對檔案利用安全工作現狀的幾點思考

劉波

摘要：檔案利用安全，顧明思義是指檔案在提供利用過程中檔案制成材料及其所承載的檔案信息所面臨的安全狀況。主要包括兩方面含義：一是檔案利用中檔案制成材料的安全；二是檔案信息傳播時的制控安全（習慣也稱政治安全）。本文主要談檔案利用中檔案制成材料的安全。

關鍵詞：檔案利用安全；重要性；對策

把檔案保護與文化遺產保護、自然遺產保護一并作為促進社會主義和諧社會建設的重要舉措。這既體現了黨和國家對檔案保護工作的重視，也突出了檔案保護在整個檔案工作中所處的重要位置。

檔案保護不僅包括檔案形成與收集、整理階段的保護，還包括檔案利用階段的安全維護。隨著檔案利用工作的不斷開展和社會對檔案需求量的不斷增加，檔案利用過程中所面臨的安全隱患也在不斷增加。所以，進一步做好檔案利用安全工作已成為檔案保護工作非常重要的內容。

一、對檔案利用安全重要性的理解

檔案作為一種信息是依托于檔案制成材料這一載體而存在的，而檔案載體在提供利用過程中必然會受到來自檔案人員、利用者等外力條件及周邊環境的作用和影響。檔案利用安全工作就是努力縮小或排除外力及環境給檔案信息及載體帶來的消極影響，延長檔案的壽命，確保檔案信息及載體在提供利用中的完整與安全，進而更好地體現檔案的價值和效用。所以，就檔案利用安全工作的重要性來說，至少有以下三點：

1.檔案利用安全工作是確保檔案利用工作順利開展的可靠保證。

開發利用檔案資源是檔案工作的目的和價值所在。然而，要真正實現這一目的和價值卻是一項長期、艱巨而復雜的任務，其中最關鍵的一點就是離不開檔案及檔案保護的有力支撐。所以，檔案利用安全工作是確保檔案利用工作順利開展的可靠保證，是檔案資源可持續開發的“生命源泉”。第一，檔案利用的核心是檔案，沒有檔案，檔案的利用工作就成了無本之木、無源之水，而檔案利用安全工作就是為了最大限度地保護利用過程中檔案的安全；第二，隨著時間的推移及檔案利用工作的開展，對檔案制成材料及檔案原件的損害與日俱增，必需對檔案實施安全維護工作，以此最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案利用工作的順利進行。第三，隨著時代的發展及科學文化的日益進步，檔案利用工作同檔案保護技術的聯系也在日益密切，可以說兩者是相互聯系，相互影響，相互依存，共同促進；第四，維護檔案信息傳播的制控安全也應在檔案利用過程中得到體現。

2.檔案利用安全是檔案保護的收關環節。

第一，就檔案館、室業務工作的流程看，檔案利用安全工作正好處于最后階段，即檔案利用階段，所以有人形象地又將檔案利用安全稱為“后端保護”；第二，從檔案保護的階段性意義上看，檔案由“前端保護”（指檔案形成、收集、整理階段的保護）轉為“后端保護”，其所處的時間與工作狀態是不一樣的。“后端保護”時檔案所處的時間更久遠，保護條件更復雜，其安全工作任務也更嚴峻；第三，“前端保護”時，因工作不規范或人為失誤所造成的安全隱患會加大“后端保護”的工作難度；第四，隨著檔案利用工作的開展，會有許多安全隱患逐步暴露出來。

3.進一步作好檔案利用安全工作是發展檔案事業的需要。

檔案資源是檔案事業賴以生存和發展的唯一不可或缺的重要社會資源，只有在檔案利用工作中實施利用與保護并舉之策略，檔案之樹才會永遠長青，檔案事業才會不斷健康發展。為此，新中國成立以來，黨和國家非常重視檔案利用安全工作。早在1983年國家檔案局公布的《檔案館工作通則》中就有“檔案館為利用者提供檔案，應盡量以復制件代替原件。檔案原件一般均不得借出館外。”等內容。體現了國家對檔案利用安全的重視。《檔案法》頒布實施后更將維護檔案利用安全提升到法制的高度，對檔案利用中可能出現的嚴重危害檔案安全的行為，做了明確的法律規定，為檔案利用安全工作開展提供了法律依據與保證。

