基于勘測設計企業檔案管理的研究

劉少鳳

摘 要：在目前經濟增長迅猛的今天，安全保護成為了各行各業關注的焦點，檔案管理存儲保密工作同樣也面臨著嚴峻的挑戰，其資料涉及面較廣，內容資源豐富，關系影響著部門、企業甚至國家利益與安全。做好檔案資料管理工作是每個檔案從業人員所必備的職業素質，本文基于勘測設計企業檔案管理的基本思想以及管理制度分析，探討了現如今勘測設計企業檔案管理現狀問題，并為今后更好的進行企業檔案管理提出了參考建議。

關鍵詞：勘察企業；檔案信息；管理辦法

當前，我們所處在一個現代化進程快速發展的時代，越來越多的人開始重視價值保護，其中也包含勘測設計企業對于檔案價值的利用與保護。檔案是由文字、圖表、數據等多種信息構成的文件材料，用于記錄數據資料、文件報告、歷史活動等信息。在知識經濟形勢下，勘測檔案管理面臨著一系列新的問題與挑戰。在企業管理中，檔案管理占據著重要位置，它關系著企業基礎性、涉密性以及服務性等多種信息資料。目前，企業通過完善檔案管理制度，科學規范檔案管理工作，更好的為企業經營服務，實現各類檔案經濟、社會價值。

1 勘測設計企業檔案現狀分析

在市場竟爭激烈的當前社會，勘測企業的業務正在不斷拓寬，測繪、巖土、地質災害以及地理信息等各個方面，同時我們的檔案信息也在逐漸增多，如何有效及時地將信息整理歸檔并為接下來工作提供參考幫助顯得尤為重要。勘測企業檔案特點：原始性、真實性、專業性。資料數據來源于實際的操作整理，綜合對比。但在檔案管理過程中交接、查詢、調檔、借閱、審批等一系列活動中往往會出現這樣或那樣的問題：（1）資料機密泄露問題增多。隨著多元化市場格局的改變，檔案工作的服務對象、內容以及存儲方式等都在發生改變，資料的收集歸檔各個環節也存在的漏洞，導致泄露資料的可能性增大；（2）科技的進步，推出了一系列高科技產品，如U盤、硬盤、光盤等，網絡信息技術發達的今天也造就了資料信息被竊取，病毒，黑客的出現讓網絡安全出現了隱患；（3）檔案管理人員安保意識不足，缺乏責任心，并沒有完全按照相應的規章制度進行歸檔、保管、借閱、登記、監控等，沒有嚴格履行保密制度。各部門之間溝通交流信息傳遞不規范，導致檔案資料歸檔存在隱患，影響之后的工作。

2 完善勘測企業檔案服務利用工作

2.1 建立檔案約束管理保密機制

檔案信息包含著企業核心技術、方針政策、員工資料等，是具有涉密性、專業性特點的文件，檔案管理工作同樣也是一種長期性、保密性的工作。依據市場環境以及企業自身實際情況的需求，建立檔案約束管理機制，完善管理約束規范，同時具有較強的實踐性，符合企業自身實際情況，主要用于資料的保管和利用。只有在嚴格的約束管理機制下，資料的保密工作才能提升。勘測設計企業在正常經營運行中會涉及到多種信息資料的整合存儲，例如設計圖紙、測量數據、合同文件等等，都會需要不同程度的保存管理，尤其是涉及到技術文檔類、核心圖紙等，是企業的品牌標識，同時也是核心競爭力。這就要求我們檔案從業人員依據企業自身狀況建立檔案統計制度，嚴格規范各個環節信息資料的收集、轉移、鑒定以及歸檔，保障信息資料的完整性、精確性。完善企業檔案使用規范，明確各方權力職責所在，嚴格監管把控檔案資料的查閱、調取行政手續，規范從業者職業行為，培養責任意識。制定細致全面的借閱、復制、匯交制度，形成相對于外部環境的保密性。制訂檔案保管機制，明確保管原則，加強檔案庫房管理，對各種形式檔案資料，如紙質類、電子類檔案載體進行合理的保存，對已經受損的檔案制訂妥善的修復、整理以及銷毀工作。確保工程勘測、設計、實施各個進程環節有所依據，為今后工程驗收、糾正以及預防提供參考依據。一般而言，企業的檔案工作主要是以企業利益為價值參考使用的，其使用的對象理所應當也是企業內部人員為主體，這就要求從事企業檔案管理人員要培養高尚的思想情操，提高自身良好職業素養，嚴格約束自己行為準則，遵守企業檔案管理規章制度，配合相關監督機構管控，在工作中的各個階段時刻保持警惕，做好檔案保護工作。

