民國檔案數字化編目工作探索與實踐

喻春生

摘 要：民國檔案數字化前整理工作完成既定目標之際，必然要利用數字化成果，縱深開發、揭示檔案信息，即整理工作向編目工作轉型勢在必行。探討如何借助數字化成果、利用計算機技術、借鑒以往編目工作經驗，滿足外界需求發展、改進和加快檔案編目工作具有現實和深遠的意義。

關鍵詞：民國檔案；檔案編目；編目工作

編目工作是檔案館重要基礎工作之一，它的基本任務一是在檔案整理過程中為檔案管理和提供利用創造初步條件的基本編目（也稱“初步編目”），編制保管目錄或內部目錄，便于檔案實體管理，隨著檔案實體整理工作的基本結束，尤其是數字化前整理工作的完成，該項工作也已基本結束；二是在檔案基本編目的基礎上進行系統編目，借助數字化成果、利用計算機技術編制不同形式、多種用途的檔案檢索目錄或開放目錄，便于多途徑檢索和報道檔案信息，這是本文所討論的重點。尤其在全球大數據、檔案館邁向數字化、網絡化和智慧化的今天，檔案數字化編目工作將是檔案館重要和長期工作之一，它對檔案信息資源的開發與利用，有著直接和決定性的作用。

實際是對“檔案實體和檔案信息實行雙重控制的過程”著名檔案工作者裴桐上世紀八十年代就曾希望將編目工作從整理工作中獨立出來，“因為科學的編目工作是檔案檢索的必要前提。沒有目錄或者目錄不能很好的反映內容，所謂‘開發檔案信息資源就是一句空話”

民國檔案數字化前整理工作完成既定目標之際，向編目工作轉型勢在必行“編目工作實質上脫離了整理工作，完成了從非獨立系統向獨立系統的歷史性飛躍”

之所以檔案編目工作在檔案工作中淡化，是因為長期的整理工作一直作為檔案館重要工作，且編目工作僅限制作案卷目錄上，或重視對檔案實體管理的功能的實現上，現在隨著這項功能基本完成時，就完全應該將工作的重點轉移，0

1 借助數字化成果開展檔案編目工作

中國第二歷史檔案館（以下簡稱“二史館”）的檔案編目工作，經過幾代檔案人的努力，已建立了民國檔案目錄體系，以適應民國檔案實體管理和對外服務的要求。二史館的民國檔案數字化項目基本實現既定目標，數字化前整理工作是民國檔案數字化工程的基礎環節。通過這一環節，對館藏231萬余卷、文件約 4500萬件，合計約2.2億頁畫幅館藏檔案，依據檔案整理的基本原則、程序和方法，進行了案卷級的整理，基本實現了檔案實體數字化，其數據加之原有目錄信息為檔案的編目工作創造了極為有利的條件，但是編目工作如何進一步發展、更加快速而準確地為利用者提供民國檔案信息、實現檔案信息資源共享是我們需要思考的問題。

1）揭示檔案內容必然從案卷一級深入文件一級，對檔案信息深度挖掘，將使民國檔案目錄多樣化、其內容更精、范圍更廣。這是因為：案卷級目錄數據數據概括性強 、難以準確反映其文件內容；檔案中有很多重要信息還藏于案卷中未被開發，只有深入文件級才能完整揭示；案卷級中有不宜開放的檔案，只有揭示到文件級才能區分。《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發工作總體規劃》中，把“組織推進文件級目錄采集，對國家重點檔案進行系統整理和編目，建立國家重點檔案文件級目錄數據庫、專題檔案目錄數據庫、開放檔案目錄數據庫，實現對國家重點檔案有效監管”作為“十三五“時期國家開展重點檔案保護與開發工作的首要任務，本館文件一級編目工作也將為建設全國民國檔案文件級目錄數據庫創造必要的條件。

2）檔案編目形式由手工制作到計算機輔助完成直至改變為機器完全制作，這是檔案編目發展之趨勢，今天充分利用已有數字化成果，直接在計算機上對掃描產生的檔案畫幅進行編目變為現實。也有人稱之為“數字化后整理工作”。利用、更新、開發、制作各種編目軟件。比如，編制適合文件級著錄軟件、靈活編輯電子畫幅，抽取所需關鍵詞等等編目軟件。

3）實現目錄數據庫網絡化。利用數字化成果使在建的《館藏民國檔案目錄數據庫》，實現在館局域網中流通和利用；并借助大數據技術，在互聯網推進檔案信息網站建設。做到標準統一、功能完善、安全可靠、利用方便，力爭建立以本館檔案為骨干，國內乃至有關國家地區保存民國檔案的檔案館參與的民國檔案開放目錄數據庫，實現全球民國檔案信息資源共享為最終目標。

