社會保險檔案管理系統的創新研究

張姍姍

摘要：目前在社會保險檔案管理工作中為了應對不斷的不斷增多的管理要求其已經初步的建立起相應的信息管理系統，通過社會保險檔案管理系統的應用可以良好的對檔案資源進行收集、整理、保管及應用，從而使社會保險檔案的安全性、完整性得到可靠保障。同時在現今社會保險檔案管理系統應用中需要注意與其相關的創新研究，通過對檔案管理系統的創新可以使系統在實際中的應用功能得到進一步的完善，進而達到提升社會保險檔案管理效率的目的。

關鍵詞：社會保險；檔案管理系統；創新

目前我國社會保障體系不斷的完善使得社會保險的覆蓋率也在擴大，相應的社會保險檔案數量也呈現出快速增長的趨勢，而為了避免在社會保險檔案管理工作中存有疏漏問題則需要采取現代化的管理技術及管理方法來對社會保險檔案信息資源進行管控。而目前檔案管理系統的應用可以對復雜的社會保險檔案信息數據進行處理，其可以使社會保險檔案管理工作向著標準化、規范化的方向發展。為此則需要對檔案管理系統進行創新及優化，使社會保險檔案管理工作的開展可以具備良好的基礎支持。

一、社會保險檔案管理現狀分析

1、社會保險的參保人數增長迅速

根據數據調查顯示我國各類社會保險的參保數呈現出逐年遞增的趨勢，參保人數的的逐年增加使各類社會保險檔案信息數據量也不斷的增加，并且現今在社會發展的過程中對社會保險檔案管理的要求不斷增多，而這些因素也使得社會保險檔案管理工作所需面對的壓力不斷增大。針對此種情況必須要對社會保險檔案工作中所采用的檔案管理系統進行創新來應對檔案管理工作在實際中的發展要求，以此來達到對社會保險檔案信息資源進行高效管理的目的。

2、負責社會保險檔案管理的部門分散

公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。

3、社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

在以往的社會保險檔案管理工作中其業務申辦主要是以紙質檔案為主，因此也使得在社會保險檔案業務活動中受其管理形式的約束而無法達到對檔案資源進行高效利用的目的。而在檔案管理系統的創新中需要注意對其網上業務模塊的建立及完善，以此來達到便捷服務的要求。并且需要注意在檔案數字化中如何確保數據歸檔前后的原始性，從而提升檔案管理系統的應用價值。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

1、對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

2、社會保險檔案管理體制不規范

由于目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

1、社會保險檔案人才配備

加強社會保險檔案人員政治修養與素質，熟悉與通透國家政策，與時俱進，開拓創新，增強思想意識，掌握管理理論與各項業務工作相結合的原則，運用信息處理技術深入開發檔案資源的本領，滿足各層次信息需求，同時維護檔案的真實性、可靠性、權威性與原始性。提高檔案人員專業技能。針對新形勢下對社會保險檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養檔案人員知識與技能。而在新形勢更加需要人事、檔案、計算機三位一體復合型人才。

2、將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

3、根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

4、建立全區統籌的社保管理系統

建立全區統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。建立全區范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

5、統一公民社保檔案管理號碼

實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由區人力資源和社會保障局負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新和統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

結語：

在社會保險檔案工作中其檔案管理系統的應用屬于檔案信息化建設中重要的環節之一，而現今在社會保險檔案管理工作中多數地區已經采用了信息化的管理系統，但是為了實現社會保險檔案信息的共享性，還需加強對管理系統的創新研究，這樣才可以使社會保障體系建設的更加完善。

參考文獻：

[1]姜云鶴.淺析新形勢下的社會保障檔案管理工作的創新策略[J].卷宗，2016，6（1）；

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