論如何加強(qiáng)建設(shè)工程檔案收集工作確保歸檔質(zhì)量

尹蓉江

摘 要：檔案收集是城建檔案的重要工作之一，只有在保證檔案完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的情況下，各項(xiàng)業(yè)務(wù)才能順利開展。但在實(shí)際情況中，不管是施工單位還是建設(shè)單位，其都沒有重視到工程檔案收集管理的重要性，不僅收集起來相對(duì)困難，最終的歸檔質(zhì)量也較低，比如有關(guān)于地下管線、通信和電力等方面的工程檔案收集工作嚴(yán)重滯后，必須采取有效的應(yīng)對(duì)策略來予以改善。因此，本文對(duì)檔案收集中存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)加強(qiáng)建設(shè)工程檔案收集工作的策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；建設(shè)工程；檔案收集工作；檔案質(zhì)量

隨著我國城鎮(zhèn)的不斷建設(shè)和發(fā)展，各類建設(shè)工程也接踵而來，而工程檔案的收集工作能夠直接關(guān)乎到它的利用價(jià)值，并能對(duì)城市化建設(shè)起到重要作用。所以，檔案的收集工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)，并通過相關(guān)行政和法律措施，確保城建檔案的統(tǒng)一性，以提高歸檔質(zhì)量。

1 建設(shè)工程檔案收集工作中存在的問題

1.1 建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量問題

目前，大部分建設(shè)工程都包括了多種分項(xiàng)目，且綜合工程規(guī)模龐大，其檔案可能產(chǎn)生在各個(gè)不同的部門，所涉及的內(nèi)容也相對(duì)復(fù)雜，增加了檔案收集的難度。同時(shí)，很多建設(shè)單位一向重視工程的建設(shè)，對(duì)于檔案的整理比較忽視，并沒有在該方面安排專人進(jìn)行相互的溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致出現(xiàn)各種質(zhì)量問題，比如檔案零散、記錄的內(nèi)容與實(shí)際有出入、簽證手續(xù)不完整等，后期的整理和歸檔更是遲遲無法完成。不僅如此，在工程的建設(shè)工程中，沒有城建檔案部門對(duì)其進(jìn)行全程的監(jiān)督和指導(dǎo)，其也是導(dǎo)致后期竣工檔案缺乏系統(tǒng)化和完整化的關(guān)鍵因素，整個(gè)建設(shè)管理的過程也無法通過技術(shù)檔案如實(shí)的反映出來。

1.2 未能及時(shí)向城建檔案部門提交檔案

目前，建設(shè)工程檔案的收集并沒有被建設(shè)單位劃為項(xiàng)目建設(shè)管理內(nèi)容之一，其將導(dǎo)致在實(shí)際工程中，城建管理部門不能對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的監(jiān)控和管理，更無法對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)。同時(shí)，很多建設(shè)單位未能在工程竣工之前向城建檔案管理部門提出相關(guān)請(qǐng)示，比如提請(qǐng)對(duì)方進(jìn)行專項(xiàng)項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收，導(dǎo)致在后期移交檔案時(shí)，檔案的質(zhì)量問題被充分暴露出來，其中最常見的包括幾種情況，第一是原件遺失；第二是工程檔案缺項(xiàng)嚴(yán)重；第三是未能完善簽章等，無法滿足檔案移交報(bào)送的基本要求。這樣一來，建設(shè)單位不得不再次完善、收集、補(bǔ)齊各種項(xiàng)目手續(xù)，讓整個(gè)工程檔案的移交周期延長。另外，在很多重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，其都屬于政府注資項(xiàng)目，相關(guān)的決算審計(jì)也需要在工程竣工后才能進(jìn)行，而整個(gè)審計(jì)報(bào)告也有很長的過程，如果移交工程檔案之前還要花費(fèi)大量時(shí)間在審計(jì)報(bào)告的完善上，檔案的移交周期又將無限拖延。