2 以外界需求拓展檔案編目工作

隨著民國史研究工作的進一步深化，檔案利用向著更廣泛、更深入發展成為必然；同樣，也隨著大規模數字化前整理工作的結束，面對著數字化檔案，都給檔案工作，尤其是編目工作提出了新的要求，它是檔案提供利用和發揮作用的先決條件之一。

1）一邊開展，一邊開放。民國檔案數字化工作目的就是便于檔案實體的保管和檔案信息的利用，因此一經數字化后的檔案，對其電子目錄數據，采取“邊審核、邊開放”的做法，及時提供利用。從2013年開展數字化至今，每年年底都向社會宣布開放電子檔案目錄目前為止，先后開放的數字化檔案全宗有：南京國民政府時期教育部、社會部、內政部、國民黨中央宣傳部等20余個全宗，計20萬卷，近1500萬個畫幅，開放內容涵蓋政治、經濟、軍事、教育、文化、社會等各個方面。

2）關注熱點，優選編目。改革開放之初，本館就積極配合各地編寫地方志、行業志的熱潮，打破全宗，把有關各地區的檔案全部集中起來編制了《館藏地區檔案目錄》，它不僅彌補了各地編史修志中缺乏民國時期第一手資料，還極大地豐富了地方檔案館館藏、并提高本館專題咨詢服務的效率。

近年來，本館為紀念抗日戰爭勝利六十、七十周年以及首個南京大屠殺遇難者國家公祭日，本館就優選編制了《抗日陣亡將士名錄》，《黃埔軍校同學名錄》、《南京大屠殺遇難同胞調查》、《抗戰損失財產調查》等等專題目錄，其中收錄近20余萬人的《抗日陣亡將士名錄》開放以來，共接待與妥善處理個人查證1146列，占2008年以來查閱檔案目錄人數的24%。以上都是以外界需求開展的檔案編目工作而優選編制的，極大的為黨和國家大局，為社會關注熱點等極為有利的服務。

同時積極主動，在檔案雜志及相關報刊宣傳、報道有關目錄信息。還有修訂《中國第二歷史檔案館指南》亦應提上日程，這是專門介紹和報道本館館藏檔案內容而編制的報道型目錄。它為社會各界了解和利用本館館藏檔案提供了重要的條件，盡可能全面滿足利用者多方面的需要。但出版近二十年本館館藏情況也有不少變動，亟需要修改、補充，此次特別需要增加數字化檔案的內容，使之更加利于查閱。

3）借助外力，合作編目。為彌補檔案事業經費的不足，同時又能借助外力發展檔案事業，上世紀九十年代開始就為主動前來本館尋找或合作意愿開發民國檔案資源的機構，如原郵電部文史中心、中國銀行、中國人民銀行、中國煙草協會、英國劍橋大學等機構出資與本館合作整理開發相關檔案并編制有關目錄，目前形成有《館藏郵電檔案目錄》、《館藏中國銀行檔案目錄》、《館藏中央銀行檔案目錄》、《館藏海關檔案目錄》、《館藏煙草檔案目錄》、《館藏新疆地區檔案目錄》等專題目錄，條數近60萬。

3 以經驗教訓改進檔案編目工作

民國檔案編目工作，通過建館近七十年、幾代檔案人的努力，建立了適應民國檔案實體管理和對外服務要求的目錄體系。雖然編目工作取得了較為可喜的成就，但在長期的工作實踐中也取得了一些經驗和教訓，對此進行必要的總結，也是為了更進一步加強和改進民國檔案數字化編目工作。

1）編目工作要從實際出發，逐步建立和完善目錄體系。從實際出發，就是從館藏檔案的實際狀況和外界檢索利用檔案的需要出發，我館館藏檔案數量巨大，已整理編目的檔案就有220萬卷之多，不可能一蹴而就迅速建立一套完善的包括多種用途、各種形式的檔案目錄體系，只能采取切實可行的辦法，逐步地建立并完善。對此，我們有過深刻的教訓。上世紀八十年本館就曾進行研制館藏檔案文件級目錄數據庫工作，但未獲成功。主要是當時不切實際地將數據選擇以文件級入手，企望一步到位，不知當時技術、設備等條件限制，如數據庫庫內容量、字段字節等等，以及文件目錄的數量及制作的難度。因而研制速度十分緩慢，始終不能投入實際使用。以后，通過總結經驗，確定揭示檔案內容只宜采取先案卷級、后文件級適合本館實際的有效辦法建立一套不同用途的案卷目錄并在此基礎上建立的案卷級目錄數據庫，然后再按照檔案館長期目錄建設的要求，制作文件級目錄數據庫，以適應長久的需要。

