高校二級學(xué)院辦公室工作溝通藝術(shù)探析

沈靜波

高校二級學(xué)院辦公室在發(fā)揮綜合辦事機構(gòu)職能，落實學(xué)校教育管理工作中發(fā)揮重要作用。溝通是辦公室有效運作的前提和重要手段，本文分析了二級學(xué)院辦公室溝通存在的問題，提出了促進有效溝通的對策。

1 溝通的定義及意義

溝通是人們分享信息、思想和情感的任何過程。這種過程不僅包含口頭語言和書面語言，也包含形體語言、個人的習(xí)氣和方式、物質(zhì)環(huán)境賦予信息含義的任何東西。溝通的意義是維系組織存在，保持和加強組織紐帶，創(chuàng)造和維護組織文化，提高組織效率、效益，支持、促進組織不斷進步發(fā)展的主要途徑。溝通是高校二級學(xué)院辦公室工作有效開展的前提，是達成共識、提高效率的重要手段，是業(yè)務(wù)技能更是藝術(shù)與智慧。

2 二級學(xué)院辦公室工作溝通存在的主要問題

2.1 對溝通的重性認識不足

對溝通的認識不足一種是認為溝通是每個人都掌握的一種自然而然的交流方式，不需要講究特別的方法。另一種認為高校是知識分子云集之地，大家都具有一定的知識水平和業(yè)務(wù)能力，開展工作有規(guī)定的流程與章程，有會議與文件。每個人都知道如何表達自己的意見，能接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，都會進行溝通。

2.2 對溝通的方式選擇不當

辦公室的溝通方式主要有口頭溝通、書面溝通和現(xiàn)代化辦公平臺與網(wǎng)絡(luò)等。口頭溝通分為當面溝通、電話溝通、會議溝通等，書面溝通分為請示、報告、文件等。現(xiàn)代化辦公平臺與網(wǎng)絡(luò)主要是OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、QQ微信群等。各種方式各有優(yōu)點，在具體情境中發(fā)揮不同作用。如果個人習(xí)慣選擇單一的溝通方式，不考慮具體事項和輕重緩急，則會影響溝通效果。

2.3 溝通過程信息失真損失

信息失真可能是內(nèi)容本身不容易明確表達，或發(fā)出者本身表述不嚴謹，易使接收者產(chǎn)生歧義和誤解。另一種是信息接收者由于認識偏差、或者自身利益趨向?qū)е聹贤ㄟ^程中信息失真。信息損失一般是由于溝通障礙或人為不當過濾造成的。

2.4 溝通主體間互動性不夠

溝通雙方缺乏互動表現(xiàn)為一方以自我為中心，“發(fā)號施令”，要求對方接受自己的意見，而不考慮傾聽或了解對方的想法;或在溝通過程中，一方不能充分表達自己的見解，被動接收信息。另一種情況是雙方缺乏信息反饋。

2.5 溝通部門間權(quán)責(zé)差異化

溝通部門間權(quán)責(zé)差異化主要指二級學(xué)院與機關(guān)部處之間工作職責(zé)不同，訴求各異。溝通主要通過會議和文件兩種方式，額外的溝通會增加其他部門成員的工作量，對方也無多余時間關(guān)注或跟進其他部門工作，雙方存在被動等待現(xiàn)象，跨部門溝通時，會因此延誤時機，造成事態(tài)被動。

3 促進高校二級學(xué)院辦公室有效溝通的對策

3.1 認識溝通的作用與意義

溝通的作用是傳遞與獲得信息，并改善人際關(guān)系。良好的溝通能促進人際關(guān)系的建立與優(yōu)化，和諧的人際關(guān)系又能使溝通更加順暢，反之，也會互相影響。二級學(xué)院與機關(guān)部門之間，教師與行政人員之間，教師與學(xué)生之間，業(yè)務(wù)職責(zé)不同，思考問題角度也不同，溝通能達成更多的共識，在工作中不矛盾、不沖突、不重疊，贏得支持與理解，形成默契與配合，使工作更加井井有條。

3.2 根據(jù)對象事宜選擇溝通方式

與領(lǐng)導(dǎo)和上級部門溝通時，應(yīng)提前準備，提出合理化的意見建議;與教師和平級部門溝通應(yīng)學(xué)會換位思考與傾聽，相互尊重;與學(xué)生溝通應(yīng)平等公平公正;與外單位溝通，則應(yīng)熱情大方，注重學(xué)院形象并促進學(xué)習(xí)交流。此外，復(fù)雜事項宜當面溝通，重要事件應(yīng)提前預(yù)約、當面座談。文件落實等用書面或OA平臺處理，通知公告可采取QQ微信群、郵件等。不同溝通方式要按輕重緩急和適應(yīng)性來選擇，也可綜合使用，加強效果。

3.3 注重溝通時效性和真實性

溝通要及時把握動態(tài)，延時會導(dǎo)致事態(tài)變化，失去溝通的必要，恰當?shù)臅r機有利于溝通成功。此外，辦公室人員需對自身業(yè)務(wù)熟悉，對相應(yīng)部門的工作流程也有一定了解，理解和傳遞信息時不至于產(chǎn)生偏差;另一方面要具有優(yōu)良的職業(yè)素養(yǎng)，不因人為偏好和自身利益等原因?qū)π畔⑦M行過濾加工，造成信息失真損失，引發(fā)不良后果。

3.4 把握溝通的主動性并及時反饋

溝通中不宜以自我為中心，也不宜過于被動。辦公室工作人員是否擁有良好的溝通能力，能否學(xué)會主動與他人溝通，主動建立并維持良好的人際關(guān)系至關(guān)重要。溝通中還需注意，對于事件的進程和最后結(jié)果應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門或相關(guān)師生進行反饋。

3.5 抓主要矛盾發(fā)揮團隊溝通的力量

二級學(xué)院辦公室人員要學(xué)會理清頭緒，抓主要矛盾，解決緊急事項。涉及上級主管部門交辦的、事關(guān)學(xué)院大局及師生切身利益的重要事件，應(yīng)第一時間去溝通解決。辦公室各崗位雖分工不同，但要團結(jié)一致形成整個學(xué)院的合力，充分發(fā)揮每個人的優(yōu)勢，對于個人溝通達不到效果時，可請分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員共同溝通，以加強溝通效果，促進工作成效。

（作者單位：浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院）