新時期事業單位檔案的數字化管理

李靜輝

摘 要：隨著經濟的迅速發展以及科技水平的顯著提高，現階段人們的生活方式和工作方式也受到了強烈的影響，并逐漸向數字化發展。作為一項任務龐大、信息存量較多的工作，事業單位的檔案管理也實現了數字化，這不僅提高了檔案的使用效率，而且為事業單位管理工作的順利進行提供了保證。本文將圍繞事業單位檔案資料數字化管理的必要性以及具體的系統完善措施做出分析和探討。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化

事業單位檔案的數字化管理是一種將計算機信息技術作為基礎，通過數字化檔案管理方式將檔案和文件內的各項信息進行數字化篩選，最后根據篩選結果進行分類，這一過程中還能夠利用互聯網信息技術對檔案內的信息進行監督管理。這種數字化管理方式彌補了傳統的人工管理方式的不足，具有方便快捷的特點，因此值得各事業單位引入使用。

1 新時期事業單位檔案數字化管理的必要性

事業單位的檔案資料主要包括文書檔案、基建檔案、人事檔案三大部分，這些檔案的內容對于單位的決策者和管理者來說都是十分重要的，因此要求檔案資料管理系統能夠具備提供充足信息、方便快捷查詢等特點。然而，就傳統的人工管理方式而言，不能完美的達到這兩項要求。因此，為了改善這一狀況，實現事業單位檔案資料的數字化管理顯得十分必要。具體而言可以從以下三個方面展開分析：其一，檔案管理數字化有利于提高事業單位的經濟效益。隨著經濟的迅速發展，當前各事業單位中檔案資料的信息量越來越龐大。在傳統的人工管理方式下，事業單位只能通過增加辦公人員和辦公費用來解決這一問題，這就導致事業單位的成本大幅增加。數字化檔案管理系統完美的解決了這一問題，由此減少了事業單位的成本支出，因此也就意味著提高了其經濟效益；其二，檔案管理數字化有利于提高辦公效率。在傳統的人工管理方式下，檔案資料只有在歸檔后才能夠進行查詢。然而，大部分事業單位的工作都是連續不斷進行的，且其中涉及到的檔案資料數量繁多，這就導致在很多情況下部門的工作遇到不能查閱資料的阻斷，進而對辦公效率產生影響。檔案資料的數字化管理能夠快速對檔案資料進行歸集整理，且其中有關資料的查詢是十分方便快捷的，因此在很大程度上彌補了傳統管理方式的不足，提高了辦公效率；其三，檔案管理數字化提高了檔案的利用率。在檔案資料數字化管理系統下，檔案資料能夠保存的時間更久，用戶也可以更加便捷的查詢到所需檔案，因此大大提高了檔案的利用效率。

2 新時期事業單位檔案數字化管理的具體措施

2.1 建立事業單位檔案管理系統

事業單位的數字化檔案管理需要借助計算機網絡將其內部的各項檔案進行歸集整理，其中包括將以前的檔案資料以數字化形式儲存到數據庫中，最新最近的數據則通過歸集分類保存到計算機內，這一檔案管理方式實現了事業單位檔案管理的整體有序，保證了工作人員及其他相關人員調取資料時的方便快捷。為了實現事業單位檔案管理的數字化，首先需要通過計算機建立完備的檔案管理系統，且這一系統的建立需要事業單位從自身管理的情況及其他需求情況出發，并由此確定相應的設備設施。在這一過程中，最基本的步驟就是在事業單位內部建立完善的局域網，這樣才能建立起一個聯網性質的檔案儲存數據庫，實現事業單位大規模檔案的統一儲存和管理。

2.2 劃分事業單位檔案管理工作的責任

在事業單位傳統的檔案管理工作中，會專門設置檔案管理人員來負責檔案數據信息的收取、整理、分類及保存。在這一過程中，雖然檔案管理人員的工作量較大，但是其中的責任是十分明確的。隨著事業單位檔案的數字化管理逐漸深入，單位高層必須針對檔案管理方面的轉變做出相應的調整措施，包括對管理人員工作崗位、工作責任的劃分和調整。然而，鑒于事業單位內部的各項工作是連續不斷運轉的，且檔案資料增加的速度十分之快，這就加重了調整工作的復雜性。為了解決這一問題，實現檔案管理工作的責任劃分，事業單位需要按照數字化系統的運行要求在每一步驟設立相應的責任崗位，并要求每一步驟的工作人員能夠快速完成各自部分的工作并及時向下一步驟的工作人員交接。這一方式不僅明確了各自的責任，而且在很大程度上提高了事業單位檔案數字化管理的工作效率，因此具有顯著的優勢。

2.3 完善事業單位檔案管理工作的規章制度

盡管事業單位檔案的數字化管理與傳統的人工管理方式相比更加方面快捷，但是其中仍然涵蓋了繁多且復雜的工作內容。具體而言，其中主要涉及到的內容包括事業單位現有檔案資料的掃描、檔案資料統計表格的制作、會計部門檔案資料的記錄、單位會議內容與發展規劃的記錄等，且這些檔案資料需要一一進行歸集、分類和保存。

2.4 加強事業單位檔案資料的安全管理

作為數字化檔案管理工作的一項重要內容，檔案資料的安全管理值得各事業單位給予更多的重視程度。針對檔案系統安全管理的有效完善措施，主要可以分為以下方面：第一，事業單位在為檔案資料建立數據庫的時候，一定要對各生產廠家和供應商做出仔細認真的篩選，并根據自身的管理特點以及設計標準選擇合適的、有安全保證的設備，這樣才能使建立出來的檔案資料數據庫很好的為自身服務；第二，事業單位應該時刻關注設備的使用情況，及時添置數字化檔案管理軟件設施，為后續的功能升級做好充分的準備，這樣才能保證這一數字化檔案管理系統的與時俱進；第三，事業單位需要根據檔案資料的重要程度設置不同級別的保護設施，防止不法分子打入事業單位內部竊取機密信息。

3 小結

綜上所述，檔案管理的數字化系統能夠充分利用計算機技術的優勢，為事業單位檔案資料管理工作的有序進行提供了保證，為事業單位經濟利益的提升也做出了一定的貢獻?；诖?，事業單位應該通過不斷的探索完善這一系統的運行，推動其在檔案管理中的作用充分發揮。

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