城建檔案管理的問題和對策

李珊

城建檔案是城市建設總體規劃和具體規劃的基礎，隨著城市化進程的加快和城市現代水平的提高，城建檔案將顯得越來越重要。

本文簡要分析了城建檔案的特點、問題，并對如何做好城建檔案管理，提出了幾點建議。

第一方面 城建檔案管理的問題

1、材料收集困難。筆者從事城建檔案管理20年，感覺到收集城建資料困難，有部分資料不齊，影響了檔案資料完整性。城建檔案資料不僅是城市工程資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理、形成完整的文件，致使有的工程資料，特別是地域結構網絡系統的情況不明，為日后建設埋下隱患。

2、工作量大，人員不足。一個縣的城建檔案幾十萬份，年均2萬份以上，安排檔案管理工作的只有2人，錄入一份城建檔案要經過看、等工作流程，難以把城建檔案形成規范化管理。加上城建檔案的編研內容局限于大事記、工作或室藏指南、資料匯編等，對深入城建檔案的編研工作很少，遠遠不能滿足城市建設和經濟發展的需要。

3、領導認識偏差。城建檔案雖然不能產生直接的經濟效益，導致部分領導對城建檔案管理認識偏差，認為可有可無的工作。而城建檔案所具有的服務功能，可通過科學管理，使其在城市建設的某個部門如地下管網、維修養護等，避免重復建設和人力、物力、財力的浪費，從而產生間接的經濟效益跟不上，城建檔案的服務保障功能未能充分發揮，因而在城市建設中經常看到諸如一條城市道路重復開挖，剛鋪好的路面又挖開重埋等現象發生，造成不必要的浪費。

第二方面 城建檔案管理的現實成效

本人在從事城建檔案工作中，利用城建檔案為民解決了許多問題，有單位的也有個人的，如1. 在單位用房遺失規劃和施工證方面。2.完善人事管理系統方面。3.在辦理不動產證方面。4.在安置用地手續遺失方面。5.在公租房和廉租方面。6. 在離婚案件方面，等等。由于城建檔案為他們解決了急需解決又不能解決的問題，這些受益的單位和居民無不稱贊城建檔案的作用和好處，認為城建檔案室是真正為民服務、解決問題的實體單位。

第三方面 解決城建檔案管理問題的對策

（一）積極爭取領導重視，認識城建檔案的作用

城建檔案是城市建設總體規劃和具體規劃的基礎，是城市規劃、建設、管理維護等活的重要憑證和依據，更是城市自然面貌、地質狀況、建筑物和地上、地下管線的真實記錄。依據這些真實記錄，可以綜合考慮城市的各種自然條件、歷史條件、社會條件等基本因素進行城市建設規劃，要爭取領導對城建檔案管理作用有如下的認識。

1、城建檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段。城市建設活動的成果主要有兩個方面：一是建筑產品；二是城建檔案。城建檔案是城建生產活動的成果的直接記錄和實際反映，他真實的記述了城建生產活動的過程和成果，記載了人們的城建思想、城建技術、城建經驗。城建檔案作為城建成果的直接載體成為積累、儲備城建技術、城建經驗的工具和手段。

2、城建檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中的各種要素，根據城市現狀條件的基礎、特點、各方面的動態變化因素，進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證，編制規劃方案，付諸實施，假若沒有城建檔案作為依據，城市規劃將無從下手。

3、城建檔案是城市建設和管理工作的重要依據。隨著城市現代化進程的加快，必然帶來交通事故頻繁、城市功能麻痹、環境污染嚴重、居住條件惡化、能源緊張、水資源匱乏、綠地不足等弊端。為了解決諸多矛盾，只靠人腦記憶、靠所謂的“活檔案”是行不通的。只有以城建檔案為依據，才能進行科學的城市規劃、建設和管理，克服盲目性，避免浪費和損失。

4、城建檔案是城市一切建筑物維修、改建、擴建的依據，是提高城市建設經濟效益的最佳途徑。沒有城建檔案，城市建設就會造成混亂，維護、改建、擴建就難以進行。有人形象地把規劃比作“龍頭”，那么城建檔案就是龍頭的“眼睛”。如果忽視城建檔案的作用，就會給工程建設留下隱患，造成重大損失。因此，城建檔案管理是城市管理、維護、改建、擴建的基礎工作和重要依據，城建檔案管理水平的提高是城市建設科學管理的標志之一。

5、城建檔案是城市防災、抗災、減災和戰爭破壞后恢復重建的重要依據。如：1976年唐山大地震使該市遭到毀滅性的的破壞，全市的各種建筑物幾乎全部倒塌，交通、給水、排水、供電等全部中斷。在這萬分危急的關頭，城建檔案發揮了重要的作用。

6、城建檔案是征用土地、房地產產權、產籍確認的法律性依據。城市的建設過程，都會形成土地征用、工程各種審批文件、建筑執照、產權所有證等檔案，它是城市房地產管理的歷史憑證，是解決產權糾紛的法律依據。隨著房屋的商品化，這部分城建檔案，在開發和流通領域的法律依據作用，將越來越充分的顯示出來。

7、城建檔案館（室）是城市科學研究的重要資源。城建檔案是重要的城市科技信息資源，它的作用不僅僅限于城市建設方面，在政治、歷史、城市科學研究方面也都發揮著重要的作用。隨著城市化進程的加快和城市現代水平的提高，城建檔案將顯得越來越重要。

8、城建檔案是“數字城市”的海量數據源。信息資源是支撐數字城市的重要基礎，城建檔案作為關部門提供了全市詳細的地形圖、管網圖，使搶修工作得以順利進行。

如果領導具備了以上八點認識，加大對城建檔案室的投入，城建檔案管理工作就能創新發展，全面實現信息化、科學化管理。

（二）加強檔案室的建設

要做好城建檔案管理工作，必須改變庫存檔案內容單一，結構不合理，質量不高的狀況，因為室藏建設是基礎，質量是保證。

1、根據檔案，科學規范管理要求，制定好各項業務規劃，并在工作規劃的指導下，按時保質保量地完成既定目標。

2、加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業務基礎工作。檔案收集工作是整個檔案工作的重要環節，只有做到及時歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的室藏結構。檔案的整理工作是不可或缺少的環節，是檔案管理中最具決定性意義的工作，它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化室藏結構，提高案卷質量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質量，必須加強室藏建設。

3、人才保障是做好城建檔案的關鍵。一切城市建設活動，不論其過程多么復雜，最終只能留下兩個成果，一個是建筑實體本身，另一個就是城建檔案。當前，城建檔案管理工作依然不受各單位的重視，因此，既要充實城建檔案管理的人員，又要注意城建檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案管理業務水平。

（三）轉變觀念，提高服務水平

要把服務作為立室之本。一是城建檔案工作要主動為城市規劃、建設和管理提供依據、咨詢和決策信息。二是緊緊圍繞城市規劃建設的業務主動介入，將室藏聲像檔案進行數字化的基礎性工作，積極為單位和個人提供有償城建檔案服務，不斷提高城建檔案管理服務功能和良好形象。