如何做好人事檔案管理

王建成

【摘 要】隨著檔案管理工作的發展，人事檔案管理工作越來越引起領導者的重視，做好這一工作，能夠為單位挖掘更多的人才，推動單位的可持續發展。本文結合工作實際，重點分析如何做好人事檔案管理工作。

【關鍵詞】人事檔案管理；對策

人事檔案是各級組織考察、了解和使用人員的重要依據，是黨政組織和企事業單位了解選拔人才的重要信息源。在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個人待遇、社會保障、組織關系、入團入黨、職稱評審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據，具有重要的憑證價值、參考價值以及法律效用。因此需要正確認識人事檔案的重要性，提高對人事檔案工作的重視程度。

1、人事檔案的重要性

1責任心

做好人事工作，必須有很強的工作責任心。不同的職業，對工作賦予不同的責任。教師有教書育人的責任；醫生有救死扶傷的責任；而作為人事工作者，責任就是對單位干部職工的人事檔案和干部任免資料負責。從小到每位干部職工的簡歷，大到關系到干部職工終身福利的工資晉升和調級等，每一個環節，都得親歷親為，確保每一位干部職工的人事檔案不缺一張表，不少一份材料。自從我接手人事工作以來，本著對干部職工高度負責的態度，我經常主動與組織、人事部門溝通，對部分干部職工檔案不齊全的、或是缺少任職文件等，都一一進行了查漏補缺，確保全局干部職工檔案的完整性。

2細致心

人事工作不像做統計專業，做錯了，再重新錄入匯總一次就可以。在處理人事工作時，即使你九件事都做好了，但只要一件事做差了一點點，就可能帶來不可估量的負面影響。在2006年全國統一推行的工資改革制度中，這是每個干部職工最關心的問題，為了這次工資改革，必須把每個人的信息填在信息登記卡里。比如同樣是大專文憑，如果填了是全日制的，工資就會加多幾十元，但如果填的是非全日制的，那工資將不變動。假如我們工作不夠細心，在這里填錯或是錄入錯了，那就算你其他的做得再好，再全面都沒用。因此，要做好人事管理工作，就一定要保持嚴謹細致的工作態度，做到細心、再細心。

3 機密性

人事檔案的內容涉及個人歷史記錄方面的情況，有的側面反映了一些重大歷史事件，有的存在個人私密的信息等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會提供服務。

4動態性

人事檔案建立后，內容隨著當事人人生發展將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須做好新材料的收集補充，力求檔案資料做到及時性。

2、人事檔案管理工作存在的問題

2.1人們檔案意識淡薄。在市場經濟的推動下，人們逐漸淡化了對人事檔案重要性的認識。有的人認為，現在選用人才重在現實表現，不注重人才的經歷和歷史業績，人事檔案也就沒有多大作用；還有的人認為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與己無關；這些情況表明，人們對人事檔案工作的重要性認識不足，對人事檔案不夠重視。

2.2人事檔案管理機制滯后。目前的人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚。缺少應有的生機與活力，機制的滯后已不能適應工作發展的需要。另外，對離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。

2.3人事檔案管理方法滯后。目前有的人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”的管理。重管理，輕服務，方法繁鎖，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高。檔案方法的繁鎖很大程度上是由于檔案工作本身的繁鎖所造成的，這就要求必須改進必要的檔案材料清理出來，及時做好破損、缺頁、不齊全材料的修復和收集工作，確保人事檔案材料的安全于完整。并且要及時收集和補充檔案材料。

3人事檔案管理問題的應對措施

3.1建立標準的人事檔案管理制度。新形勢下的人事檔案不僅僅是管理職務檔案，而是一項系統的綜合性工作，所以檔案管理的人員不能只是由單純的人事部門組成，而是要從各部門抽調人員，主要包括：單位領導、組織部人員、人事部等相關人員。需要各部門的參與才能建立一個比較合理高效的管理體系。人事檔案管理工作的進行要切實考慮各部門的情況，明確各部門的職能，相關責任分配到人，不能出現職能交叉的不良現象。

3.2建立人事檔案管理人員隊伍。為了保證人事管理工作的保密性和良好的服務性，要積極組織相關人員學習專業知識，建立一支具有高水平的人事檔案管理隊伍。并且對于工作突出的人員要加大培養力度，建立專業的認輸檔案管理研發隊伍，使人事檔案管理工作不斷得到創新發展，提高管理水平。

3.3實現人事檔案管理的現代化和信息化。為了適應社會主義現代化建設，對于人事檔案管理也要采取措施積極響應，使人事檔案管理更好地服務社會。對此，人事檔案管理部門要加強管理，提高工作人員的工作積極性和業務熟練度，確保工作能夠高效、準確地進行。要與現代科技發展相結合，通過利用計算機技術配合相關設備的使用實現快速反應，保證人事檔案安全，更好地為社會提供提供優質的服務。

3.4創新人事檔案管理辦法。改變以往檔案的收集方法，把信息的收集重點適當進行調整。傳統的人事檔案收集已經不能滿足現代化管理，可以通過把業務考核成績作為重點的辦法，彌補傳統方式沒法收集的缺陷。改進檔案的使用辦法，人事檔案管理組織通過計算機可以實現檔案資源的信息共享，本單位可以通過互聯網查閱相關人員的具體信息，如若單位人員發生改變，則該單位不再可以查詢該人員的具體信息，確保人事檔案的信息安全。

4總結：

要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質。檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。積極學習本單位專業對口的各項知識，熟悉各個環節的工作，只有這樣，才能使檔案管理工作有條不紊，更好地為部門以及某項專業性很強的工作提供優質、快捷服務。檔案管理人員還要通過不斷加強職業道德修養，來增強自己的使命感和責任感，通過責任心的加強，提高檔案管理的服務質量和服務水平。

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（作者單位：興隆縣社會保險事業管理局）