街道辦事處檔案管理存在的問題及對策解析

張麗

摘要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。而街道辦事處的檔案管理工作是街道辦事處工作的一個重要組成部分，隨著以人為本的理念逐步深入人心，在新社會形勢的挑戰(zhàn)下，更要提高街道辦事處檔案管理工作的水平。街道辦事處在我國的社會生活中，是一個基層的民眾組織，是我國社會穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，本文通過一些實例對街道辦事處仍然存在的問題入手分析，并對問題的解決方法進(jìn)行探討和解析，希望對有關(guān)工作人員有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，城市化的進(jìn)程也在進(jìn)行逐步的推進(jìn)，信息化在人民生活中起到越來越重要的作用，街道辦事處在社區(qū)生活中是一個重要的單位，它承擔(dān)著社區(qū)民眾的服務(wù)責(zé)任，同時他也是我國或者當(dāng)?shù)刂贫ǔ鞘谢M(jìn)程的一項重要依據(jù)。但是目前我國各處的街道辦事處還存在一些問題，著手解決這些問題是進(jìn)一步提高街道辦事處管理的有效途徑。

一、街道辦事處檔案管理存在的問題

（一）街道辦事處的檔案工作制度建設(shè)存在問題

一些地方的街道辦事處檔案工作制度的建設(shè)出現(xiàn)了弱化現(xiàn)象，從而導(dǎo)致了難以對檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，甚至有個別的街道辦單位相繼好幾年沒有接收并整理檔案，以至于一些檔案室直接變成了儲存室。

（二）街道辦事處的檔案利用效率低下

街道辦事處檔案管理的延伸服務(wù)功能開發(fā)不足，導(dǎo)致了現(xiàn)有的檔案難以發(fā)揮其本身的作用，且檔案管理人員對檔案的態(tài)度大多是重視收集管理，而忽視了其利用，不能對檔案進(jìn)行及時的開發(fā)利用，從而導(dǎo)致了街道辦事處檔案管理機(jī)構(gòu)的工作地位下降。

（三）街道辦事處檔案管理工作的專業(yè)化程度不高

街道辦事處由于工作比較簡單重復(fù)，所以其檔案管理工作人員存在很多兼職人員，其不僅專業(yè)知識不夠高，人員變動頻率也比較大，這就使得檔案管理工作的專業(yè)性低下，例如幾年前的河北省隆化縣的安洲街道辦事處，其人員存在的問題有三點：一是缺人手，并沒有安排專門的工作人員進(jìn)行檔案管理工作;二是人員變動比較頻繁，據(jù)調(diào)查，安洲街道的檔案管理工作人員一般工作一至兩年，但是有較多的人數(shù)一年變動很多次;三是專業(yè)人才較為缺乏，行行出狀元，檔案管理工作也需要專業(yè)的人才，安洲街道的檔案管理人員大多專業(yè)水平不高，缺乏職業(yè)化專業(yè)化，還有一些人員甚至沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗工作。

（四）對檔案信息化建設(shè)的重視程度不高

由于檔案管理的主要作用是對工作進(jìn)行輔助，所以導(dǎo)致了絕大多數(shù)的街道對檔案管理不重視，重收集輕利用比較多見，許多街道只注重于信息的統(tǒng)計過程，一旦信息統(tǒng)計完畢就認(rèn)為大功告成。管理人員對于檔案的開發(fā)和利用也沒有正確的認(rèn)識，對于檔案管理帶來的巨大便捷和經(jīng)歷利益也缺乏理解。

（五）檔案收集不全面，檔案整理不及時

街道辦事處更貼近居民的生活，其工作涉及的方面比較廣泛，而對檔案管理不夠重視的情況下，就存在一些為了應(yīng)付上面的工作而對居民的生活數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或者捏造的情況，使得檔案收集管理成為一項形式工作，不能發(fā)揮其重要作用。部分街道辦事處對于人員的管理比較散漫，工作交接不及時不準(zhǔn)確不規(guī)范，導(dǎo)致信息收集的缺失以及檔案管理的不及時等。

