淺談高速公路企業電子文件命名管理工作

摘要：為加強高速公路企業電子文件命名管理工作，本文從高速公路企業電子文件命名管理現狀、加強電子文件命名管理工作措施、命名方法等三方面來闡述電子文件命名管理工作。

關鍵詞：高速公路；電子文件；命名管理

隨著辦公網絡的自動化和智能化趨勢，高速公路企業電子文件數量激增，電子文件的命名也存在巨大的差異，為保存好電子文件，做好電子文件的收集、歸檔、利用工作，需要統一規范電子文件的命名管理工作。

1 高速公路企業電子文件命名管理現狀

在電子文件的歸檔管理過程中，由于電子文件的來源廣泛、個人工作習慣等原因，普遍存在以下問題：

1.1 缺乏統一性

很多企業在電子文件的使用過程中，并未對電子文件的命名提出具體的命名規則或制度規定，普遍存在單純依靠電子文件提供者來命名，缺乏對電子文件命名規則的約定和監督檢查，造成各自為戰、命名五花八門的局面。

1.2 來源廣泛、形成點多

企業電子文件來源于外單位和內部各個部門，來源廣泛；另外從命名的各環節來看，每個環節都有自己命名的理由，或者是從利于管理的角度來命名；而且具體到每個環節上的電子文件命名者，或多或少都會根據自身的知識背景、自身工作習慣和管理環境來對電子文件進行命名。

1.3 隨意性大

在企業電子文件的命名過程中，人為的因素會影響到文件名的產生和更改，在各環節都可能對電子文件命名進行更改，導致普遍存在電子文件一文多名，或者從電子文件命名來看，根據無法找到命名與文件內容之間的聯系，對日后的查詢利用和管理帶來了困難和隱患。

2 加強高速公路企業電子文件命名管理的思考

2.1 建章立制，制訂電子文件命名管理制度

企業需制訂關于電子命名管理規范化的制度，建立統一的電子文件命名規則和標準，以此來對電子文件命名管理工作起到引領作用，使電子文件命名工作有章可循。

2.2 統一電子文件命名法

企業在建立電子文件命名管理制度的基礎上，需統一命名方法，要求在電子文件的一定范圍內使用統一命名方法，無論任何人在對電子文件進行命名時都要按照統一的方法來命名，不得因人而異、隨意改變電子文件命名方法。

2.3 保證電子文件名稱的唯一性

對電子文件的命名進行管理，主要目的是為了確保文件名稱的唯一性，避免大量存在命名無規則、重復性的電子文件；同時，也是為了方便日后的查詢利用，確保電子文件的命名與文件內容之間存在對應關系，便于快速檢索和查找電子文件。

3 高速公路企業電子文件命名方法

企業電子文件命名應當遵循唯一、確切、規范、簡明的規則，以便后期的各種處理和查詢利用。高速公路企業電子文件主要包括公文類、合同類、工程類、音像類等文件，命名方法有以下幾種：

3.1 文號+文件題名

公文類電子文件名命名規則可設定為：“文號”+“文件題名”。如：文號為“粵江中〔2017〕1號”、文件題名為“關于V134版本費率抽樣核對的復函”，則電子文件名應為“粵江中〔2017〕1號關于V134版本費率抽樣核對的復函”。

如電子文件雖有題名但無法揭示出文件的實際內容和成分，應重新擬寫，將重擬的題名附于原題名后，外加“[ ]”。如：2017年7月司務會議通知的文件題名為“會議通知”，則電子文件名應為“會議通知[2017年7月司務會]”。

人事任免通知等公文的標題通常只標注一個或部分人名，應加上該文任免的、涉及本單位其他有關人員的名字。如：文號為“粵江中〔2017〕149號”、文件題名為“關于張三等同志職務任免的通知”，則電子文件名應為“粵江中〔2017〕149號關于張三等同志職務任免的通知[李四、趙五]”。

3.2 合同編號+合同名稱

合同類電子文件名命名規則可設定為：“合同編號”+“合同名稱”，合同名稱應盡量保持唯一性，統一按“年份”+“項目名稱”命名。如：合同編號為“YJZ201703008/ZH003”、合同名稱為“聘請2017年度常年法律顧問合同”，則電子文件名應命名為“YJZ201703008_ZH003 聘請2017年度常年法律顧問合同”（由于“/”不能作為電子文件名，則統一改為下劃線“_”）。

3.3 年份+工程名稱+文件名稱（或：年份+工程名稱+文件名稱+合作單位）

工程類電子文件命名規則設定為：“年份”+“工程名稱”+“文件名稱”。如：年份為“2016年”、工程名稱為“中江高速沿線綠化補植工程”、文件名稱為“價格審核表”，則電子文件名應命名為“2016年中江高速沿線綠化補植工程價格審核表”。

報價資料、資質材料、投標邀請書、中標通知書、退還投標保證金審批表、中標候選人公示等電子文件，需加“[合作單位]”。如：年份為“2016年”、工程名稱為“中央分隔帶改造工程”、文件名稱為“中標通知書”、合作單位為“XXX有限公司”，則電子文件名應命名為“2016年中央分隔帶改造工程中標通知書[XXX有限公司]”。

3.4 年份+事由+拍攝/錄制時間

音像類電子文件名設定為：“年份”+“事由”+“拍攝/錄制時間”，“拍攝/錄制時間”統一采用8位阿拉伯數字。如：年份為“2017年”、事由為“1月經營班子會議錄音”、錄制時間為“2017年1月10日”，則電子文件名應命名為“2017年1月經營班子會議錄音20170110”。

4 結語

由于高速公路企業電子文件數量繁多，高速公路企業電子文件命名管理現狀普遍存在缺乏統一性，來源廣泛、形成點多，隨意性大等現象，規范電子文件的命名管理工作勢在必行。本文認為可以采取建章立制、制訂電子文件命名管理制度，統一電子文件命名法，保證電子文件名稱的唯一性等措施來加強高速公路企業電子文件命名管理工作。為確保電子文件命名的唯一、確切、規范、簡明，針對高速公路企業公文類、合同類、工程類、音像類電子文件，提出了“文號+文件題名”“合同編號+合同名稱”“年份+工程名稱+文件名稱（或：年份+工程名稱+文件名稱+合作單位）”“年份+事由+拍攝/錄制時間”的電子文件命名法。

參考文獻：

[1]徐瑩.關于電子文件命名的若干問題[J].蘭臺世界，2006（8）：15.

[2]陳燕軍.對綜合檔案館電子文件命名的幾點認識[J].黑龍江檔案，2011（2）：92.

作者簡介：李碧秋（1986），女，碩士，廣東江中高速公路有限公司經濟師，研究方向：檔案管理。