探析小學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策

楊海蓉

摘 要：隨著信息技術(shù)與多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理模式正在被不斷地創(chuàng)新與改變，其中檔案信息化建設(shè)是最為徹底的轉(zhuǎn)變，這是學(xué)校檔案建設(shè)的發(fā)展的一個(gè)必然的趨勢(shì)。學(xué)校檔案建設(shè)的一個(gè)重要的課題與全新的挑戰(zhàn)就是檔案的現(xiàn)代化管理，這就要求學(xué)校在檔案管理的過(guò)程中不斷地加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。本文將探討學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息技術(shù)；數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化在檔案學(xué)里并沒(méi)有一個(gè)既定的概念，具體來(lái)講，檔案信息化是指將檔案信息的采集、傳遞、查詢(xún)等網(wǎng)絡(luò)化，存儲(chǔ)數(shù)字化，管理標(biāo)準(zhǔn)化，將檔案信息的采集、傳遞、儲(chǔ)存和查詢(xún)一體化，四者合一。檔案信息化建設(shè)是指利用先進(jìn)的信息技術(shù)建設(shè)檔案的信息庫(kù)，方便檔案信息的管理和查詢(xún)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)并不是依靠某一個(gè)部門(mén)或者在某一階段就可以完成的事，需要學(xué)校各個(gè)部門(mén)全方位的配合，不斷對(duì)檔案信息資源，檔案信息網(wǎng)絡(luò)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息管理制度等各個(gè)方面進(jìn)行提升、完善，特別是檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)不能間斷，一定要加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。

1學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1）檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會(huì)生活的方方面面，都已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)計(jì)算機(jī)的幫助。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)，誰(shuí)能夠把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，誰(shuí)就能夠在未來(lái)的發(fā)展中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

2）能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對(duì)機(jī)遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯(cuò)誤的決策，會(huì)制約學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟(jì)損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3）使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過(guò)程中，會(huì)形成大量有著重要保存價(jià)值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價(jià)值十分有限，當(dāng)對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

2學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該首先破除對(duì)信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點(diǎn)，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來(lái)開(kāi)展。要從本單位實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，做到建一個(gè)成一個(gè)，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。

2.2 重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。

第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，可以自動(dòng)完成各類(lèi)檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目及自動(dòng)檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對(duì)外提供服務(wù)。第三，檔案指導(dǎo)、編研從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來(lái)越不適應(yīng)檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。

2.3 增強(qiáng)保密意識(shí)，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系

檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀(guān)念，堅(jiān)持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會(huì)中應(yīng)樹(shù)立高度的安全意識(shí)，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

2.4 加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)的核心工作

作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過(guò)設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)調(diào)其工作的開(kāi)展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個(gè)信息化工程的策動(dòng)力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、發(fā)布與更新。

2.5 加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

2.6 調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)

在當(dāng)前狀況下，各檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合的方式，調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)急需人才和高端人才加以引進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有管理人才通過(guò)培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進(jìn)行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開(kāi)發(fā)利用不足等問(wèn)題。

3 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)學(xué)校檔案管理工建設(shè)已經(jīng)隨著時(shí)代的發(fā)展，朝著現(xiàn)代化的方向努力的邁進(jìn)。但是學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我們學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員不懈的努力與堅(jiān)持，轉(zhuǎn)筆思想觀(guān)念，只有這樣，我們才能提高學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的效率，才能是學(xué)校的檔案管理工作真正的服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于教職工與學(xué)生，從而更好的推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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