新形勢下政協機關檔案管理工作的幾點認識

劉亭

摘 要：政協檔案是記錄政協發展歷程，服務政協工作現實，造福人民群眾和傳承政協文明的重要載體，是整個檔案事業的有機組成。維護政協歷史真實原貌，進而通過參考這些歷史原貌來維持國家相關政策、把控未來工作方向是政協檔案工作的而根本出發點和落腳點。隨著創新驅動發展戰略的深入推進，云計算、物聯網以及大數據等信息化技術開始滲透至政協檔案工作當中，給檔案管理員帶來了全新研究思路和工作思路。在這種新形勢下，政協檔案事業蒸蒸日上，其利用價值日益凸顯，業界從業人士以及理論界學者也日益重視政協檔案工作的研究力度。

關鍵詞：政協機關；瓶頸問題；建議

一、政協機關檔案管理工作概述

政協機關檔案管理工作屬于檔案管理的范疇，其主要指對于政協各個部門日常工作中直接或間接形成的書面、音像等信息，由政協檔案管理員進行歸納、整理、鑒定、開發和管理的一項工作。毋庸置疑，在當前新形勢新要求新時代下，政協檔案工作呈現出新的特性，其對于助推政協事業的創新發展具有重要意義。

（1）在政協全部工作范疇中占據著重要地位

政協各個職能部門的實踐工作會隨著時間的推移產生眾多材料，例如各種會議記錄、民意社情信息、內部出版資料以及其他文字記錄或電子記錄等等。這些都是政協各個職能部門實踐工作的真實記錄，既反映了過去一個時間段內政協各個職能部門的履職成果，也昭示了過去一個時間段內政協各個職能部門履職工作存在的弊端，這種兩面性是事物發展規律，也是政協履職實踐的有機組成和表現形式之一。同時，政協一方面需要對未來工作和服務的開展進行統籌協調，另一方面需要對這些工作和服務的過程與結果加以留存。諸如上述文字記錄和電子記錄，都在政協全部工作范疇當中形成，最終均需進入匯總并管理的流程，也就是通常所說的檔案管理流程。

（2）促進政協事業發展的重要源泉

工作的改革創新和銳意進取，離不開汲取歷史經驗中的營養和反思歷史進程中的過錯[1]。一方面，政協檔案是政協歷史長河中形成的豐富信息資源，里面蘊含了豐富的實踐經驗，記載了過去時間內政協各項工作開創的好做法。通過對這些寶貴的做法和經驗進行研究，有利于政協各部門在下一時期內的準確把握工作實質，深入掌握核心要義，進一步把工作創新引向更深，另一方面，歷史進程中存在的過錯也反映在檔案中，通過對這些過錯進行反思，吸取教訓，有利于政協各部門更好的把握好發展方向、落實新任務和樹立新目標，規避和減少工作中的失誤和風險。

二、政協機關檔案管理工作面臨的瓶頸問題

（1）信息建設瓶頸問題

受到網絡技術的影響，政協檔案基礎工作呈現出信息化、技術化的發展態勢，在發展過程中面臨的瓶頸問題也逐步凸顯出來。一方面，檔案業務基礎較差，在對紙質檔案進行數據化時需要重新花費精力和時間進行整理和著錄，費時費力。部分地區政協在發展過程中檔案觀念薄弱，或是紙質檔案文號、題名和責任者等存在紕漏，或是材料齊全完整度不高，致使基礎業務薄弱，進而導致必須對這些紙質檔案進行重新編目和整理。這就勢必會給檔案管理員帶來額外工作量，也會增加政協的人、物和財力投入[2]。另一方面，信息化過程中存在泄密風險。部分地區政協在信息化過程中，儲存在硬盤中的信息不進行加密處理，在系統遭受病毒入侵時，容易被不法分子拷貝。

（2）檔案利用瓶頸問題

部分地區政協對于正式公文的收集較為重視，忽視了其他文件和資料，影響檔案整體的完整程度。一方面，日常工作記錄、工作計劃和外出會議記錄等其他文件一直收集不齊，可開發利用資源匱乏，政協工作人員在查找相關信息時要么耗時較長，要么檢索不到，檔案利用工作呈現邊緣化態勢。另一方面，部分地區政協的檔案管理員更換較為頻繁，政協檔案無法保持連續性。同時，存在檔案積壓未整理現象，歸檔整卷質量不高，為以后利用開發工作的進行埋下隱患。

三、完善政協機關檔案管理工作的建議

（1）加強信息化建設

首先，檔案網絡與制度保障是不可分割的有機整體，檔案網絡安全性能有賴于制度保障。為此，要建立嚴格的檔案文件歸納、編目、統計和編錄制度，從制度層面約束政協檔案管理員的行為，夯實檔案業務基礎。其次，建立經費保障機制，根據自身資金實力水平，盡量配置高性能的軟硬件設施，如高清電子掃描機、一鍵化刻錄儀，優化政協檔案工作環境[3]。最后，要將信息安全擺在核心位置，嚴格控制各項工作流程，規范檔案信息化操作流程，確保信息在數據化過程中具備安全性和可靠性。同時，要及時對涉密信息進行安全加碼，更新計算機防入侵系統，將防范重心放在事前，杜絕信息數據丟失和泄密事件的發生。例如可以上傳到云端進行數據加碼；也可以在計算機系統中進行文件加密。

（2）積極開發編研，做好利用工作

政協檔案管理員要積極挖掘檔案內的有價值信息進行開發編研，將死檔案變成活黃金。首先，檔案管理員要盡量熟悉檔案的分類的內容，研究日常查詢記錄，了解檔案利用者的需求規律和需求屬性，進而全方位、多層次的進行專題編研。例如可以編寫專門的會議記錄專輯和政協重大事件專輯等。其次，要做好檔案管理員專業化工作，選好配好政協檔案管理員，選拔管理知識過硬和信息技術過牢的人員從事政協檔案工作，提高檔案管理員待遇，完善崗位機制，確保信息的連續性。最后，要結合政協工作特點制定檔案管理員培訓計劃，積極提高其網絡技術應用能力，更新其管理理念，從而更好的適應形勢。

四、結語

在大數據生態視角下研究政協檔案管理，對于革新政協檔案工作的滯后、信息化水平滯后以及管理方式陳舊的現狀具有積極意義。特別是在當前電子政務發展迅速，政協電子文件數量劇增、種類日趨繁雜的背景下，現代科技的應用范圍和應用價值也不斷擴大。有效管理政協工作中產生的這些信息，保證政協檔案可用、完整和真實，既是國家保存真實、完整歷史記錄的內在要求，也是為政協進行科學決策的基礎。總而言之，政協檔案工作是新形勢下政協工作中的戰略任務，隨著各種主客觀因素的更迭，其也必將面臨更多挑戰。相信通過政協、檔案管理員以及全社會的共同努力，政協檔案工作一定會買上規范化、制度化和科學化的臺階。

參考文獻

[1]展賢東.淺談如何提高機關檔案管理工作水平[J].辦公室業務，2018（04）：106.

[2]朱雪非.探索機關檔案信息化的發展之路[J].山東檔案，2017（04）：24-26.

[3]唐微.淺談機關檔案信息化建設的實踐與創新[J].蘭臺世界，2017（S1）：62.

（作者單位：山東省濱州市沾化區政協辦公室）