對大數據時代檔案管理模式變化的探討

摘 要：新時期隨著計算機的普及，人們迎來了信息高速運轉的大數據時代，基于互聯網平臺，人們可以輕松的獲取自己所需要的數據資源。與此同時，大數據時代為企業的辦公檔案管理帶來了希望的曙光，使企業逐步邁上現代化的進程。對此，本文論述了大數據時代下企業檔案管理模式的變化，并指出了該管理模式中所存在的一些不足，以期對優化我國企事業單位辦公管理有指導性的作用。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理模式；變化

1 大數據時代檔案管理模式的發展變化

1.1 檔案管理制度逐步在完善

在社會主義市場經濟背景下，我國的企業正在加速轉型，以提升自己在市場的核心競爭力。其中，辦公檔案管理是企業管理的一項重要內容，只有真正將企業的綜合業務信息都整理的井井有條，企業自身才能不斷擴充自己的實力，增強自己的市場價值。在大數據時代下，為了能更好的適應社會的發展趨勢，企業管理人員正在逐步完善檔案管理制度，幫助工作人員樹立先進的大數據管理理念，在管理中學會將重要的信息轉化為檔案資源，對數據起到了很好的保護作用。

1.2 檔案管理更具系統化

傳統的紙質檔案不僅在檢索信息時十分的冗雜繁瑣，而且也極容易丟失，在信息高度集中的大數據時代，這種檔案管理模式已經不能滿足企業迅速發展的需要。現今，借助于互聯網的數據庫平臺，企業檔案管理人員可以輕松建立檔案管理系統，隨時將重要的業務信息輸入到系統中，避免了信息的丟失。不僅如此，工作人員在查閱相關信息的時候，也可以通過登錄檔案管理系統實現在線檢索，數據庫平臺能夠根據用戶輸入的信息智能精準地匹配到相關的數據資料，顯著提升了企業辦公檔案管理效率[1]。

1.3 檔案使用制度日趨靈活

傳統的紙質檔案檔案管理模式由于其效率低，且容易丟失數據，因此應用范圍也僅局限于企事業單位。新時期，隨著智能手機，平板電腦等移動終端的不斷發展，人們都可以輕松地掌握數據庫的使用方法，瀏覽豐富的信息資源，檔案應用領域也在逐步拓寬。由此可見，大數據時代下檔案使用制度日趨靈活，不僅面向更多的對象，同時也為人們提供了更加多樣全面的信息服務。

1.4 檔案安全系統更為一體化

在當今的信息社會，基于互聯網平臺的數據資源共享，人們可以實時地傳遞接收信息，然而在享受便捷服務的同時，也暗藏著一定的安全問題。網絡黑客等不法分子也會利用高科技的手段侵入用戶或者是公司的計算機系統，毀壞或者盜取重要的數據信息，使檔案管理的安全得不到切實的保障。為應對此類信息安全問題，網絡工程師也推出了諸多的防護技術，例如防火墻，智能口令，以及仿生技術等，都在很大程度上提升了企業辦公檔案管理系統的安全系數。

2 大數據時代檔案管理模式暗藏的問題

2.1 檔案管理技術有待提高

大數據時代的來臨，雖然為檔案管理迎來了生機，但也無法避免一些問題的出現。如今科技的進步引領著社會飛速發展，在未來必將產生更為龐大的數據信息，對此，我國現有的網絡檔案管理模式就需要加緊創新，才能走在時代發展前沿，搶占市場的先機。現階段，檔案管理中一個較為突出的問題即是如何實現傳統紙質檔案管理與大數據時代下的信息檔案管理系統的有效對接，全力推進檔案管理的創新式發展與進步，管理人員在技術方面還存在一些不足。因此，在未來發展中，企業檔案管理人員還要不斷深入研究，提高檔案管理的技術，以適應發展的潮流。

2.2 缺乏必要的法律規范

大數據時代下的檔案管理一方面為企業實現了信息資源的全面共享，另一方面也為不法分子提供了可乘之機。為了充分保證檔案數據的安全，企業以及用戶自身需要樹立正確的安全防護意識，對重要的信息進行加密處理；再者是政府方面，也要高度重視網絡檔案信息安全問題，盡早出臺相關的法律法規政策，對竊取檔案信息的人員一經發現嚴懲不貸，規范網絡檔案管理平臺[2]。

