高速公路檔案管理工作探析

莊圓

摘 要：隨著經濟的發展，交通行業也隨之發展起來，高速公路作為一種重要的交通運輸方式也迅猛發展，同時作為高速公路建設重要依據的檔案也受到了廣泛的關注。本文通過對高速公路檔案特點進行簡單的介紹，對高速公路檔案在歸檔中存在的問題進行分析，并提出相應的措施。據此，優化高速公路檔案歸檔及管理并實現高速公路檔案信息的合理共享。

關鍵詞：高速公路；特點；措施

高速公路檔案資料是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產生的，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種類型載體的歷史記錄。他是對公路工程從規劃、施工到竣工過程中的真實的記錄，是重要的信息資源，對公路建設和發展起到至關重要的作用。

1 高速公路檔案的特點主要有：

1.1 成套性。成套性是高速公路檔案的顯著特點之一，它體現在兩個方面，一是整體工程的成套性，二是單位（單項）工程的成套性。單條高速公路建設主要涉及建設、施工等單位，各個單位產生的檔案材料，必須進行系統的規整才能形成一個完整的公路檔案。在施工過程中項目的建設會進行單位單項工程的劃分，單位單項工程既相互獨立又相互聯系，檔案資料的產生必須把這些相互獨立的個體進行條理的整理，最后整合在一起。

1.2 專業性。高速公路檔案是特殊的科技檔案，每一條高速公路由于地質、水文等的不同，會產生不同的設計方案以及施工工藝，由于檔案資料真實的記錄了施工過程，所以每一條高速公路產生的檔案都有唯一性。同時高速公路的建設過程中包含很多專業學科的應用，包括勘察、地質、水文、測繪、環評、水保、氣象、地震、設計、建設施工、設備及管道安裝、科研等相關專業。另一方面，高速公路檔案的載體也各有不同，有紙質、電子、聲像、光盤等不同載體，在整理的過程中必須采取不同的專業方法進行歸檔。高速公路檔案的專業性特點，使之與其他的工程檔案相互區別。

1.3 指導性。高速公路檔案對于高速公路的建設具有較強的現實指導意義。例如，立項報告及批復是項目實施的先決條件，施工圖是施工的重要憑證。同時，施工過程資料的保存為項目的決算、審計提供了重要依據，為日后的養護和擴建、改建提供及時準確的基礎性資料。

1.4 動態性。建設工程從提出、設計到施工，由于地質、氣候、人文、政策等原因，會隨時更改施工方案，現場會進行合理化的變更，隨之會產生不同的檔案材料，直至驗收以后，才能相對穩定。高速公路建設的動態性特點，決定了檔案管理的難度。除了以上的特點，高速公路項目還具有周期長、耗資巨大、參建單位多、材料的來源涉及多個部門的特點。由于高速公路工程項目的材料來源都有所不同，在檔案歸檔的時候要根據各材料來源的特點來制定不同的歸檔方案。

2 高速公路檔案存在的主要問題

2.1 檔案材料的不完整。由于高速公路建設周期長，檔案材料的階段性特征比較強，涉及部門、接手人員相對較多，加之人員流動性大，施工過程中檔案利用率高，無法做到及時歸檔，導致檔案材料沒法做到真正意義上的過程管控，大量的檔案材料殘缺、變質、丟失。同時，在工程建設中，各個單位更重視工程本身的質量、進度、安全，作為軟件的檔案受到了忽視，等到工程準備竣工驗收時才開始重視整理，此時想要完整收集歸檔資料變得非常困難。

2.2 缺乏統一的管理模式。從檔案的管理模式來看，很多單位缺乏統一的檔案規章制度，不重視檔案工作，認為檔案工作只是簡單的材料堆放與保管。有的單位設立了專門的檔案室，有的單位檔案資料是分布在各部門手中，沒有配備專業的檔案人員，檔案資料比較零散，同時可以隨意的借閱，毫無保密性可言。這些原因導致了檔案管理工作的效率偏低。從文件來看，大部分建設單位和施工單位對檔案管理重視程度不夠，沒有在項目施工前統一文件的格式、編號、規格，沒有把檔案竣工驗收規范貫徹項目實施過程中，缺乏有效的檔案管理措施。

2.3 缺乏復合型的檔案管理人才。檔案工作需要專業、有經驗的人才進行管理，特別是高速公路檔案它的專業性高，更需要復合型檔案管理人才，可實際的工作中，專業從事檔案的人員較少，加之工程行業的特殊性，人員流動較大，使得檔案崗位會經常出現沒經驗的新員工，單位又沒給新員工進行崗前培訓，理論基礎的薄弱、對業務的不熟練以及交接的不徹底都會導致檔案工作出現混亂的局面。而施工原始資料又多由現場作業層的人員完成，作業層的人員素質參差不齊，有的只懂施工技術，不懂檔案歸檔，導致施工原始資料混亂不堪。

2.4 檔案管理觀念落后。隨著科技的發展，信息技術已普遍運用于各行各業，然而以紙質材料為載體的傳統檔案歸檔方式仍在檔案管理中占據主導地位，紙質材料局限性比較大，歸檔、查閱、保存都相對比較困難，無形中增加了工作難度。同時，由于單位對檔案管理的不重視沒有及時更新檔案管理設備，導致硬件跟軟件沒法跟上，檔案管理設備的陳舊與落后也制約了檔案管理的創新與發展。

3 高速公路檔案管理優化措施

3.1 加強對檔案管理的認識。加強單位領導及檔案管理人員對檔案管理的認識，統一規范規章制度，同時結合單位實際情況，制定符合自身要求的公司檔案制度，要求按照《檔案法》以及公司的檔案制度中規定的檔案管理的要求來執行并貫徹到平常的工作中，同時建立健全崗位責任制，把工作任務落實到個人，領導必須對檔案工作起到督查作用，使得檔案管理統一化、規范化、科學化。

3.2 提升檔案人員的專業素質。各人事部門要選擇較為可靠且有責任心的檔案人員。重視人才建設，加大對檔案人員培訓的投入，結合公路行業的特點培養適合公路行業性質的復合型檔案人員，同時隨著信息化的發展，除了專業的檔案相關的培訓課程以外，計算機信息相關的內容也必須加入到培訓課程中。

3.3 實行過程管控。從高速公路立項開始，除了前期的人員進場外，檔案人員也必須同時進場。檔案資料的收集與整理要與工程建設同步進行，實行過程管控，分階段整理，完成一批資料，整理一批資料。立項審批階段結束進入勘察設計階段的時候，立項審批資料也要結束整理歸檔，同時其他階段的資料也采取相同的方法進行歸檔。

3.4 實現檔案管理現代化。信息化是現代社會發展的必然方向，在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，公路事業的迅猛發展，檔案也離不開信息化的重要支撐。借鑒國內外其他優秀的檔案管理模式，從硬件及軟件兩方面入手，挑選合適的掃描儀、刻錄機、溫度計、濕度計，通過網絡化技術手段，建立起規范化檔案體系，改善傳統的紙質記錄模式，同時建立符合公司的網絡數據庫，通過掃描儀把紙質資料轉化為電子信息，減少重要的紙質資料借閱產生的磨損，利用數據庫輕易的把網絡數據庫信息導出，生成各種的表格，提高工作效率，減輕工作負擔，實現資源共享。

4 結束語

總而言之，高速公路檔案管理是一個綜合性、專業性比較強的工作，具有其復雜性，想要順應時代的發展，必須配備高素質檔案人才，充分應用現代科學技術， 改變傳統的檔案管理模式，引進先進的工作方式，提高整體工作效率，發揮社會和經濟價值。

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