涉密辦公資產(chǎn)智能管控手段研究

凌冠華

摘要：本文在傳統(tǒng)辦公資產(chǎn)管控基礎(chǔ)上，充分依托智能物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，研究拓展了涉密辦公資產(chǎn)區(qū)域安全監(jiān)控、報(bào)廢提醒、遺失報(bào)警、非授權(quán)移動(dòng)報(bào)警等功能，結(jié)合位置感應(yīng)設(shè)備和射頻識(shí)別標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)可視化實(shí)時(shí)監(jiān)管，克服了傳統(tǒng)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)安全管理力度不足、手段單一的弊病，實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密辦公物品的全生命周期管控。

Abstract： This paper， on the basis of the existing office assets control， fully relies on advanced technology such as smart Internet equipment， mobile Internet， researches regional security monitoring， expands the assets loss alarm， unauthorized mobile alarm functions， combining location sensing devices and RFID tags， finally realizes the assets' visual real-time monitoring， to overcome the traditional assets management system in the disadvantages of insufficient efforts in safety management， in order to realize classified office items total life cycle control.

關(guān)鍵詞：涉密；辦公；智能；管控

Key words： secret-related；office；intelligent；control

中圖分類號(hào)：TP309 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）33-0022-02

0 引言

伴隨信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公設(shè)備等涉密資產(chǎn)在部隊(duì)機(jī)關(guān)廣泛應(yīng)用，由于應(yīng)用廣泛、自動(dòng)化程度高，極大提高辦公效率，為工作帶來(lái)諸多便利同時(shí)，也給安全保密帶來(lái)許多新問(wèn)題。涉密辦公資產(chǎn)一般指涉密的臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)載體和穿戴式智能電子設(shè)備等。由于涉密辦公資產(chǎn)數(shù)量大、范圍廣、存儲(chǔ)信息密級(jí)要求高，遺失后將引發(fā)嚴(yán)重安全隱患，有可能對(duì)單位建設(shè)發(fā)展造成無(wú)法估量的損失，因此，需要建立一套便捷高效、安全穩(wěn)定的涉密資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)精細(xì)化全生命周期管控[1]。

1 現(xiàn)狀和需求分析

辦公資產(chǎn)往往受外界環(huán)境、應(yīng)用技術(shù)、人為因素和日常管理等影響，在管理使用各環(huán)節(jié)都對(duì)安全性要求較高；當(dāng)前，部隊(duì)已逐步轉(zhuǎn)變思想觀念，逐漸從傳統(tǒng)的重視文電安全保密轉(zhuǎn)移到關(guān)注涉密辦公資產(chǎn)安全，對(duì)其購(gòu)置、使用管理有一套嚴(yán)格、規(guī)范的流程，但始終缺乏一整套先進(jìn)的技術(shù)管理手段作為支撐，未完全達(dá)到技防與人防相結(jié)合。傳統(tǒng)辦公資產(chǎn)管理是基于EXCEL表格，在電子表格中對(duì)資產(chǎn)按采購(gòu)日期和類別進(jìn)行編號(hào)，然后將統(tǒng)一規(guī)格的設(shè)備標(biāo)簽紙貼于設(shè)備表面，需進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)，則打印現(xiàn)有固定資產(chǎn)明細(xì)表，逐一進(jìn)行盤點(diǎn)清查，統(tǒng)計(jì)全部依靠人力完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且如果資產(chǎn)位置發(fā)生遷移和變動(dòng)，查找非常麻煩。因此，借鑒“互聯(lián)網(wǎng)+”思維充分引入智能高效的移動(dòng)設(shè)備技術(shù)，集成RFID射頻技術(shù)、二維碼、清查終端識(shí)別、高拍儀、位置感應(yīng)設(shè)備等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)以物聯(lián)網(wǎng)的理念管理辦公設(shè)備資產(chǎn)，通過(guò)智能終端快速完成資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的區(qū)域定位監(jiān)控，完成資產(chǎn)數(shù)據(jù)的數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)共享，并與現(xiàn)行相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享集成。

2 設(shè)計(jì)理念

著力搭建一套高效便捷、提醒智能、操作人性化的系統(tǒng)，根據(jù)用戶特點(diǎn)和角色，按照從菜單操作模式向事件驅(qū)動(dòng)模式發(fā)展、從管理模式向服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的設(shè)計(jì)思路，為特定角色提供量身定做的、訪問(wèn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息的安全通道和個(gè)性化應(yīng)用界面。

2.1 體系構(gòu)建。在體系上構(gòu)建從“入賬”到“調(diào)撥、使用、調(diào)劑、維修”，從“折舊”到“清查、處置下賬”，從“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”到“領(lǐng)導(dǎo)決策分析”全方位全生命周期的動(dòng)態(tài)管理體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)校涉密辦公資產(chǎn)管理工作的全面信息化。

2.2 管理流程。在管理流程上構(gòu)建了“使用人-使用單位-管理部門-財(cái)務(wù)管理部門”四級(jí)動(dòng)態(tài)實(shí)名制涉密辦公設(shè)備資產(chǎn)管理體系，落實(shí)了“責(zé)任到人、職責(zé)細(xì)化”的資產(chǎn)管理責(zé)任，徹底解決賬賬不符、賬實(shí)不符的問(wèn)題。

