綠色檔案館建設是實現綠色檔案管理與價值提升的根本保障

林青

摘 要：當前，檔案界對什么是綠色檔案，綠色檔案的范圍界定、綠色檔案的管理與利用等綠色檔案建設的基礎性問題存在諸多不同的認識與做法。實踐中，綠色檔案館建設理念深入人心，綠色檔案館建設是實現綠色檔案管理與價值提升的根本保證理念已成共識。為此，綠色檔案管理過程中，我們要遵循相符性、協同性、前端控制性、功用性、制度性等原則；強化綠色檔案館建設力度，創新思維、強化服務體系建設，實現綠色檔案管理與價值提升。

關鍵詞：綠色檔案館；綠色檔案管理；綠色文明

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）05 — 0110 — 03

進入新時代，全社會都在倡導綠色文明、綠色發展理念。尤其是進入“十三五”時期經濟、政治、社會、文化、生態等進入攻堅階段，綠色檔案價值挖掘利用更加緊迫。檔案事業以及檔案工作者掌握時代發展脈搏，緊緊把當前理論研究熱點“創新發展、協調發展、綠色發展、開放發展、共享發展”可持續發展的五大發展理念滲透到檔案工作中，堅持生態優先、推動綠色發展，圍繞中心、服務大局，全力抓好綠色檔案工作，探索推進綠色檔案館的建設與發展。在建設綠色文明的過程中，檔案工作者積極構建綠色檔案，建立全新的檔案管理系統。檔案館積極介入綠色文明建設之中，全面構建與之相適應的綠色檔案管理，為社會提供一站式的檔案信息服務工作，與全球信息化潮流保持一致的步調，為檔案事業發展創造一個安全穩定、便捷高效的環境空間。

一、綠色檔案管理與發展研究背景

1.社會層面研究背景

習近平總書記在中國共產黨十八屆五中全會提出了“創新發展、協調發展、綠色發展、開放發展、共享發展”五大發展理念。這是我國未來經濟社會發展必須遵循得指導思想。隨著現代信息技術和科學技術的突飛猛進和經濟發展的勢如破竹，當前和今后一個時期，檔案工作者要深刻領會，堅持問題導向，以高度的使命感、責任感和緊迫感進行積極的綠色檔案工作的探索，放眼大局，勇于擔當、積極作為，降低各類檔案立卷歸檔過程中各項指標能耗，實現綠色發展已經成為國家和社會關注的重要主題之一。綠色檔案把綠色節能和環保科技的理念貫穿于檔案整理過程中，使檔案行業與生態系統的可持續發展相互統一，最大限度地節約資源與減少環境的污染。綠色檔案構建與發展是對檔案工作理念的變革，標志著檔案工作領域、檔案事業發展有了新思維、新拓展、新取向和新價值。

2.理論層面研究背景

生態文明環境下對綠色檔案管理工作的研究是運用檔案學、計算機科學與技術、信息管理學、環境學等學科的概念、理論和方法研究檔案信息收集、信息交流與信息服務。最終達到對綠色檔案管理工作整個過程將為改變傳統檔案管理模式和理念，在新形勢下重構檔案管理模式，全面滿足利用者多元化、多層次、多變量信息需求等問題提供理論指導；多角度、全方位的對綠色檔案相關體系進行剖析，有助于形成一種新的檔案管理思想和管理方式，促進檔案工作方式的轉變，為我國其他領域檔案信息化建設提出切實可行的對策參考的目的。

3.用戶需求層面背景

綠色文明建設、生態文明建設有利于推動我國傳統行業向新經濟結構轉行升級，實現社會資源的大整合、大流通，打造更具活力和影響力的新業態。生態文明顯著特征是綠色、節能、科技、尊重人性，綠色檔案概念的提出與當前理論熱點結合，突出利用者社會需求性，檔案利用者多喜歡通過網絡平臺、公眾網站查閱檔案的現實需求。檔案工作者把綠色檔案與“互聯網 +”有機結合，以檔案利用者要求為主要導向，了解檔案利用者的喜好，知道檔案利用者所需，對用戶數據進行有效收集、分析判斷、知識抽取以及據此采取相應行動的機制。

總之，就綠色檔案問題的提出背景及其所要解決的問題而言，我們對綠色檔案內涵與外延的理解應該立足于檔案整體，而不應是具體門類的檔案。檔案實體分類角度而言，綠色檔案不是檔案實體中單獨的一個門類，而是一個集合概念。現行的檔案實體分類是建立在職能分類基礎上的，只有職能相對獨立的檔案才可以構成一個相對獨立的大類。為此，我們不可能將綠色檔案作為一個單獨的類來進行管理。