二、對檔案利用安全工作的建設性意見

1.強化檔案利用安全意識建設。

檔案利用涉及到社會的方方面面，檔案利用安全工作也不僅僅是檔案部門與檔案人員的事情，需要引起社會有關各方面的廣泛重視與協同配合。《檔案法》第一章第三條規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”所以，強化社會檔案利用安全意識是做好檔案利用安全工作的前提。首先檔案館室及檔案人員要充分明確做好檔案利用安全工作的重要性，積極宣傳檔案利用安全工作，不斷了解新情況，研究新問題，推動檔案利用安全工作深入開展，為社會做出表率；其次，各級領導特別是主管檔案工作的領導，要經常過問和重視檔案利用安全工作，理解和支持檔案館室及檔案人員的工作，并依法滿足檔案利用安全工作的需要；第三，社會和廣大利用者要掌握和了解檔案利用安全工作知識及相關法律規定，主動配合檔案部門及檔案人員做好檔案利用安全工作，切實遵守相關制度及法規，努力維護檔案利用安全工作秩序。只有社會相關各方形成共識、協同配合，檔案利用安全工作才會受到應有重視，有為有位。

2.加強檔案保護設施的科學投入。

配置和使用檔案安全保護設施是檔案館室檔案保護工作的基本物質條件，也是《檔案法》賦予各級政府機關及相關單位與個人的責任和義務，但如何配置和使用檔案保護設施，卻應根據各檔案館室的具體條件而定。為此，各檔案館室要在嚴格執行國家檔案保護技術規范標準的前提下，結合館室實際狀況科學配置和使用設備設施資源。既不要脫離實際地追求高標準，也不要不講究科學，隨意配置使用。有條件而無為不投入或追求高標準亂投入都是不可取的，對檔案保護也是無益的。同時，配置的檔案設施必須得到合理使用，要充分發揮其科學性能，切實起到安全保護檔案的作用，決不能配而不用或亂配亂用。只有堅持檔案保護設備設施的科學配置，堅持一切從檔案安全保護的實際出發，并努力實現檔案利用安全設備設施的科學化、現代化，才能為檔案利用安全乃至整個保護工作的開展打下堅實基礎，才能真正滿足日益發展的檔案保護工作形勢的需要。

3.大力推進檔案利用安全工作常規化、法制化建設。

建國以來，伴隨我國檔案工作規范化、法制化步伐的加快，檔案利用安全工作制度化建設已取得很大成果。特別是在各級各類檔案館、室中早已普遍建立了包括檔案利用安全在內的各項檔案業務工作制度。《檔案法》的頒布實施，更為檔案利用安全工作提供了強有力的法律保證。然而，近年來隨著社會改革的不斷加快，檔案利用安全形勢發生了很大變化，原有的檔案利用安全制度應得到及時修訂和完善，檔案利用安全工作的常規化管理也必須得到有效堅持與加強。因此，當務之急應借《檔案法》重新修訂之機，重新健全檔案利用安全規范，進一步強化其實用性、科學性和可操作性，充分調動相關各方面工作的積極性、主動性。當務之急，要加快檔案利用安全工作的常規化和法制化建設步伐，并在實踐中強化包括檔案利用安全技術在內的檔案保護技術的創新，進而不斷實現其現代化建設目標，開創檔案利用安全工作的新局面。

總之，要使檔案利用安全工作取得新的進展，就必須全面提升社會檔案利用安全意識，加強檔案保護設施的科學投入，努力實現檔案利用安全工作的常規化、法制化建設，只有擺正檔案利用安全工作位置，并不斷加以建設，檔案利用安全工作才不會偏離正確的發展軌道。