如何做好辦公室的行政事務(wù)管理工作

薛萬里

摘要：辦公室作為一個(gè)綜合的?全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行?調(diào)研?智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草?督辦協(xié)調(diào)?業(yè)務(wù)接待?通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下?協(xié)調(diào)左右?聯(lián)系內(nèi)外的樞紐?新的形勢(shì)對(duì)辦公室強(qiáng)化政務(wù)?搞好行政事務(wù)?規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求?通過這些年來對(duì)辦公室工作，我對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作有了深刻的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);辦公室;管理工作

Abstract：as a comprehensive and comprehensive office，the office not only undertakes the macro management functions such as execution，research and think tank，but also undertakes the micro service tasks such as document drafting，supervision and coordination，business reception，communication sending and receiving，etc.It is a connecting link between the preceding and the next，coordinating the left and right，and connecting inside and outside.The new situation puts forward higher requirements for the office to strengthen government affairs，do a good job in affairs，standardize services and so on.Through the office work in recent months，I have a deep understanding and experience of office administration.Key words：administrative affairs，office，management work

一、充分認(rèn)識(shí)辦公室行政事務(wù)管理工作的重要地位

畢淑敏說，是的，我很重要。我們每一個(gè)人都應(yīng)該有勇氣這樣說。我們的地位可能很卑微，我們的身份可能很渺小，但這絲毫不意味著我們不重要。重要并不是偉大的同義詞，它是心靈對(duì)生命的允諾。

辦公室是一個(gè)單位的“窗口”。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地?經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的?行政事務(wù)管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)?重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個(gè)“窗口”來看待和評(píng)價(jià)單位的工作?

另一方面，從提高辦公室整體效率看，其他部門只負(fù)責(zé)本部門系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的合理?準(zhǔn)確?及時(shí)的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)?處理?解決?辦公室行政事務(wù)人員要找準(zhǔn)?認(rèn)識(shí)到行政事務(wù)管理工作特定的位置和職能，牢固樹立服務(wù)觀念;只有積極努力?耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)?為部門服務(wù)，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，才能提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序、穩(wěn)定、正常的開展?

二、正確把握辦公室的行政事務(wù)管理職能

從行政事務(wù)管理的角度來看，辦公室面對(duì)的工作主要是上級(jí)部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政事務(wù)工作，面對(duì)的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員?辦公室的行政事務(wù)管理職能主要有四個(gè)方面?

（1）行政事務(wù)人員需要掌握明細(xì)記錄表分類法

行政事務(wù)人員在日常的工作當(dāng)中，由于需要對(duì)于事務(wù)處理較為繁雜接觸的各類事件較多并且較亂，很容易影響行政事務(wù)人員的工作規(guī)范性，所以行政事務(wù)人員在日常的工作當(dāng)中需要利用合適的方法和技巧，使工作能夠具有規(guī)范化和流程化。所以在日常工作當(dāng)中行政事務(wù)人員要選擇明細(xì)記錄表分類法。明細(xì)記錄表分類法也被稱作為臺(tái)賬記錄法，就是指行政事務(wù)人員在進(jìn)行工作的過程當(dāng)中，將自己的工作范圍以及工作內(nèi)容進(jìn)行有針對(duì)性的記錄和分析，通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行和數(shù)據(jù)的維護(hù)，從而在工作的過程當(dāng)中更好的進(jìn)行，起到事半功倍的工作效果，有助于提升行政事務(wù)人員的工作效率和質(zhì)量。

（2）助手作用?辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)加強(qiáng)部門管理?維護(hù)正常工作秩序?保證工作質(zhì)量起到組織?執(zhí)行的重要作用?

（3）參謀作用?行政事務(wù)人員要學(xué)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導(dǎo)參謀?

（4）協(xié)調(diào)作用?辦公室在管理工作中的確需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級(jí)主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系?起著承上啟下?聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用?

（5）保障作用?既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)?

三、做好辦公室行政事務(wù)管理工作的關(guān)鍵

發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)?在行政管理崗位上必須做到忠于職守?善于思考?勇于創(chuàng)新?樂于奉獻(xiàn)?

（1）要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)矛盾和問題?在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，甘于吃苦，樂于奉獻(xiàn)，講究原則性?規(guī)范性?要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致?一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己?無論是大事?小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦?不誤辦?不錯(cuò)辦?

（2）要努力提高能力，主動(dòng)適應(yīng)辦公室工作的新要求?辦公室的行政管理工作面廣，綜合性強(qiáng)，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀?助手?要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對(duì)新知識(shí)?新問題的學(xué)習(xí)研究，在規(guī)范服務(wù)?搞好事務(wù)上要主動(dòng)去想?主動(dòng)去做?

（3）要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系?辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成?因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛在能力?辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補(bǔ)自己之短，多與其他同事溝通，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，提高工作質(zhì)量和效率?

參考文獻(xiàn)：

[1] 程龍.行政事務(wù)管理工作創(chuàng)新的相關(guān)對(duì)策研究[J].科技資訊，2018，16（17）：125-126.

（作者身份證號(hào)碼：320902196801111098）