二、綠色檔案管理遵循的原則

綠色檔案管理過程是在“全國檔案工作實行統一領導、分級管理“的檔案工作基本原則下提出來的，維護檔案的完整與安全、便于社會各方面利用的大框架下，以為綠色、環保、節能、可持續需求為導向，與社會相關部門溝通、協調、合作，借助現代科學技術，形成無紙化、科技化、環保化三位一體全新檔案管理新局面、新空間和新理念。

1.相符性原則

在過去傳統檔案管理實踐中，所形成的好的經驗和做法需要繼續予以重視和運用。而現代科學技術、信息化、網絡化、數字化、智慧化正日益對傳統管理模式產生巨大沖擊。因此，新時期檔案管理就要適應時代發展要求，優先完成綠色檔案整理工程中的傳統檔案數字化結合與轉換任務，做到傳統與現代對接，內容相符、準確詳實。

2.原始憑證價值實現原則

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案真實的記錄了客觀事實、事物發展過程和結果，是沒有摻雜任何雜質的第一手歷史材料，其憑證價值和原始記錄性是其他事物所無法比擬的。綠色檔案作為貫穿于各類檔案整理過程中的綠色、環保、科技環節，是各類檔案以及社會管理活動的真實反映、原始記錄，是落實現代科學技術不可替代的重要環節。

3.前端控制原則

“前端控制”也叫做前提介入，是在文件形成前采取行動，將綠色、節約、科技的檔案管理原則和方法在電子文件生成系統和管理系統的設計階段，把檔案管理的要求和手段向前延伸到電子文件的管理工作之中。所以，為了更有效地管理好電子文件和歸檔后形成的電子檔案，我們應盡可能把綠色、環保、科技的綠色檔案管理原則融入綠色檔案管理生命周期各個階段。

4.協同原則

綠色文明環境下，要求對綠色檔案數據處理、整合檔案資源等并以便利化的方式予以呈現，同時還需要建立綠色檔案資源協同開發的相關制度支撐。我國檔案工作實行的是分級、分專業管理體制，大量的綠色檔案資源分散存在于各個單位，如何實現跨部門之間的數字檔案信息整合，將是檔案部門必須要解決的重要原則問題。

5.功用性原則

檔案是伴隨社會實踐活動而產生的，并且最終又為新的社會實踐活動而服務。檔案部門作為政府職能機構之一，其本身就是一個公共性部門，其所提供的檔案服務必然表現出很強的公共服務屬性。這里所說的公共性是指檔案工作以追求公共利益最大化為目標，面向社會全體成員提供檔案服務。如其他公共服務機構一樣，檔案工作想要扎實社會根基，唯有面向社會所有利用者“敞開懷抱”，主動提供便捷性的“一站式”服務，才能不斷拓展服務職能和取得更好的效益。

6.制度法規建設原則

檔案在提供利用過程可能會存在侵犯人民群眾權限利益的行為，為減少此類現象，檔案工作則要事先做到防范為未然，依據《檔案法》健全綠色檔案規章制度，明確檔案館、利用者各自的職責、權利、義務等，確保公民能依法享有檔案服務，依法提供利用，保障人民權益不受侵害。綠色檔案不是一種檔案、一類檔案，而是貫穿于每個檔案類別的管理原則、理念和方法，把綠色、節約、科技匯集到檔案立卷歸檔的全過程中。

三、綠色檔案管理與價值提升對策研究

實踐表明，綠色檔案館建設是實現綠色檔案管理與價值提升的根本保障。綠色檔案館建設不只是綠色環保建筑和設施以及綠色環境、環保、節能等方面，更重要的是檔案管理的綠色化、自動化、現代化、科學化程度，以及檔案利用、開發和使用價值提升的空間。綠色檔案館建設是個載體和平臺，也是保障，而檔案的管理和實際應用是本質，是內容。

1.強化綠色檔案館建設力度

綠色檔案館建設是一個綜合大工程，是復雜的系統工程。綠色檔案管理與價值提升寓于綠色檔案館建設之中，雙方共處于一個統一體中，二者是軟件開發與硬件設施建設合力共同體，二者是內容和形式的關系，相輔相成，互相促進，不可或缺。首先，各級政府和相關部門要確立綠色檔案館建設與發展理念，不能只停留在口頭上，要強力抓落實。其次，加大政策支持，在人財物方面給予支持和投入。第三，引進檔案管理和研究方面的高端人才，積極投入到綠色檔案館建設之中。第四，進行科學規劃，合理布局。科學設計和規劃十分重要，項目一旦確立，規劃和建設就要先行。第五，綠色檔案館建設要與國家、省乃至地方黨委和政府關于經濟社會發展目標一致，讓綠色檔案館建設助力經濟社會大發展大繁榮。