2.3 管理人員職業素養亟待加強

現時期，隨著企業的不斷發展，業務類型也日漸豐富，相應地檔案管理的種類也逐漸增多，部分工作人員可能由于缺少相關的崗前培訓，對新形勢下的檔案管理模式的方法并沒有深入的掌握，導致檔案信息堆積，工作開展雜亂無章。對此，管理人員自身需要樹立正確的發展觀念，積極學習先進的大數據檔案管理方法，不斷提升自己的技能水平，為企業項目管理工作的開展做出自己的一份貢獻。

2.4 檔案管理標準需要統一

目前，部分企業檔案管理部門沒有制定嚴格統一的檔案管理標準，工作人員在整理業務信息時，都是根據自己以往的經驗來做出判斷，工作的開展充滿了隨機性，也就導致了網絡檔案管理系統中的內容相當繁雜，在查找時需要耗費大量的時間。大數據時代下的檔案管理應該是高速運行的狀態，企業管理人員應該制定統一的檔案規劃標準，使得工作人員可以依照標準有針對性地整理業務信息，將重要信息按照不同的類別輸入到系統之中，保證數據的條理性，真正實現網絡檔案管理系統的一體化管理。

3 優化大數據時代檔案管理的有效對策

3.1 健全檔案管理制度

為了充分發揮大數據時代下的檔案管理的模式的優勢作用，則需要對有關的不足進行優化改進。健全檔案管理制度是企業開展項目管理的首要任務，主要涵括三方面的內容：分類歸檔制度：檔案的保密制度以及檔案管理人員的崗位責任制度。其中，分類歸檔制度規定了檔案管理人員在處理業務信息時，應當首先將檔案進行分類整理，將信息有條理的輸入到系統之中；保密制度也即是管理人員不能泄漏公司的有關業務信息，以免造成公司嚴重的經濟財產損失；崗位責任制度實則是對檔案管理人員工作任務的細致劃分，有業務整理人員，也有檔案監督人員等。總的來說，制度的完善能夠有力推動檔案管理工作的順利進行[3]。

3.2 加強對檔案的監管防護工作

在大數據時代下，檔案管理的主體是網絡平臺，然而我國現存的檔案管理模式還包括紙質檔案。不管是網絡檔案信息還是紙質檔案資源，都涵蓋著公司的重要數據，為了保證公司業務信息的完整性，必須加強對檔案的監管防護工作。對于紙質檔案，工作人員需要定期對檔案信息進行備份，以防止重要數據丟失。對于網絡檔案信息資源，管理人員需要在計算機系統安裝必要的防火墻軟件，且不瀏覽來歷不明的郵件，將重要的業務信息作加密處理，做好基礎的檔案保護工作。

3.3 建立檔案資源共享的大數據平臺

在未來的發展中，企業的業務類型會愈加豐富，檔案管理難度也會一度飆升，因此建立檔案資源共享的大數據平臺勢在必行。大數據共享平臺相比于傳統的紙質管理模式，信息可以得到有效的保護，不易丟失。與此同時，大數據檔案管理平臺的推出可以在原有網絡檔案管理的基礎上擴大信息資源的容納量，用戶可以更加迅速的查找到自己所需要的業務數據，顯著提升了檔案管理的效率。

4 總結

大數據下的檔案管理模式能夠為人們搭建一個信息資源高度共享的數據庫平臺，為企事業單位全面實現辦公現代化管理提上了日程。為了更好的適應時代發展的需求，企業網絡需要不斷完善檔案管理模式，及時解決有關的安全問題，提升檔案管理人員的職業技能素養，盡早實現網絡檔案管理的創新發展與進步。

參考文獻

[1]王麗.大數據時代檔案管理模式變化及有效路徑研究[J].辦公室業務，2017（07）：68+70.

[2]任祥鳳.大數據時代公路系統檔案管理模式變化研究[J].辦公室業務，2016（24）：183+189.

[3]李美琪.大數據時代檔案管理模式變化探討[J].青春歲月，2017，（15）：439-439.

作者簡介

陳寶強（1989-），男，廣東省中山市，本科，畢業于華南師范大學；現有職稱：助理館員，初級社會工作師；研究方向：檔案管理。