或人工等落后的統(tǒng)計(jì)方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且面對海量的信息出錯(cuò)的概率也大大增加。

4 結(jié)束語

檔案管理與信息的統(tǒng)計(jì)，無論是哪一方面，在質(zhì)檢方面的影響都是不可忽視的。相對于信息統(tǒng)計(jì)，檔案的管理會(huì)受到忽視。但是不管是那一個(gè)方面出現(xiàn)了問題，我們都要采取相應(yīng)的措施來解決這些難題。信息爆炸的時(shí)代，掌握了信息就等于掌握了全部。

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