數字化技術在房地產檔案管理中的探討

盧冬梅

摘 要：隨著當今社會科學技術的迅速發展，“互聯網+”時代的到來，數字化技術必將是未來房地產檔案管理中不可或缺的重要組成部分。目前，城市建設迅猛發展和國家住房制度改革深刻影響了房地產業并且日益受到決策部門的關注，房產交易、抵押、租賃、擔保、測繪量極大造成了房屋交易更加頻繁，房地產檔案覆蓋范圍廣泛、產權變更日常交易化，增加了房產管理部門的日常辦公業務以及房產檔案的總量。

關鍵詞：房地產；檔案管理；數字化技術

1 導言

網絡化房產權屬檔案是城市房產行政主管部門在房產權屬登記、調查、測量、權屬轉移、變更等房產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄是城市房產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據。在以往的房地產檔案工作只是手工記錄滿足日常的查檔服務，而利用數字化技術可以使檔案隨時錄入隨即在計算機網絡里完成，方便快速的完成產籍登記、修改、統計、編目、查詢、打印等程序，有效的提高了檔案管理工作的效率。在數字化管理房地產檔案時，檔案文本是最原始的憑證需要入庫保存，平時依靠存儲在計算機的文字、圖表、聲像一體的多媒體信息進行服務。

2 數字化技術的特點

2.1 項目化特點

房地產企業的經營和運轉，均是以房地產項目為依據進行的，此種情況導致房地產企業的項目開發，是以時間順序展開的。因此，想要從整體上全面地對房地產企業的項目開發、項目實施、項目結果三者進行記錄，則檔案管理工作要對房地產企業所有的發展活動展開一次科學系統的分類，并遵循項目原則，收集和整理所有的項目資料。貫徹和落實項目原則，在此基礎上形成的房地產檔案，才具有系統性和科學性，項目原則下的檔案，具有更高的參考價值。

2.2 共存性特點

一般情況下，房地產企業在開發房地產時，其開發工作對象通常有兩種，一是特定區域，二是某個片區，而在房地產開發過程中，其開發模式，也以分棟建設模式為主。雖然，在實際的開發過程中，具體的工程以分散的形式進行，但是，無論是項目的審批還是項目的建設，或者是項目的管理，都是房地產企業以集中的方式展開的。

2.3 共有性特點

房地產企業進行的一切開發工作，都將以商品的形式體現出來，商品是開發工作的最終成果，商品被購房者購買后，購房者可以自行對自己所購買的商品檔案進行查閱，加深對商品的了解。房地產企業的管理人員，需要利用檔案對企業開發出來的商品進行科學、有效、系統地管理，而對于商品的購買者而言，可以利用商品的相關檔案，在商品發生質量問題、手續問題時，有效地維護自己的合法權益，向房地產企業進行索賠。

2.4 專業化特點

房地產檔案，是對房地產企業建設發展過程中所有重大歷史事件的真實記錄，也是房地產企業經營管理的具體體現。不同房地產企業中檔案內容相應的有所差別，但其側重點都是與房地產企業相關的內容。房地產檔案，是房地產企業發展的歷史史冊，真實記錄了發展過程中的重大歷史活動。因此，無論是記錄語言的使用上，還是記錄內容的選擇上，都具有一定的專業水準。

3 房地產檔案數字化管理目前所面臨的問題

當前我國有關檔案數字化管理發展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發展是長期的，在房地產檔案數字化管理的過程中漸漸的也出現了很多問題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產企業的業務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產企業的發展。在房地產檔案管理數字化開展的同時企業的相關人才結構很難滿足企業數字化發展的需要，相關技術能力還有待提升。

檔案管理數字化發展的過程中還將面臨如何處理傳統的信息錄入同現代化數字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統的信息管理模式較現代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數據的丟失，而面對房地產之一信息量和數據量都很巨大的行業而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環境的影響這些內容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。

4 房地產檔案管理中有效運用數字化技術的策略

4.1 建立數據化的系統和完善的內部平臺

在房地產領域，信息與數據是重要的財產，關系著人們利益，從房地產交易過程看，也是個人經濟能力與財產信息的情況統計，可以從房地產檔案資源上了解到一個人的資本情況，所以要通過建立數據化的系統，通過內部平臺的搭建，提高房地產管理的有效性與安全性。在工作管理過程中，數據的傳輸效果與其質量有著必然聯系，通過房地產數字化技術的運用，實現了數據傳輸平臺的構建，可以保障數據傳輸的高速性。為提高數字化管理效率，要重視一下兩點內容：首先，對于數據庫的組建，需要利用掃描技術，把掃描的資料進行數據庫組建，利用該形式，提高工作人員工作效率，也減少出錯率。其次，以有效的傳輸平臺構建為要求，把房地產檔案信息管理工作進行數字化整合，利用有效優化，實現傳輸的有效性，以此搭建更好的內部平臺，通過建立具有一定價值性的中心系統，保證傳輸數據的高效性與保密性，避免被利用或盜取。

4.2 加強創新型數字化技術人才的培養

房地產檔案管理，為提高工作人員的數字化技術運用效率，必然要構建一支具有專業水平的管理團隊，要求相關人員，要具備數字化技術操作能力，例如，具備設施的維護、升級能力。在進一步提高工作人員技術水平的同時，要實施有效的培訓，培訓要具有針對性，不同工作內容，制定不同的培訓機制，實現工作人員的專業化發展。利用管理水平提高，不斷推進數字化技術的高效運用，充分肯定其建設的意義與價值。

4.3 建立健全管理制度

在房地產檔案管理過程中，需要建立有效的管理制度，通過制度的構建，更好地推動數字化技術的運用效率，首先，要做好規劃和控制，制度制定過程要考慮數字化檔案信息的敏感性與機密性，規定形成有效的安全認識。避免因檔案數據的丟失或被盜取，造成一定的損失。其次，重視數字化系統環境的的構建，制度中要包括對于檔案機房出入的控制，要通過環境條件與保證管理工作，提升房地產資源的儲存效率。

5 結束語

總之，在與傳統檔案資源的管理對比過程中，數字化檔案管理的高效運用，符合時代發展，也迎來新的發展機遇，在房地產檔案管理過程中，以數字化為根本的管理模式，在開展工作時，相關人員要重視數字化檔案管理的特征，同時也要按標準開展，以此提高檔案數據的安全性，通過科學化的管理，提高檔案管理工作的服務水平。

參考文獻：

[1] 于明明.數字化技術在房地產檔案管理中的運用探索[J].城建檔案，2017（10）：16～18.

[2] 黃華.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].中國管理信化，2017（20）：162～163.