辦公室主任在高校檔案管理工作中的角色探討

程曉丹

摘 要：高校辦公室主任，除了負責領導各部門，協調統一各方面工作以外，還要帶領全體人員綜合各項事務并做好輔助，是所有職位的總管，是出謀劃策的責任人，肩負重任。不但如此，辦公室主任還要負責高校的檔案管理，這是重中之重的一個環節。本文圍繞檔案的管理的工作中，展開討論辦公室主任在這一環節的重要性。對辦公室主任在高校檔案管理中所擔任的責任進行了剖析，希望能夠為高校檔案管理工作以及辦公室主任責任自我認知的提升產生積極影響。

關鍵詞：辦公室主任；高校檔案管理；角色；責任

高校檔案管理是高校工作中重要的組成部分，將檔案管理工作做好，是充分體現高校管理工作水平的標準。在檔案管理工作中，辦公室主任的普遍性職責是作為一個整體性綜合性的管理人，本篇列出了辦公室主任在檔案管理工作中的角色和責任，展開幾點談論。

一、辦公室主任應是團隊角色

辦公室主任不光是指校高級領導主任，還是一級和二級單位管理部門的統稱。無論是一級科室還是二級科室，辦公室主任的工作宗旨都是一樣的，肩上的擔子是一樣的，只是科室不同，所效力的方向不同。因此，我們說高校辦公室主任是一個孔武有力的隊伍，是重要的一環，是因為這支隊伍不單單是校最高辦公室那個人，還有他屬下的分支的二級科室的各個主任。

二、辦公室主任是影響領導重視程度的關鍵角色

謀士是一個軍隊或者一個國家的主要決策者，關系著興衰成敗。在高校管理工作中，辦公室主任一定程度上起了決定性作用，一要根據日常事務的重要性向上級反映，二要向領導獻計獻策，解決出現的問題。因此，辦公室主任不只是領導還是實際操作人，更是策劃人和危機處理人。既要謀略，又要實干。一方面負責防微杜漸、未雨綢繆，另一方面還要督查領導的每一個決策。辦公室主任是上級領導的直接下屬，每一個指令都首個下達，有著非常緊密的聯系，每一個決定都是由辦公室主任和領導商量而來。所以，辦公室主任的思想永遠在左右著領導對在職人員的任務分派、培訓、管理制度的修正，以及設施活動的建設等等一系列的決策與實施。

三、辦公室主任是保障檔案材料完整性的特殊角色

通常情況下，因領導工作性質與工作強度的關系，并沒有時間大事小事都親力親為，一般都是指出方向，做出發展決策，其余都是通過下屬執行，而可以直接對接領導的下屬就是辦公室主任，再由辦公室主任去協調，做大總管式的管理，但是同時又要兼顧監督的工作，辦公室主任的工作范圍涉及的面積廣泛，可以稱為雜項工作管理者。所以，如此復雜且重要的工作，要想在高效地完成，并且趕出時間進度，就要有辦公室主任的合理安排，與下屬各級與同事的協作。工作中，如撰寫一些總結規劃，各種活動的演講稿等等，看似工作微小，但是這些微小的工作恰恰是檔案的基本內容，各個單位能否將檔案完整、系統、全面地進行收集并且整理，直接關系著高校的檔案工作的開展。在其工作中，辦公室主任負責編寫與管理這些檔案材料，責任也是非常重大的。所以，辦公室主任是重要的一和環節，他既作為“總管”管理大小事項，又要管理各類檔案，也正因為他們的工作，檔案的管理才能順利進行。

四、辦公室主任為領導的決策準確信息服務的重要角色

學校的各類工作任務、活動、上級領導派下的任務傳達的各項指令意見、以及單位內重要的決策，大型活動等構成了高校內的業務檔案。領導需要具備一定的文化水平，了解當代的科學文化知識，并且要掌握歷史文案資料。只有這樣才能夠做出正確的決策，確保決策的可行性及實用性。要想了解史料以及當代科學知識文獻資料，以及一些檔案信息就起到了至關重要的作用。此時辦公室領導就需要利用檔案資料來更好的整理文檔信息，這也是辦公室主任工作中所擔任的中重要角色。

辦公室主任必須知法懂法，并且將法銘記于心。普通人可能會以利益為重，將自身利益凌駕于工作之上，但身為辦公室主任，一定要將自己的工作與思想提升到法律的層面上。只有這樣才能夠做出更加準確無誤的判斷，進而制定精明的決策，保證自己信息的準確性才能令人認可，同時也避免了很多不必要的麻煩。

五、檔案管理的制度建設與辦公室主任息息相關

管理條規是任何單位都必有的制度，沒有管理不成方圓，只有管理到位，各項部門才能井然有序的做好本職工作?？茖W設計的管理條規，才能對工作起到指導作用，徐徐漸進，按規格辦事，讓學校各部門協調發展，而管理條規的制定又是辦公室主任的分內工作，辦公室主任不光負責制定規范條款，還要監督管理相關制定。

就管理制度對檔案管理這一工作而言，是必須要實施的，還要根據正規的條例比如相關法律規定，參照高校的發展趨勢與空間推進高線發展和制度的再完善，對工作細節，如信息檢索，時間線分類，數字編碼等等進行完善。

辦公室首先要做的就是知道了解并且普及各個相關檔案的法律法規，比如《高校檔案實體分類法》《高校學校檔案工作規范》《中華人民檔案法》等等，并且熟知以后，要根據自我學校的具體情況作出指導，給領導指出方向。

六、結語

只有踏實落實工作，將檔管理相關規定與條法完善學習，打好基礎，眼界放寬，才能做好下級與上級的各項銜接，進而將辦公室主任的重點工作做好，不斷提升自我工作水平，提高高校管理工作的整體水平。

參考文獻

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