淺談國土檔案信息共享與利用服務存在的問題與對策

田博匯

摘 要：隨著國土資源工作的規范化和信息化水平提高，國土業務檔案管理與利用工作要順應時代潮流，解決隨之而來的檔案管理工作中的新問題新情況，如何在國土信息化技術高速發展和國土業務工作紛繁復雜的今天，更好的實現檔案資源共享，更好的發揮國土業務檔案的價值，文章給出了歸納概況和應對之策。

國土資源檔案是國土資源部門在日常工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄， 它對于依法依規管地用地、合理開發礦產資源、調處土地權屬爭議、 查處國土資源違法案件等意義重大[1]，近年，國土資源部及國家檔案局多次發文要求做好國土資源業務檔案管理工作，對國土業務檔案管理工作的組織與實施、檔案全生命周期管理以及檔案利用等提出了具體要求，進入新時代，科學技術高速發展，國土資源作為社會發展的空間基礎，也承載著復雜的社會矛盾，隨著國土資源工作的規范化和信息化水平提高，國土業務檔案管理與利用工作中出現了新問題、新矛盾。如何在國土信息化技術高速發展和國土業務工作紛繁復雜的今天，更好的發揮國土業務檔案的價值，已經成為一個亟待解決的問題，而國土檔案信息共享與利用服務工作是解決問題的關鍵。

1 當前國土檔案信息共享與利用服務現狀及問題

1.1 職能機構及利用模式分散不統一

因屬地管理、歷史上機構改革等因素，各地國土業務主管單位存留的檔案相對分散，對應的檔案管理及利用職能也未完全集中統一，檔案管理機構和職能分散，在檔案查詢服務中給人民群眾帶來了諸多不便。

1.2 檔案資源“信息資源孤島”現象嚴重

檔案資源整合力度不足，信息共享程度不高，各級管理部門國土檔案管理系統未實現互聯互通，無法滿足市民群眾不斷增長的利用需求，市民查詢檔案資料往往需要判斷地塊位置及管轄分局，再前往該分局檔案管理部門調閱檔案資料，致使檔案利用十分不便。在信息技術高度發達的今天，現行檔案信息共享及利用模式已經不能適應時代需要，必須盡快作出調整以滿足群眾利用需求。

2 國土資源檔案信息共享與利用服務工作的建議

2.1 加強檔案數字化力度，建立集中統一檔案信息數據庫

數字化是檔案信息管理的必由之路，通過“先掃描數字化后數據庫化”的總體思路，利用地理信息系統技術（GIS技術），完成歷史存量檔案數據的掃描數字化，并在此基礎上結合國土業務及公眾查詢業務需求，抽取本宗檔案的必要信息，建立地塊空間數據庫，實現本宗檔案信息與對應地塊的“圖與屬性關聯，圖數一致”，進而以地塊位置信息為“線”，將與該地塊有關的所有土地業務檔案按辦理時間先后“串”在一起，實現國土檔案管理的“全生命周期”管理，建立國土檔案信息大數據中心，實現分散的檔案信息集中統一管理，實現檔案信息查詢的集中統一，同時為智慧城市建設提供數據源服務奠定數據基礎。

2.2 建立標準化的數據共享運行機制

制定共享接口標準規范，對各分局、局屬事業單位、鄉鎮國土所的檔案資源建設和檔案網絡部署進行管理[2]，首先通過檔案制度規范檔案收集、整理、移交等具體工作，使得國土檔案有統一的歸檔、數字化標準，確保檔案信息交互無障礙；實行數據的集中——分布式管理模式，實現檔案物理分散、邏輯集中管理[3]。即檔案實體保管由形成單位負責，檔案數據信息集中管理，各分局、局屬單位、國土所形成的檔案數據信息（數據文件包）定期整理移交至檔案數據整合機構（如信息中心等），再統一由該機構審查鑒定后入數據庫。審查內容主要包括數據信息的完整度、數據格式的規范程度，是否嚴格按照“五統一”（統一著錄項目、統一著錄格式、統一檢索語言、統一掃描格式、統一連接口徑）的要求進行數據處理[4]等。

2.3 構建檔案利用體系，優化檔案利用服務質量

1）在源頭控制可對外查詢的檔案范圍

基于國土檔案信息共享平臺，各分局及局屬單位可將檔案中的密件、內部審批流程等不宜向公眾公開的內容和可供群眾查詢的檔案內容予以區分，通過檔案系統功能設置在源頭上控制對內及對外查詢范圍，避免在檔案利用服務過程中發生不必要的泄密。

2）提供清晰的查詢指引

通過網站、派發傳單等方式向群眾公布土地檔案對外查詢指南，指南中應明確查檔方式、查檔內容、查檔所需證明材料等，同時標注對外查詢服務的窗口電話和地點。所有查詢窗口均應提供全市范圍內的查檔服務，群眾可按照就近原則選擇查檔窗口進行查檔。

2.4 加強檔案系統安全性保障措施

檔案系統安全性保障措施得力與否決定著檔案信息共享是否可行，可從以下幾個方面加強系統安全性，一是建立健全安全管理制度。按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障措施，完善《信息系統建設管理制度》、《系統運行維護管理制度》、《信息 技術外包服務安全管理制度》等制度建設，規范管理 機制，最大限度的保障檔案管理系統的安全運行[5]。二是嚴格控制系統賬號登錄人數，對每一個系統賬號的使用人進行備案，必要時采取更加先進的措施（如面部人臉識別）降低賬號登錄的風險性。三是加強后臺監控，及時發現系統安全隱患。

參考文獻

[1]田佳.淺談國土資源檔案數字化建設應注意的問題[J].檔案學研究，2017（S2）：67-68.

[2]王恒，曾婷，張偉.國土規劃檔案信息共享與服務平臺構想[J].蘭臺世界，2017（05）：46-49.

[3]王恒，曾婷，張偉.國土規劃檔案信息共享與服務平臺構想[J].蘭臺世界，2017（05）：46-49.

[4]田佳.淺談國土資源檔案數字化建設應注意的問題[J].檔案學研究，2017（S2）：67-68

[5]李順芳.大數據時代的國土資源檔案智能化管理的實踐概述[J].檔案學研究，2017（S2）：50-52.