2.樹立綠色檔案管理思維

理念引導方向。只有樹立正確、先進的觀念才能不斷引導實踐朝正確的方向發展。綠色、節能、科技、環保觀念逐步深入檔案立卷歸檔全過程，綠色檔案管理不斷深入發展，式的傳統檔案管理面臨著前所未有的挑戰。檔案工作者要積極適應新形勢、新要求，提高認識，順應信息技術時代的發展潮流，樹立新的綠色管理思想。要將現代化管理引入到綠色檔案管理工作中，建立適應互聯網時代檔案管理的新思路和新方法，實現檔案管理思想的現代化。從“互聯網+”的大視野中審視綠色檔案工作，加強橫向和縱向檔案資源的交流分享，形成立體式、全方位、廣覆蓋的互聯網檔案工作格局，綠色理念的提出給檔案工作帶來了工作理念、工作方式、工作流程的革命性變革。

3.加強綠色文明服務體系建設

加強綠色文明服務體系建設，是綠色檔案管理與價值提升的又一關鍵環節。綠色檔案管理服務體系包括檔案檢索速度與準確率、檔案查詢者和使用者的滿意度、檔案工作人員的服務態度、檔案館的環境舒適度等諸多方面。綜合來講，就是綠色檔案管理的服務內容、服務形式、服務機制、服務政策等的制度安排，最主要表現為綠色檔案館為主導、社會參與與體制創新。建設綠色文明，需要樹立新的生態價值、生態倫理觀念。時代要求我們要尊重自然規律，推動生態文化、生態意識、生態道德等綠色文明理念的形成與確立。從物質基礎看，必須擁有發達的生態經濟。綠色檔案是指檔案工作者在形成檔案和使用檔案過程中，友好使用自然資源和各方可持續協調發展的自然狀況。因此，闡述建立綠色檔案的有關問題，提出樹立為綠色文明建設服務的理念，明確為生態文明建設服務的內容，并在此基礎上進一步探討落實為綠色文明建設服務的新舉措。

4.注重專業人才培養

網絡環境給以環保、節能理念為核心的綠色檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，同時也帶來了巨大的發展空間，檔案管理應利用網絡帶來的變革，創新服務理念、服務模式、服務內容，尋找自己生存與發展的空間。現代信息技術的發展為綠色文明環境下提出的綠色檔案構建拓展提供了新的發展平臺，對從事檔案管理服務的館員提出了更高的要求。綠色檔案資源共享平臺的建設不僅需要招錄復合型人才，而且需要培養年輕的適應電子化、信息化檔案管理需求的管理骨干，提升綠色檔案管理員的整體能力，為共享平臺的繼續優化奠定基礎。

5.切實搞好綠色檔案資源挖掘和整理

在綠色檔案資源的利用和挖掘的過程中，要積極尋求科學方法，制定嚴密細致的方案。現實表明，我國檔案資源十分豐富，有許多流于民間，也有許多有價值的檔案積壓在庫，沒有進行深入整理和研究，故其價值難以展示出來，這也就造成了巨大的資源浪費。所以，在檔案價值挖掘中，要做到深入細致，在廣度上，實現各類檔案信息資源的共建共享；在深度上，注重檔案信息資源中隱性知識的挖掘，注重建設特色檔案信息資源。在“互聯網+”背景下，綠色檔案資源建設工作更加注重對網絡共享平臺的建設，通過建設各類檔案網站、開通檔案微博、微信等，在提供給用戶綠色檔案資源的同時，增強與社會公眾的互動，共同做好綠色檔案資源建設工作。

四、結語

隨著社會對生態文明關注度的提升，對綠色檔案的研究也在檔案界悄然興起。理性地認識與界定綠色檔案，科學地實施綠色檔案管理已成為檔案界的當務之急。實踐中，綠色檔案館建設理念深入人心，綠色檔案館建設是實現綠色檔案管理與價值提升的根本保保障已成共識。為此，深入研究綠色檔案管理與價值提升背景研究；積極尋求綠色檔案管理所遵循的原則；在綠色檔案館建設、樹立綠色檔案管理思維、加強綠色文明服務體系建設、注重專業人才培養、切實搞好綠色檔案資源挖掘和整理等方面進行研究至關重要。

〔參 考 文 獻〕

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〔4〕蔣梅潔.“ 綠色檔案 ”———環保工作助推劑〔J〕.蘭臺世界，2008，（08）：27.

〔責任編輯：譚 蕊〕