檔案管理信息化的風險控制對策研究

李思

摘要：檔案管理的科學性是保證其高效化的重要前提，檔案管理是單位日常經營中不可缺少的組成部分，在提升單位工作效率方面也起著相當重要的作用。因此我們必須提高對檔案管理工作的重視程度，進而促使單位管理的高速化目標得以順利實現。本文主要針對檔案管理信息化風險控制對策進行探究，這對單位管理工作進一步發(fā)展有極大的推動作用。

關鍵詞：檔案管理；信息化；風險控制

在信息行業(yè)快速發(fā)展的趨勢與背景之下，數據已經成為一種具有價值的資產，大數據主要是在客觀處理行業(yè)中信息的基礎上對其進行有效利用。為實現對檔案的規(guī)范整理，我們需要對現代信息技術進行科學使用，促使信息的有效性以及準確性得到提升。在不斷縮短信息獲取時間的同時，促使檔案管理工作效率得到有效改善，最終實現資源共享的目標。在現代信息化技術推動之下，檔案信息化管理是其必須滿足的條件。

一、檔案信息化管理方法和技術手段

現代社會是信息化高速發(fā)展的時代，一切工作都以效益作為追求目標。在追求檔案管理工作的高效化的過程中，使用速度快，精確度高的計算機進行檔案管理已成為企事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢。對于單位的檔案管理工作來說，提高管理的效率和精確度，是檔案管理的要求。

應用計算機進行檔案管理，縮短了檔案整理分類和檢索的時間，大大提升了工作效率。在進行電子檔案的輸入時，為了保證檔案的安全，有必要建立計算機的防護系統(tǒng)，對重要的檔案進行紙質備份。檔案管理可以根據自身的實際情況建設數字化檔案室，以數字化進行檔案的輸入和輸出，有效對檔案進行管理，縮短檔案管理的時間，提高單位管理工作的效率，有效實現各單位的信息共享。

二、風險和對策分析

1.檔案管理信息化的平臺建設落后

現階段我國已經逐步進入信息化時代，在針對檔案進行一系列管理工作的同時，需要對現代技術進行使用。平臺建立是信息化過程最先進行的一個內容，在此基礎上檔案信息可實現資源共享的目標。現階段我國實際檔案信息化需求落后于平臺建設的問題普遍存在，平臺建設需要在大量資金投入以及技術支撐的基礎上實現，風險較大。尤其是在不夠成熟的技術影響之下，平臺建設作用與價值不能得到最大限度的發(fā)揮。效果也不是很明顯，這些都會對檔案信息管理工作造成較為不利的影響。

2.檔案信息軟件本身存在著缺陷

經過相關調查與分析可以發(fā)現，還有多種不可避免的缺陷存在于現階段檔案信息管理軟件當中，軟件使用難度較大，因此檔案信息化過程對使用人員提出較高要求。一方面必須設立的專門檔案管理人員對軟件進行應用，同時還要實現對軟件操作方法的全面熟悉與掌握。在使用軟件的同時，經常會有實際操作能力與工作之間出現不相符的狀況。尤其是在進行檔案整理時會有大量消耗計算機資源的問題出現，結果其不能實現與相關工作要求的符合。這些信息軟件操作與檔案管理條例之間呈現出一種相違背的狀態(tài)，更改電子歸檔數據即可對其進行直觀體現。

3.檔案信息管理人員的操作水平低

檔案管理信息化要求相關人員要具備相應的能力，在利用軟件進行信息管理時，極易出現管理人員的實際操作能力較差，工作效率低下的情況。同時由于傳統(tǒng)的檔案管理進行的是手工作業(yè)，在信息化中，部分人員的知識結構、思想觀念滯后于時代的需求。

4.檔案管理信息化中電子數據更改較容易，安全性較差

在檔案管理信息化過程中，有些管理軟件允許對電子歸檔數據進行更改。還有些安全性較低的管理軟件容易受到黑客的攻擊，出現數據泄露的情況，在進行檔案管理時就有較大的安全隱患。

三、措施建議

1.加強信息化的平臺建設，實現資源共享

進行檔案管理信息化風險防范，前提是要建立良好的平臺，實現資源的共享，減少檔案管理成本，提高工作效率。在進行檔案管理中，面臨的重要的問題就是缺乏科學的管理觀念。改進傳統(tǒng)的管理觀念，強化科學化檔案管理觀念，推進檔案管理工作的高效發(fā)展。實現進一步改進檔案管理工作的目標；同時，檔案管理人員還要認真學習單位的相關政策、歷史文化，推進檔案管理信息化進程。

2.建設信息化安全防護系統(tǒng)

在信息化建設的過程中，必須要強化安全意識，加強信息化安全防護系統(tǒng)的建立；在進行檔案管理信息軟件的使用上，構建防火墻，對檔案的核心信息進行保護，建立多層保護模式；對管理人員的身份進行核實，對檔案核心數據加密保護，最大程度的保護檔案數據；另外，對于重要的資料妥善保管進行備份，避免丟失。

3.制定檔案管理信息化系統(tǒng)標準及安全法規(guī)

強化檔案管理信息化的標準法規(guī)的建設，做到有法可依，有據可循。對于檔案管理中的一些違規(guī)行為進行規(guī)范，實現檔案收集、檔案整理、檔案歸類等檔案管理信息的系統(tǒng)化。加快信息化建設的進程，完善檔案管理的相關法律法規(guī)。落實相關政策，首先要建立檔案信息化管理的監(jiān)督部門，對檔案信息化管理的工作流程進行監(jiān)管、檢查，將監(jiān)督管理工作作為日常工作提上議程；接著要建立檔案管理的考核制度，進行檔案管理工作的考核，進行獎懲，調動管理人員的工作主觀能動性，提高工作效率，推進科學化檔案管理的進程。

4.進行專業(yè)人員的素質的培養(yǎng)，提高管理人員的實際操作水平

檔案管理信息化的必要的因素就是要提高管理人員的實際操作水平，改變管理人員的固有觀念，用現代的信息技術進行管理，對相關人員進行定期信息培訓，加強管理人員的信息安全意識。開展檔案管理培訓工作，聘任相關的專家，定期對管理人員進行檔案管理的信息技術培訓，傳授檔案信息化管理的方法和知識，提高管理人員的基本素質。結合多種形式開展培訓，調動管理人員的學習興趣，以便在工作中更好的應用專業(yè)知識。同時可以進行優(yōu)秀單位檔案管理的學習活動，吸收借鑒優(yōu)秀單位的管理經驗，實現檔案管理的科學化。

結語：

在提高檔案管理工作效率方面，檔案管理工作信息化起著相當重要的作用，可保障管理工作的有序性。在實際針對檔案的管理信息制度性建設進行強化的過程當中，我們需要針對管理人員，信息技術的應用水平進行不斷提升。同時也要從監(jiān)督、檢查以及檔案管理信息化技術著手保障管理工作的信息化。在此過程中，檔案管理信息化建設與社會發(fā)展要求之間也呈現出一種相符合的狀態(tài)。

參考文獻：

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