2）編目工作要科學化、規范化、標準化。檔案館編目工作是一項科學性很強的工作，只有科學理論的指導，并采用科學的辦法，才能保證做好。檔案館要提高自身編目工作科學水平，保證和不斷提高編目工作質量的需要，就必須努力實現規范化和標準化，即為適應數字化編目工作發展需要而制定有關的原則與方法的確切表述和具體規定，它包括專業名詞術語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準等。目前，民國檔案分類標引和主題標引，已有了《民國檔案分類表》和《民國檔案分類主題詞表》，以及根據國家行業標準《檔案著錄規則》和部頒標準《檔案分類標引規則》等規則，結合民國檔案和民國檔案工作的實際狀況研制的《民國檔案著錄細則》、《民國檔案分類標引細則》和《民國檔案主題標引細則》，這些規范化的標準，都是進一步完善和改進民國檔案數字化編目工作，提高編目工作的科學水平和質量的保證。

3）編目工作要做好統一規劃、分工協作。在建立和完善檔案目錄體系過程中，必然會編制各種功能、多種形式等種類繁多的目錄，如不統一規劃、分工協作，將會出現各種目錄之間的平行、重復、多頭，互不聯系等問題，造成不必要的浪費現象。比如，我館曾同時建有《分類目錄數據庫》、《案卷目錄數據庫》、《館藏檔案庫位數據庫》三個目錄數據庫，雖從不同的角度滿足了一定時期本館檔案利用和管理工作的需要，但由于分屬于三個部門，且檔案處于不斷的變化之中，如檔案重新整理、接收等，各種目錄處于動態管理之中。因而在經過了一段時間之后，目錄數據與檔案實體、三套目錄數據之間不盡一致，使館藏檔案和目錄的統計各不相同。今天借助檔案數字化成果，應用數字化編目手段，整合、發展、改進和完善目錄數據，實現網絡化，迎接檔案館的智慧化，以適應大數據時代下之要求。

為此，在實踐中要求做到：

1）確立主要目錄數據。目前就是利用數字化成果，以經過數字化前整理后的電子目錄數據完善《館藏民國檔案目錄數據庫》，使其數據庫為館藏各類目錄數據的高度整合，集全宗、案卷、文件等信息于一體，實現一站式檔案信息檢索，同時也是檔案調出、歸位等實體管理的依據；按照《民國檔案分類表》進行的以分類標引為主、主題（關鍵詞）標引為輔的數據信息導航功能；設有包括檔案全文信息檢索在內的眾多檢索入口，利用者可以通過某個檢索入口進行初級檢索，也可以運用靈活方式進行提問式檢索等高級檢索；具有利用連接功能，除了掌握目錄利用情況，還可知道利用者對目錄利用后的反饋信息；除滿足利用者從不同的角度查找所需的任何內容，還可根據需要，打印完整的全宗目錄、案卷目錄、文件目錄、各種專題目錄及至原始檔案版面不失真的顯示與打印；保證數據庫內的每個數據都有清晰的利用者使用權限；多樣化的目錄形式，隨時公布目錄的更新與開發信息，滿足不同類型、不同行業、不同規模利用者個性化的信息需求；遍布全國和海外的民國檔案目錄數據交換服務中心，配上常年的利用者培訓與高效的技術支持。

2）正確處理各種目錄之間的關系。對于各種不同的目錄，要予以正確認識和妥善處理，處理好分類目錄與主題目錄之間的關系，在完善分類目錄體系的同時，積極地創造條件，逐步建立主題目錄，是兩者之間相互結合、互為補充，以適應查驗檔案的需要；處理好手檢目錄與機讀目錄之間的關系，力求使手工檢索目錄能符合計算機輸入的要求，使手檢與機檢相結合，要求新編目錄必須規范化，而對原有目錄不隨意否定和廢棄，應充分利用原有目錄的基礎，對不足的部分加以必要的補充，不夠完善的部分加以完善。

3）克服編目工作中的形式主義。不問實際效果如何，一味強調目錄的完整性，重要性，一種類型的目錄編制幾套等，這將會造成目錄龐雜、重復和浪費。比如上世紀八十年代，為了迅速迎合外界對民國檔案信息的需求，盲目編制所謂“重要文件目錄”，但很快廢棄，檔案中何謂“重要”與“非重要”，標準很難把握。因此，一開始就應注意這一類問題，從而避免目錄出現重復和浪費的問題。

總之，做好數字化編目工作，必須從本館收藏的民國檔案實際情況出發，有分析地吸收經驗教訓，準確地理解檔案數字化編目工作的任務和要求，借鑒先進的計算機技術手段，合理有效的借助外力，才能將民國檔案數字化編目工作做到又快又好。

參考文獻

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