（六）檔案的保存條件不達(dá)標(biāo)

由于一些地方的街道辦事處的經(jīng)費短缺，導(dǎo)致了檔案辦公場所擁擠等現(xiàn)象，以至于檔案的保存條件受到一些影響，一些街道辦事處沒有設(shè)立專門進(jìn)行檔案保存的檔案室，二是將檔案分散的收在辦工桌下或者臨時文件柜中。一些設(shè)立了檔案室的單位由于不重視檔案的蟲害、霉變等問題，導(dǎo)致了檔案的保存不達(dá)標(biāo)，且檔案一旦損失，就難以恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。

二、對于街道辦事處檔案管理工作問題的解決辦法

（一）加強(qiáng)街道辦的制度化建設(shè)，使檔案管理規(guī)范化

制度化和規(guī)范化在街道辦事處的管理工作中是首要位置的，在日常的工作中，應(yīng)該制定詳細(xì)的檔案管理的規(guī)章制度，對于檔案管理的工作人員進(jìn)行明確的分工和權(quán)利分化，建立健全檔案的收集保存利用等一系列的規(guī)章制度。盡管檔案管理的工作較為繁瑣，其工作細(xì)節(jié)也要盡可能的詳盡。對于檔案管理的工作人員也應(yīng)該進(jìn)行必要的專業(yè)化培訓(xùn)和篩選，從人員上提高檔案管理的專業(yè)化水平。

（二）加大檔案管理工作的經(jīng)費投入，保障檔案材料的全面收集

為了實現(xiàn)檔案管理的高效進(jìn)行，檔案的收集環(huán)境以及工作保存環(huán)境都有一定的標(biāo)準(zhǔn)。對于紙質(zhì)的檔案管理，要注重檔案的通風(fēng)通氣、防火防蟲以及霉變等問題，應(yīng)該對檔案進(jìn)行定時的維護(hù)和保養(yǎng)，還要注重紙質(zhì)檔案的規(guī)范化排序等。對于電子化的檔案則應(yīng)該注意完善相應(yīng)的硬件設(shè)備和數(shù)據(jù)庫，對硬件設(shè)備進(jìn)行及時的維護(hù)，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時的完善，還應(yīng)該對檔案進(jìn)行多拷貝，防止信息的丟失。這就需要加強(qiáng)對檔案管理的重視，加大經(jīng)費的投入，改善檔案儲存環(huán)境，從根本上提高檔案管理的工作效率。

（三）確保街道辦事處檔案管理的安全性

隨著信息化社會的不斷推進(jìn)，人們越來越重視自身信息的安全性，保障個人信息的不被泄露是信息化社會的最基本要求，所以必須確保街道辦事處的檔案管理的安全性，街道民眾才會如實提供信息并配合檔案收集管理工作，信息也是整個街道的共有財產(chǎn)，一旦泄露可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，所以街道辦在進(jìn)行檔案收集管理時，一定要高度重視檔案的安全性。

三、結(jié)束語

隨著信息化社會的逐步推進(jìn)，檔案管理成為了當(dāng)?shù)爻鞘谢M(jìn)程的重要基礎(chǔ)，街道的檔案管理是街道辦事處的基礎(chǔ)，能反映當(dāng)?shù)亟值赖幕厩闆r，是一個城市進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)的必然要求，且街道的檔案管理是保障工作順利進(jìn)行的數(shù)據(jù)來源。但是就目前形勢來看，由于種種原因，街道辦事處的檔案管理還存在這一些阻礙和問題，所以對于這些問題應(yīng)該進(jìn)行及時的解決和處理，相信在政府和街道辦事處工作人員的不斷努力下，街道辦事處的檔案管理工作一定會越來越完善。

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