2.3 技術(shù)基礎(chǔ)。借鑒“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，集成RFID射頻技術(shù)、條形碼、二維碼、清查終端識(shí)別、高拍儀、位置感應(yīng)設(shè)備等技術(shù)設(shè)備，以物聯(lián)網(wǎng)的理念管理涉密辦公資產(chǎn)，顯著提高管理工作效率和工作質(zhì)量，大幅提升規(guī)范高效的管理水平。[2]

2.4 決策分析。系統(tǒng)提供豐富的查詢統(tǒng)計(jì)分析接口，引入了可視化工具使統(tǒng)計(jì)分析更直觀、充實(shí)，為部隊(duì)首長(zhǎng)決策提供了有效的數(shù)據(jù)支撐。

3 功能實(shí)現(xiàn)

結(jié)合傳統(tǒng)資產(chǎn)管控系統(tǒng)功能，綜合設(shè)計(jì)基于物聯(lián)網(wǎng)的智能管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)涉密辦公資產(chǎn)全生命周期管控，主要功能如下：

3.1 權(quán)限控制

權(quán)限操作是智能管控的基礎(chǔ)，明確了每名操作人員在系統(tǒng)中扮演的角色、地位和功能，根據(jù)涉密辦公資產(chǎn)日常管理、部門審核、財(cái)務(wù)審核和系統(tǒng)管理需要，分別設(shè)置不同管理人員不同需求的權(quán)限。

3.2 資產(chǎn)登記

涉密辦公資產(chǎn)入賬時(shí)，可根據(jù)部隊(duì)辦公信息化設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)流程，在系統(tǒng)中提交入賬申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門審核、打印標(biāo)簽、入賬單以及財(cái)務(wù)部門審核、報(bào)賬后完成資產(chǎn)入賬工作；資產(chǎn)入賬采用一物一卡（RFID標(biāo)簽）模式，根據(jù)驗(yàn)收單自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)卡片信息。通過(guò)實(shí)名制管理，在卡片上維護(hù)具體的資產(chǎn)類型、責(zé)任人、購(gòu)置日期、金額、使用部門、存放地點(diǎn)、使用方向等物品信息，進(jìn)行資產(chǎn)的精細(xì)化管理。通過(guò)高拍儀或者掃描儀采集圖片（外觀、銘牌照、安裝照片等）、發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的電子圖像材料，特殊資產(chǎn)（如文物陳列品）支持多媒體視頻材料的采集，并支持驗(yàn)收單、卡片、條碼標(biāo)簽（一維碼、二維碼、RFID）的打印。

3.3 資產(chǎn)變動(dòng)

對(duì)涉密資產(chǎn)主要屬性的變化進(jìn)行管理，如使用單位、使用人、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)現(xiàn)狀等，并可打印資產(chǎn)變動(dòng)報(bào)告單；如果資產(chǎn)現(xiàn)狀由“在用”變?yōu)椤伴e置”或“待報(bào)廢”時(shí)，自動(dòng)轉(zhuǎn)入調(diào)撥平臺(tái)、待報(bào)廢庫(kù)，以提升資產(chǎn)利用率。系統(tǒng)可支持資產(chǎn)變動(dòng)信息查詢，針對(duì)正在變動(dòng)或者已經(jīng)變動(dòng)的信息跟蹤查詢。需作資產(chǎn)信息變動(dòng)時(shí)，由具體使用人員或者管理員在系統(tǒng)中提交變動(dòng)申請(qǐng)，歸口部門進(jìn)行審核，確認(rèn)通過(guò)后，對(duì)RFID標(biāo)簽信息進(jìn)行更新。

3.4 資產(chǎn)處置

提供資產(chǎn)的報(bào)廢、報(bào)失、退庫(kù)、調(diào)出等管理功能，且可以對(duì)資產(chǎn)報(bào)廢未到年限進(jìn)行自動(dòng)提醒，并通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行處置信息的查詢與報(bào)表匯總統(tǒng)計(jì)。實(shí)施資產(chǎn)處置時(shí)，由具體使用人員或者管理員發(fā)起處置申請(qǐng)，相關(guān)部門審核通過(guò)后，完成資產(chǎn)處置過(guò)程。

3.5 資產(chǎn)維護(hù)

部隊(duì)涉密辦公資產(chǎn)損壞時(shí)，不同于普通設(shè)備維護(hù)，其檢查維修均有特殊要求，例如涉密設(shè)備嚴(yán)禁拆走帶存儲(chǔ)芯片的電路板或硬盤，其定期功能性檢查和泄密隱患排除都要求專業(yè)維修人員上門服務(wù)，部隊(duì)人員全程參與[3]。資產(chǎn)維修維護(hù)管理模塊要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資產(chǎn)維修維護(hù)的管理，包括維修經(jīng)費(fèi)、維修申請(qǐng)、維修結(jié)果登記、維修合同（保密協(xié)議）和保密管理等。

3.6 審核上報(bào)

