企業經營管理中合同檔案工作的重要性

徐子碧

摘要：合同檔案是企業在經營管理中的重要角色，貫穿于企業各項經濟活動的始終。科學的合同檔案管理體制是企業獲得經濟效益的有效保障。而當今部分企業在合同管理中存在較多的問題，使企業面臨巨大風險，本文基于此對企業合同檔案的概念特征進行簡述，并分析了合同檔案管理在企業經營管理中的重要性。

關鍵詞：合同檔案；管理；對策

隨著我國市場經濟的不斷發展，逐漸形成了以企業為主體的市場化經營格局，企業的經濟發展層次也在不斷提高，其在市場化經營過程中所產生的合同檔案的數量也在不斷增加，那么就需要更加科學、規范的策略和方法來對企業合同檔案進行管理，確保企業的穩定可持續發展。

一、企業合同檔案概念與特征簡述

企業的合同檔案作為企業經濟活動中的重要憑證，其不僅是記載企業詳細的經濟活動內容，還是企業履行合同的權力與義務的資料，在企業預算、企業評估以及企業審計過程中都是不可或缺的。企業合同檔案不僅包含著與一般檔案的共性價值與職能，還存在著一定的特征，主要包括以下幾個方面：首先是法律性特征，企業合同檔案的內容載體是合同，且合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的法律法規下，合同檔案是具有法律效應的；其次，是憑證性特征，企業的合同檔案是當事人履行合同義務與實施權力的憑證，在發生經濟糾紛后，也是有力的處理憑證；最后是規范性特征，企業對于合同的簽訂、變更以及終結是要在《合同法》的范圍之內方可生效，企業的合同檔案不僅包含法律性的特征，同樣也包含了合同檔案所有的規范性特征。

二、合同檔案管理在企業經營管理過程中的重要性分析

企業的正常運轉離不開完善的合同檔案管理體制。合同檔案管理是由企業的經濟活動過程中產生，代表了企業的經濟活動從洽談到落實的全過程，也從側面反映了一個企業的實力，建立完善的合同檔案管理制度，嚴格落實合同中各項條款，不僅能夠有效維護企業的各項經濟利益，促進企業與合作對象的合作關系，還能夠合理防范企業的經營風險，確保企業經濟效益。

三、企業經營活動中合同檔案工作存在的問題

（一）合同檔案管理不善

首先是合同的格式與內容問題，上文提到，我國的市場化進程的不斷發展，企業已經成為主體力量，但是大部分企業的法制意識依舊還是處于滯后狀態，大部分企業的合同負責人的相關法制觀念缺失較為嚴重，最基本的《合同法》也了解不多，在擬定合同的過程中，還會出現合同的格式與內容方面的錯誤，這也導致合同在使用時存在著一定的風險；其次是合同檔案整理方法錯誤，隨著電子化辦公模式的普及，越來越多的企業管理者對合同原件并不重視，而是保留傳真或者復印件等類型的合同形式，這是不符合合同檔案管理工作的要求的，也極易帶了風險隱患；再次是合同保存問題，大部分企業經營者存在著一個錯誤觀念，即合同只要簽字蓋章，保存并不重要，這也導致當下很多合同簽訂后，相關的合同檔案管理人員并沒有及時的對合同檔案進行妥善保管，造成合同檔案管理工作的混亂，這不僅不利于合同的使用，也帶來了極大的法律風險。

（二）違約風險

合同檔案作為證明一段時間內的經營活動存在的憑證，在所規定的時間內是具有法律效力與約束力的，但是合同檔案在所規定的時間內都是具有法律效力與約束力的，但是企業經營活動中是存在不可預料的變化的，違約就是常見的風險之一，部分企業在合同檔案的使用過程中，因為經營者的法制觀念與契約觀念的淡薄，導致在企業的經營過程中出現毀約與違約等情況，這往往使得企業在違約后面臨著嚴重的額法律問題，這在很大程度上影響與阻礙了企業的穩定發展。

（三）合同檔案管理的規范性

在企業的合同管理過程中，合同內容的不完整也是普遍存在的現象。部分企業的合同承辦人并沒有專業的法律法規知識，對合同法也了解甚少，從而使得擬定的合同內容不完整以及格式不規范等，這嚴重影響了合同檔案質量。

四、企業經營管理中合同檔案工作應對策略

（一）強化企業合同檔案管理機制

企業的合同檔案管理工作是有專門的管理部門對其負責的，但合同檔案關系到企業的各個部門。所以，相關的合同檔案管理部門要根據企業實際情況以及業務的范圍，制定完善的檔案管理制度，對企業各個部門及人員進行規定：收集、整理、編目以及上架等都要進行制度化的完善和優化，例如在使用與簽訂合同檔案之后何時進行合理的歸類存檔工作，只有在管理制度完善的前提下，才能夠充分發揮出企業的合同檔案管理效能，對于部分不熟悉合同檔案法律法規與業務的企業合同檔案管理部門及人員，要進行相關培訓，使其充分熟悉企業合同檔案工作的相關規定與流程。

（二）企業合同檔案管理專業化

我國企業在合同檔案管理方面并不重視，這也是合同檔案管理風險多發的原因之一。所以，企業要建立專業的合同檔案管理部門，從而提高企業的合同檔案管理的專業化水平。

（三）合同檔案管理與法制化

在當下的市場經濟環境下，企業的經營活動必須要以足夠的法治精神作為支撐，企業的合同檔案管理人員也需要遵循法制化的思路，具體而言，企業在進行合同檔案的相關管理工作時，可以運用法制化的思路，即根據企業的實際情況與相關法律制定合理有效的內部管理規范，從而使得企業內部管理透明化，拒絕腐敗管理。內部管理規范的實施，也使得企業合同檔案管理的工作人員對相關法律認真遵循，規范自己的工作。

五、結語

綜上所述，企業合同檔案管理是一項非常重要的內容，它對企業合同檔案管理能否有序、規范化管理具有十分重要的意義。在當前的市場經濟條件下，企業經營活動的規范性與合法性都需要相應合同檔案作為支撐與憑證，所以企業要完善合同檔案管理規范，并進行科學合理的管理，就能夠有效降低企業在合同管理方面的風險，從而確保企業的健康可持續發展。

參考文獻：

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[2]洪鮮春.淺談合同管理在企業管理中的重要性[J].建筑工程技術與設計，2015，17（26）：121-165.

（作者單位：貴州開磷餐飲服務有限公司）