人力資源人事檔案管理存的問題及對(duì)策

劉慧

【摘 要】社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，隨著各方面要求的提高，人力資源管理中的檔案管理也顯得尤為重要。人事檔案是每個(gè)人生命歷程的縮影，它記錄了一個(gè)人的成長軌跡。人事檔案管理是人力資源管理中最為基礎(chǔ)最為核心的一項(xiàng)工作。做好人事檔案管理工作可以給企業(yè)單位帶來更高的效益。不過，在人事檔案的管理過程中筆者發(fā)現(xiàn)還存在一些問題，針對(duì)這些問題本文給出了一些解決的方案，為提高企業(yè)中的檔案管理水平提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】人力資源；人事檔案；檔案管理

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，人力資源在企業(yè)發(fā)展過程中的地位越來越重要，現(xiàn)代人力檔案的管理也已經(jīng)成為企業(yè)中非常重要的一項(xiàng)工作。二十一世紀(jì)最為重要的是人才，一個(gè)企業(yè)如何辨識(shí)人才，任用人才，管理人才顯得尤為重要。做好人事檔案管理工作能給企業(yè)提供更有效的資源和途徑，能夠優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，整合人力資源管理，提高人力資源素質(zhì)，能夠幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率，更好的發(fā)展企業(yè)自身，服務(wù)社會(huì)。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案資料失真

人事檔案是一個(gè)單位和企業(yè)非常重要的信息庫、數(shù)據(jù)庫，這里記錄了每一位員工的基礎(chǔ)信息。人事檔案管理作為一個(gè)企業(yè)非常重要的一部分，但是由于一些傳統(tǒng)的老舊的管理方法，使得人事檔案出現(xiàn)了一些失真的情況。比如在記錄人員檔案的時(shí)候采取人工記錄的方式，由于工作人員的不細(xì)心就可能出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。也有的是由于隨著現(xiàn)在社會(huì)高等學(xué)歷的普及，電大、夜校、函授班越來越多，學(xué)歷質(zhì)量上難以把控，受利益的驅(qū)使，存在一些學(xué)歷造假的情況，使得現(xiàn)在檔案的真實(shí)性和可靠性難以得到保證。

（二）人事檔案管理水平不夠

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的資料越來越多，管理的難度越來越大，對(duì)檔案的管理越來越需要更專業(yè)的的人員來管理。現(xiàn)在在檔案管理崗位上的工作人員，大都是一些年齡較大的同志，有的眼睛花了，甚至找一些資料都比較困難；管理檔案的人員不夠?qū)I(yè)，往往是由其他職位的人員兼職著管理檔案，那么在檔案管理的日常工作中及方法創(chuàng)新上就會(huì)少了很多精力，只能是簡單的收集、分類、統(tǒng)計(jì)、整理等；甚至有些管理者自身素質(zhì)偏低，對(duì)于人事檔案的管理在思想上不夠重視，工作上馬馬虎虎，敷衍了事，使得檔案雜亂無章，難以找尋。這就需要提高人事檔案管理人員的個(gè)人水平，才能使得檔案的管理工作能夠做的好，做的出色。

（三）人事檔案資料利用率太低

管理檔案的工作人員沒有意識(shí)到對(duì)人員檔案的開發(fā)利用。每個(gè)人在走上工作崗位的同時(shí)，他的人事檔案資料也隨之進(jìn)入單位，檔案資料被裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，束之高閣。然后，人事檔案的的資料就是簡簡單單的查閱。其實(shí)，這樣并沒有最大化的利用人事檔案資料。除了資料的收藏、歸檔和查閱功能之外，它還可以給企業(yè)提供人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)信息，給人力資源管理工作提供一些參考和借鑒。

二、檔案管理中發(fā)現(xiàn)問題的解決方案

（一）完善檔案管理制度

沒有一個(gè)健全完善的管理制度，對(duì)于檔案的管理工作就會(huì)人心浮躁，散亂無章。制定完善的檔案規(guī)章制度，使檔案管理工作規(guī)范化，將檔案管理工作納入年底考核績效評(píng)價(jià)體系，獎(jiǎng)懲有規(guī)則可依。嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，在收集人事檔案資料的時(shí)候，應(yīng)該進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)，認(rèn)真的檢查，工作中錄入的所有信息一定要完整、真實(shí)、有效。對(duì)錄入的信息，更要做好監(jiān)督檢查工作，確保所有的信息錄入準(zhǔn)確無誤，保證檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）提升檔案管理人員的自身素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)引進(jìn)招錄一些具有專業(yè)水平的檔案管理人員；對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員加強(qiáng)思想道德教育，讓其在思想上對(duì)人事檔案管理工作得到充分認(rèn)識(shí)；引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，培訓(xùn)檔案管理人員提高檔案管理的相關(guān)技能；講解一些管理中出現(xiàn)的實(shí)際情況，豐富檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。通過這些舉措使檔案管理人員自身素質(zhì)有一個(gè)更高的飛躍。這樣，在以后的人事檔案管理中，才能有章有序，游刃有余。

（三）提高檔案的利用率

檔案管理中的設(shè)備比較陳舊，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)增加對(duì)檔案管理的資金投入，為檔案室配備一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，例如：電腦，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)等，首先在硬件上武裝起來。其次落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)，建成人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，用先進(jìn)的科技手段，落實(shí)現(xiàn)代化辦公條件，這樣大大提高了搜索查詢的速度，縮短了人工查詢的時(shí)間，提高了辦公效率；再次豐富檔案的個(gè)性化內(nèi)容，比如個(gè)人的性格特征，興趣愛好，家庭和社會(huì)關(guān)系，完善個(gè)人能力特長，工作成果業(yè)績等信息，全面完整地反映個(gè)人的學(xué)識(shí)能力，專業(yè)素養(yǎng)等相關(guān)信息。為單位選拔人才提供更充分更有利的數(shù)據(jù)信息保障。

三、結(jié)束語

人事檔案作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，與時(shí)俱進(jìn)。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，才能使人事檔案更有效率的被利用起來，才能給企業(yè)帶來更多的價(jià)值。本文提出了人事檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題，并給出了問題的解決方案，為企業(yè)人力資源管理中的檔案管理提供一些參考和依據(jù)。

（作者單位：山東省單縣人力資源和社會(huì)保障局）