軍隊(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)針對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)上報(bào)有嚴(yán)格規(guī)范，智能化的涉密辦公資產(chǎn)管控系統(tǒng)必須能夠自動(dòng)生成要上報(bào)的數(shù)據(jù)，按照格式生成后，實(shí)現(xiàn)直接導(dǎo)入導(dǎo)出，完成數(shù)據(jù)上報(bào)工作。對(duì)于涉密辦公資產(chǎn)登記、日常使用和處置等，系統(tǒng)應(yīng)提供完善的審核機(jī)制和操作程序，通過(guò)系統(tǒng)完成固定資產(chǎn)管理的審核流程，減少紙質(zhì)單據(jù)的申請(qǐng)審核辦理，并提供及時(shí)的反饋提醒機(jī)制。

3.7 資產(chǎn)清查

涉密辦公資產(chǎn)清查可自動(dòng)生成相應(yīng)的盤盈、盤虧和現(xiàn)狀不符等報(bào)表，實(shí)現(xiàn)全校針對(duì)個(gè)人名下保管使用的涉密資產(chǎn)進(jìn)行自行清點(diǎn)，利用RFID條碼采集設(shè)備，盤點(diǎn)人員不必通過(guò)記錄資產(chǎn)編碼、核對(duì)帳本的方式進(jìn)行盤點(diǎn)，只須通過(guò)手持讀寫器對(duì)固定資產(chǎn)上的RFID標(biāo)簽識(shí)讀，從而達(dá)到資產(chǎn)信息的比對(duì)，結(jié)合日常保密檢查工作實(shí)現(xiàn)對(duì)特定單位、特定使用人、特定地點(diǎn)、特定類別的資產(chǎn)進(jìn)行清查。

3.8 資產(chǎn)定位監(jiān)控

針對(duì)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等涉密設(shè)備，通過(guò)部署定位裝置，實(shí)時(shí)查詢現(xiàn)有資產(chǎn)實(shí)時(shí)存放位置，加強(qiáng)對(duì)涉密資產(chǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，若資產(chǎn)在未經(jīng)授權(quán)搬離挪用，系統(tǒng)能夠通過(guò)條碼閱讀器等進(jìn)行報(bào)警提示，可通過(guò)明確標(biāo)識(shí)，提醒管理人員對(duì)涉密設(shè)備進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)管。

3.9 資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析

涉密資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析是辦公信息化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管控的基礎(chǔ)性工程。通過(guò)搭建涉密辦公資產(chǎn)數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，能夠簡(jiǎn)單、直觀、方便地查詢到所需信息，生成各類查詢表格，欄目、樣式可自行設(shè)定，并可對(duì)資產(chǎn)在整個(gè)生命周期中的使用、變動(dòng)、處置情況進(jìn)行查詢和記錄，對(duì)歷史記錄實(shí)現(xiàn)回溯查詢；通過(guò)對(duì)采集數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、挖掘和精確計(jì)算，豐富直觀、形象化展示功能，為績(jī)效分析和領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。

4 預(yù)期績(jī)效

4.1 建立“大數(shù)據(jù)”：搭建全面、高效、跨單位的涉密資產(chǎn)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全校統(tǒng)籌、資源共享，為深化涉密辦公資產(chǎn)科學(xué)管理、安全管控提供決策支撐。

4.2 實(shí)現(xiàn)“大利用”：通過(guò)資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理，充分利用閑置資產(chǎn)調(diào)劑平臺(tái)，結(jié)合涉密辦公資產(chǎn)報(bào)廢工作，積極盤活存量，加快老舊涉密載體清零和更新?lián)Q代，消除失泄密隱患漏洞，減少資產(chǎn)閑置和浪費(fèi)。

4.3 發(fā)揮“大效益”：健全完善績(jī)效考評(píng)機(jī)制，堅(jiān)持以定量管理為基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)資料為支撐、信息技術(shù)為載體，通過(guò)定量分析與定性評(píng)價(jià)相結(jié)合，推動(dòng)經(jīng)驗(yàn)管理向量化管理、信息化管理、績(jī)效管理轉(zhuǎn)變。

4.4 強(qiáng)化“大監(jiān)管”：實(shí)現(xiàn)涉密辦公資產(chǎn)整個(gè)生命周期的管理和分析，通過(guò)與資產(chǎn)管理活動(dòng)緊密融合，把握保密管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

5 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，部隊(duì)辦公設(shè)備信息化水平的提高，帶來(lái)部隊(duì)安全保密工作的新考驗(yàn)[4]。為順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)建立高效穩(wěn)定的涉密辦公資產(chǎn)智能管控系統(tǒng)，強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)載體、打印機(jī)等涉密辦公資產(chǎn)的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)從購(gòu)置、入庫(kù)、使用、管理、維護(hù)、盤點(diǎn)和報(bào)廢全生命周期的閉環(huán)監(jiān)管，可逐步健全安全規(guī)范的長(zhǎng)效管理機(jī)制，筑牢規(guī)范化使用的安全“防火墻”，對(duì)當(dāng)前軍隊(duì)調(diào)整改革后單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展必將會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

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