檔案信息化管理面臨的問題及研究對(duì)策

于悠慧 劉坤明

摘要：隨著時(shí)代發(fā)展，信息化進(jìn)程加快，企業(yè)的快速發(fā)展導(dǎo)致檔案數(shù)量急劇上升，而傳統(tǒng)的檔案信息管理系統(tǒng)受單機(jī)獨(dú)立運(yùn)行、查閱功能單一、借閱審批流程紙質(zhì)化、數(shù)字檔案收集方式依賴掃描入檔等因素制約，已不能滿足企業(yè)發(fā)展要求，如何適應(yīng)信息時(shí)代的變化，如何發(fā)展與創(chuàng)新，是新時(shí)代下的企業(yè)檔案面對(duì)的重要課題。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化系統(tǒng)；問題；對(duì)策

一、檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1檔案信息化管理理念陳舊，有系統(tǒng)就是信息化管理。

傳統(tǒng)認(rèn)為，檔案信息化管理就是有一套管理系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，對(duì)于系統(tǒng)的擴(kuò)展，平臺(tái)化管理認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)擴(kuò)展性弱，不能滿足企業(yè)檔案發(fā)展要求。

1.2檔案收集模式單一，且歸檔工作量大、歸檔時(shí)間集中，信息化準(zhǔn)確率無法保證。

傳統(tǒng)數(shù)字檔案的收集，僅依靠掃描設(shè)備逐份掃描后，然后導(dǎo)入系統(tǒng)完成檔案數(shù)字化管理。另外，對(duì)企業(yè)歷史檔案的信息化過程中，存在著掃描入檔后難以二次處理，尤其是糾偏功能弱化，原件正確率無法得到保證，工作量異常巨大等弊端。信息化過程基本都在實(shí)體檔案形成之后，存在著延時(shí)滯后的弊端，比如會(huì)計(jì)憑證類檔案受其業(yè)務(wù)性質(zhì)影響，憑證零、散、小、量大，信息化過程極有可能破壞原憑證的完整性，存在極大的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。且隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)張，對(duì)跨地域的市外、省外乃是海外的權(quán)屬單位檔案管理，很大程度受到了地域、時(shí)間的限制。

1.3高度依賴電腦進(jìn)行檔案管理辦公

傳統(tǒng)管理下，通過找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面審請(qǐng)示或者僅能通過電腦端進(jìn)行審批的模式，必將制約至檔案借閱審批效率的提升。因?yàn)閮H依靠電腦審批必須在相對(duì)固定的地點(diǎn)，即只能在具備接入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的電腦上操作審批，同時(shí)時(shí)間上不能保證領(lǐng)導(dǎo)可以盡快完成審批，具備空間與時(shí)間上的雙重制約。

1.4查詢功能單一

傳統(tǒng)檔案管理模式中，只能通過目錄進(jìn)行檢索查詢，但是目錄存在其先天性的限制，范圍廣泛，信息籠統(tǒng)，信息量較小的缺點(diǎn)。這必將導(dǎo)致查找量巨大，效率低下。對(duì)于急用的檔案，帶來極大制約。

二、解決檔案信息化管理問題的措施

2.1建立“平臺(tái)化”思維概念，增強(qiáng)系統(tǒng)可擴(kuò)展性

平臺(tái)化思維的核心是“垂直價(jià)值鏈條”轉(zhuǎn)向“多邊平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)”。也就是把過去的一種直線型鏈條式的方式轉(zhuǎn)變成一種網(wǎng)狀的方式。對(duì)于檔案系統(tǒng)來說，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)各種自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接，通過接口的開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案平臺(tái)化管理。

通過平臺(tái)化管理，檔案信息化系統(tǒng)可以自動(dòng)收集各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案，解決傳統(tǒng)人工收集再掃描的收集方式，同時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，降低檔案工作人員工作量，提高檔案收集效率以及信息的準(zhǔn)確率。

2.2開發(fā)移動(dòng)辦公模式

檔案信息化管理離不開電腦，數(shù)字化，資源的導(dǎo)入等一系列的操作均離不開電腦。但是在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，移動(dòng)端辦公逐漸成為一種新型主流的辦公模式。對(duì)于檔案來說，我們也應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)移動(dòng)辦公模式，實(shí)現(xiàn)檔案移動(dòng)端借閱審批，提高檔案管理效率。

2.3通過建立全文模糊檢索方式，提高借閱查詢效率

相比較傳統(tǒng)檔案信息化系統(tǒng)，在目錄檢索的基礎(chǔ)上，建立全文模糊檢索方式。將需要檢索的問題信息，深入到原文中進(jìn)行比對(duì)檢索，徹底改變過去只能由檔案工作人員以人工翻找目錄或者搜索電子目錄的查詢方式，而且借閱人最能了解自己需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)“己查”方式，既準(zhǔn)確又迅速。

結(jié)束語：

檔案信息化管理是未來發(fā)展趨勢(shì)，它是與時(shí)俱進(jìn)的，不是一成不變的。檔案管理過程中存在的問題我們要不斷思索改進(jìn)，積極利用科學(xué)技術(shù)，在保證企業(yè)檔案安全的條件下，逐漸進(jìn)行管理與技術(shù)的雙重創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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耿懷明.檔案信息化管理工作的問題與對(duì)策探析[J].中文信息.2016（6）