2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案收集工作的策略

2.1 提高服務(wù)指導(dǎo)效率

隨著城鎮(zhèn)建設(shè)工程的不斷增多，如果城建檔案工作不能與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)作出有效的改善和調(diào)整，而是完全由建設(shè)單位按照自己的時(shí)間和程序?qū)⒐こ虣n案移交，整個(gè)城建檔案工作勢必處于被動(dòng)局面。而為了改善這一問題，確保檔案的及時(shí)性和質(zhì)量，城建檔案管理部門必須在意識(shí)上做出改變，特別是收集檔案中所存在的復(fù)雜心理需要克服，提高建設(shè)工程的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，比如多溝通、多動(dòng)腦、多跑腿，以主動(dòng)積極的形態(tài)投入到工作中，并和建設(shè)單位隨時(shí)保持溝通，特別是建設(shè)工程的第一手檔案資料要及時(shí)掌握，以確保接下來整理檔案和歸檔工作的順利進(jìn)行。《責(zé)任書》是建設(shè)單位必須要簽訂的內(nèi)容，并同時(shí)完整記錄項(xiàng)目的相關(guān)信息，將項(xiàng)目檔案的管理落實(shí)到專門的業(yè)務(wù)人員手中，而根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，業(yè)務(wù)人員需要定期到建設(shè)現(xiàn)場進(jìn)行檔案的指導(dǎo)工作，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。而在整個(gè)服務(wù)指導(dǎo)過程中，除了到施工現(xiàn)場進(jìn)行督促和指導(dǎo)以外，還需要對(duì)施工單位、建設(shè)和監(jiān)理單位的檔案收集進(jìn)度進(jìn)行檢查，確保其有專人負(fù)責(zé)，以保證檔案收集資料的準(zhǔn)確性和完整性，比如一些建設(shè)工程中重要的結(jié)構(gòu)質(zhì)量安全報(bào)告、建材檢測資料、設(shè)計(jì)施工變更和相關(guān)隱蔽工程的資料等，必須做到與實(shí)際的一致性。比如某市建設(shè)的經(jīng)濟(jì)保障房，由于其屬于連片的大型住宅小區(qū)，工程檔案資料的產(chǎn)生也包括了市政部門和房屋建筑部門等，其中參與建設(shè)的單位高達(dá)6家。而為了在這種復(fù)雜的情況下保證檔案收集的完整，必須在工程檔案進(jìn)館以前解決相關(guān)問題，比如及時(shí)向資料員講解工程檔案資料管理的基本內(nèi)容，包括案卷編目、組卷的方法和遵循的原則等，以免因?yàn)橘Y料員整理水平不足，導(dǎo)致資料收集不齊全、不規(guī)范，以及蓋章簽字不完整的情況，利于在竣工驗(yàn)收后，城建檔案部門能夠及時(shí)接收到建設(shè)單位的建設(shè)工程檔案，并保證歸檔的質(zhì)量。

2.2 嚴(yán)格落實(shí)檔案移交管理制度

隨著城市化建設(shè)的發(fā)展，建設(shè)工程檔案收集工作的重要性也愈加凸顯，其能直接影響到城市的規(guī)劃和發(fā)展。所以，在實(shí)踐過程中，應(yīng)采取的措施是：首先，可以在建設(shè)工程備案制管理程序中納入項(xiàng)目檔案移交的內(nèi)容，并對(duì)建設(shè)單位作出明確規(guī)定，要求其必須在建設(shè)工程竣工后6到8個(gè)月內(nèi)，將完整的建設(shè)工程檔案進(jìn)行及時(shí)報(bào)送。其次，在審查檔案并確保合格以后，城建檔案部門需要及時(shí)將建設(shè)檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件出具。在工程竣工驗(yàn)收辦理備案時(shí)，建設(shè)行政主管部門需要核實(shí)工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件的真實(shí)性和有效性，如有異常則應(yīng)拒絕辦理備案手續(xù)。最后，當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目涉及了政府投資的，而決算審計(jì)報(bào)告還未落實(shí)以前，只要建設(shè)工程相關(guān)檔案已經(jīng)滿足進(jìn)館要求和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，城建檔案管理部門可以先給建設(shè)單位把移交手續(xù)辦理，并規(guī)定一定的期限，讓建設(shè)單位在相應(yīng)時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊審計(jì)報(bào)告，其一般不超過60個(gè)工作日，以免因?yàn)橥涎訒r(shí)間而影響建設(shè)工程檔案的完整性。

2.3 提高單位資料員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建設(shè)工程檔案收集工作要提高效率，保證歸檔的質(zhì)量，資料員的專業(yè)水平是其中最為關(guān)鍵的因素，而城建檔案管理部門可以對(duì)其進(jìn)行集中的培訓(xùn)，比如面向所有建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位的資料員，以及相關(guān)管理檔案人員，對(duì)其進(jìn)行崗位針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，比如城建檔案的必要性，城建檔案的規(guī)章制度和法律法規(guī)，以及城建檔案的業(yè)務(wù)操作制度等，讓每個(gè)資料員都能真正意識(shí)到工作的重要性，以通過個(gè)人能力的不斷提高，保證檔案收集工作的順利完成。而為了確保每個(gè)參與培訓(xùn)的資料員都能滿足崗位要求，可以針對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置相關(guān)的考試內(nèi)容，以“寬進(jìn)嚴(yán)出”的原則保證整體工作質(zhì)量，并為培訓(xùn)考試過關(guān)的人員頒發(fā)相關(guān)合格證書。同時(shí)，在對(duì)建設(shè)工程進(jìn)行日常檢查的過程中，一定要核查檔案管理人員有無嚴(yán)格按照要求持證上崗，并對(duì)其工作的范圍、進(jìn)度和具體情況等進(jìn)行有效的指導(dǎo)，以確保工程檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，保證后期移交報(bào)送的及時(shí)性，且提高歸檔質(zhì)量。

3 結(jié)束語

總而言之，城建檔案管理工作需要在當(dāng)前的新形勢下，摒棄以往被動(dòng)的工作局面，主動(dòng)投入到建設(shè)工程的施工第一現(xiàn)場，為工程資料的收集和管理作出相應(yīng)的指導(dǎo)，提高主動(dòng)服務(wù)和指導(dǎo)意識(shí)，為后期的歸檔質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，建設(shè)單位和施工單位都應(yīng)當(dāng)重視到工程檔案的重要性，并安排專門的資料員進(jìn)行資料收集，以確保檔案收集的完整性和真實(shí)性。

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