2.2 提高人員綜合素質素質

在整個市場大環境經濟增長條件下，每個企業經營管理的目的都在于實現盈利，勘測設計企業也不例外。這就說明勘測設計企業管理中的檔案管理工作已不再僅僅是保存歷史資料，更多是對系統資料的分析、開發以及利用，突顯出企業檔案工作的服務作用，既是滿足了企業各項活動在信息憑證方面的導向需求，又滿足了企業檔案工作開發的基本構成，實現企業利潤最大化，推動企業快速發展，在市場中占據一席之地。勘測設計企業檔案類型多數為科技檔案，其要求保密程度相較于其他檔案信息要高很多，原因在于其涉及到企業、國家的利益，是企業未來發展的重要保障及方向，是推動國家技術方案進步的重要手段，對維護企業、國家重大經濟安全利益起到決定性作用。企業檔案信息資源的積累為企業發展提供基礎的檔案信息服務和工具支持。在政策制定、產品設計、科學研究與宣傳報告等方面，企業檔案能夠提供最基本的素材工具。不斷積累的企業檔案信息資源，是企業重要的無形資產和信息保障，因而企業要注重自身檔案工作的發展。作為一名檔案管理員，應熱愛自己所從事的事業，及時掌握新技術新方法，對檔案信息提高自身敏感度，找到自身的價值所在，發揮主觀能動性，通過檔案信息資源整合與開發利用，在檔案利用方面做到及時響應和有效配合，完善專業知識與技能，參加形式多樣的專業培訓，不斷增長自身能力，隨著高科技的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，我們的服務方式也應隨著形勢的變化不斷創新，更好地適應工作需要。對于那些被賄賂后而泄密的工作人員，要進行相應的懲罰并且進行責任的追究，要避免貪污腐敗風氣的滋生。通過加強科技檔案保密法制教育，使公司各級檔案管理人員及其他涉密人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理公司科技秘密不可缺少的重要條件。

2.3 定期對檔案資料鑒定銷毀

定期對存儲的檔案鑒定并銷毀。檔案的整理工作，包括機關文件的平時歸卷與調整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調整等項工作內容。在一般情況下，上述工作主要由機關文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關業務部門來完成，作為檔案室只負責對有關具體工作的指導和業務檢查以及進行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

建立一整套完善的檔案鑒定銷毀規章制度，規定鑒定工作的組織成員、部門職責、鑒定方法、鑒定時間以及銷毀要求。成立專業機構，監督指導鑒定銷毀工作。專業從事鑒定銷毀工作，定期對企業過期檔案鑒定銷毀工作進行監督指導。把檔案的鑒定銷毀工作納入企業內控制度，每年按內控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規定各環節人員的工作職責和應承擔的權利和義務，通過程序的合理性、科學性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產生的風險。由于勘測設計長期會有大量專業報告文件生成，不能一味的只進行歸檔存放，這樣數據資料便會無休止的增多，對今后資料查閱、標識檢索工作造成繁瑣程序。這就要求檔案管理人員及時進行資料篩選鑒定、整理歸檔，歸檔文件采用年度加保管期限的分類方法進行存放。根據檔案保管期限表，定期對庫存檔案進行鑒定，確定檔案資料價值，判定存毀。對已到保管期限、無繼續保管、使用價值的檔案，由檔案管理人員列出銷毀清冊，提交領導審批。

3 結語

綜上所述，勘測設計企業所形成的檔案是企業生產經營活動中直接形成的重要歷史記錄，檔案資料的約束保密工作無論對于企業自身還是市場良性競爭來說都是十分必要的，勘查企業要加大對檔案管理工作安排。為了適應新時代的發展，檔案工作人員應加強對這些檔案信息資源進行管理制度與思想的探討研究，樹立起檔案服務創社會效益與創經濟效益并舉的新觀念，及創新意識，增強檔案服務的預見性，有針對性地制定適合新形勢需要的開發利用選題，保證服務的時效性。以期指導日常的檔案管理實踐工作，發揮企業自主管理優勢，實現對傳統檔案管理的創新與突破，保障企業自身經濟利益的同時，推動我國檔案行業的蓬勃發展。

參考文獻

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