人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

孫品

【摘 要】事業(yè)單位的檔案管理重點在于人事檔案，科學做好人事檔案管理能夠優(yōu)化人力資源配置。文章主要介紹了當前人事檔案管理存在各種各樣的問題，介紹了人事檔案管理的重要性，就科學提高人事檔案管理水平作出初步探索。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；優(yōu)化

一、.人事檔案管理的重要性

（一）體現(xiàn)個人閱歷

每個人從上學到工作，整個閱歷都可以通過其人事檔案來體現(xiàn)。所以做好人事檔案管理工作意義重大。人事檔案管理人員必須高度重視自己的工作，認識到自身工作的責任和重要性，認識到通過自身工作的細致表現(xiàn)，可以讓每個人的檔案更加真實和完善，通過對于檔案的管理與歸檔可以為每個人提供有效的幫助。只有認識到自身工作的責任感，才能對工作更加的充滿熱情，才能更好的投身于人事檔案管理工作中去。

（二）是科學使用人才的重要參考依據(jù)

隨著中國的改革開放的深入發(fā)展，人事檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)代檔案管理工作越來越規(guī)范，對我們加強人事檔案管理開發(fā)和利用提出了更高的要求。人事檔案是由本人的原始材料和歷史文獻組成的，它充分記錄了個人的政治思想和性格、業(yè)務(wù)能力、知識水平、工作狀況和工作業(yè)績、為組織部門全面地、歷史地考察了解和使用人才提供依據(jù)，并為國家積累檔案史料。人事檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性和服務(wù)性的工作，其管理內(nèi)涵、標準、方法和手段是隨著社會的發(fā)展和人事制度的改革而不斷更新的。人事檔案反映了個人經(jīng)歷、工作能力，人事檔案由于其真實性、原始性、較強機密性，是考察人才的重要研究手段，因此，管好用好人事檔案對人才資源開發(fā)中起著重要的作用。

（三）體現(xiàn)相關(guān)部門的工作質(zhì)量

評價人事檔案管理部門工作的質(zhì)量和效率主要參考的就是人事檔案的工作是否完整和真實，要想提高人事檔案的真實性，提高其完整性，就要不斷創(chuàng)新相關(guān)體系，完善有關(guān)規(guī)章制度，提高工作的合理性，這對于人事檔案管理部門來說具有重要意義。

二、提升人事檔案管理水平的優(yōu)化途徑

（一）制定有效的人事檔案管理制度

要想更加優(yōu)化人事檔案管理工作，制定有效嚴禁的管理制度是非常有必要的。制度建立后，就可以有法可依，依據(jù)制度層層落實，將工作做細做實。為此，人事檔案管理單位要從以下幾個方面做好人事檔案管理制度的建立工作：首先，確定人事檔案管理的規(guī)范性。規(guī)范的檔案管理工作可以為后續(xù)的工作帶來便利，因此，檔案管理部門可以多學習國內(nèi)一些先進地區(qū)的檔案管理辦法，將別人先進的管理規(guī)范與自己人事部門的實際情況結(jié)合，制定適合本部門的檔案管理規(guī)范。其次，對管理人員制定嚴格的獎懲措施。嚴格的制度可以帶動人員的工作積極性，對于工作認真，工作效率高，為人事檔案管理工作提供更多幫助的人員給予獎勵，通過這樣的獎勵可以有效的帶動所有人事檔案管理人員的積極性。

（二）提高人事檔案管理人員的綜合水平

每一個檔案管理人員的綜合素質(zhì)都會影響用人單位的相關(guān)工作開展，如果其綜合水平比較低，那么很難做好檔案管理工作，要想進一步提高人事檔案管理人員的綜合水平，就要從以下幾個角度出發(fā)：第一，要做好相關(guān)的培訓工作。只有合理安排培訓工作，才可以讓員工明確自身崗位職責，更好的融入工作當中，不管是專業(yè)知識培訓，還是綜合素質(zhì)的培訓，都會對人事檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。第二，要合理設(shè)置人事檔案管理工作人員，通過新老員工的搭配，可以讓部門既注入新的力量，又有經(jīng)驗豐富的員工，有利于提高工作效率。

（三）加強人事檔案的信息化管理

增加計算機在干部檔案管理中的應(yīng)用范圍，建立人事信息庫，便于快速準確地掌握每個工作人員的歷史和現(xiàn)狀資料，為領(lǐng)導和人事部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)、建立檔案收集和歸檔制度，及時收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷豐富檔案材料的內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時收集員工在各項工作中的獎懲，各種新知識、新技能、新理論的培訓情況等，及時更新到檔案中，為信息利用增加新鮮內(nèi)容，這是信息化管理工作的基礎(chǔ)。建立和完善各種人事信息庫，做好平時的儲存管理工作，要有創(chuàng)新意識，合理配置人才檔案資源，挖掘人才潛能，使人事檔案工作更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

（四）創(chuàng)新更多的人事檔案管理的方法

合理的人事檔案管理方法可以讓人事檔案管理工作起到事半功倍的效果。創(chuàng)新更多的適合人事檔案管理的方法也是提升人事檔案管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為此，人事檔案管理單位必須從根本上創(chuàng)新適合本單位的管理方法。比如，在人事檔案管理中，可以分組分片進行，將所有的人事檔案根據(jù)人員的地區(qū)進行分組，并將分組的人事檔案進行分人管理。這樣通過分組分類管理，提供了工作效率，縮短了工作時間。另外，在人事檔案管理工作中，可以制定各類運行表格，將近期工作和要開展的工作以運行表格的形式呈現(xiàn)，并將這些表格進行張貼，通過這樣的方式可以將工作進展一目了然，這樣無形的就給人事檔案管理人員以激勵，有效提升其工作積極性。

三、.結(jié)語

總的來說，人事檔案管理工作對于用人單位和個人都具有重要意義，必須加大重視力度。對于用人單位來說，要想真正提高人事檔案管理水平，一方面要提高管理人員的素質(zhì)，另一方面還要創(chuàng)新自身的管理方法，當然還要完善相關(guān)的制度，只有這樣才可以提高人事檔案管理工作水平，優(yōu)化目前的檔案管理工作，不管是對于用人單位自身，還是對于每一個員工未來的發(fā)展都具有重要的意義。

（作者單位：山東省單縣發(fā)展和改革局）