檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)建議

穆莉靜

摘 要：隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門(mén)大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類(lèi)單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。本文結(jié)合本單位的實(shí)際情況談?wù)動(dòng)嘘P(guān)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)個(gè)人建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案建設(shè)；檔案管理

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要有以下兩個(gè)方面的內(nèi)容。即狹義上的檔案信息化與廣義上的檔案信息化，狹義上的檔案信息化就是單純的檔案內(nèi)容的信息化，廣義上的檔案信息化指的是檔案的內(nèi)容與政治經(jīng)濟(jì)文化等領(lǐng)域的信息相融合。在信息化逐漸成為主流的背景下，檔案信息化使得檔案中的信息不在是密不可見(jiàn)，這些信息逐漸的隨著信息化的加劇而流入到社會(huì)的交流中，通過(guò)社會(huì)進(jìn)行有效的傳播，逐漸的各類(lèi)的信息在交流的過(guò)程種相互融合吸收，最后變?yōu)閷?duì)社會(huì)有益的信息。檔案信息化建設(shè)就是通過(guò)最新的信息技術(shù)手段完善檔案信息，使檔案的信息更加完成全面，更好的為社會(huì)服務(wù)提供信息資源，與此同時(shí)更好的促進(jìn)了信息資源之間的相互融合，使狹義上的信息化不斷的再向廣義上的信息化轉(zhuǎn)變。信息化建設(shè)可以加快信息之間的聯(lián)系，使他們更好的融合利用，提高信息本身的利用價(jià)值，使檔案信息化的建設(shè)更全面具體，更好的為社會(huì)服務(wù)。

2檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1檔案高度分散

在檔案數(shù)據(jù)的歸納整合過(guò)程中，存在著很多復(fù)雜的細(xì)化的甚至是重復(fù)的信息。大到巨額的科研經(jīng)費(fèi)支出，小到各種日常的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。這還只是財(cái)務(wù)方面信息，除此之外的人事部門(mén)，管理部門(mén)，行政部門(mén)，各種信息科目更多，而且其中一些部門(mén)的信息重復(fù)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)中心的工作人員根本沒(méi)有辦法對(duì)這些信息進(jìn)行完全分類(lèi)歸檔，更不要說(shuō)從中篩選出一些對(duì)社會(huì)有價(jià)值、可以加以利用的有效信息了。

2.2檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

分公司（本單位）的檔案信息中心在日常的檔案管理工作中的主要任務(wù)就是接受各個(gè)部門(mén)單位送來(lái)的相關(guān)電子信息，對(duì)這些收到的信息進(jìn)行處理、根據(jù)不同的內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)，最后放入相應(yīng)的檔案中。由于各個(gè)部門(mén)的人員配置和工作職責(zé)各不相同，所以檔案的管理部門(mén)要正確認(rèn)識(shí)到這些數(shù)據(jù)之間的特殊性和他們之間的聯(lián)系以及他們之間的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，如果對(duì)于這些認(rèn)識(shí)不夠，那么就會(huì)在工作上遇到很大的麻煩，這就要求檔案數(shù)據(jù)中心的工作人員在日常的工作中要認(rèn)真、細(xì)心并且有足夠的耐心。

2.3檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)

檔案信息管理電于（子）化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 檔案管理信息化系統(tǒng)的措施

3.1 建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)

雖然檔案管理變得越來(lái)越信息化，但是如果沒(méi)有完善的信息化系統(tǒng)，還是不能起到應(yīng)有的作用，通常情況下，檔案管理信息系統(tǒng)會(huì)分為企業(yè)內(nèi)部具有較高嚴(yán)密性的檔案，和對(duì)外提供服務(wù)的公眾平臺(tái)，方便工作人員查閱。另外可以通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將具有檔案管理功能的網(wǎng)站設(shè)置成兩個(gè)功能項(xiàng)，一個(gè)用來(lái)存放企業(yè)內(nèi)部的文檔信息，另一個(gè)為檔案的應(yīng)用進(jìn)行宣傳，但是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行這種服務(wù)的時(shí)候，技術(shù)人員一定要保證好網(wǎng)絡(luò)的安全性。

3.2歸檔過(guò)的電子文件也要進(jìn)行相應(yīng)的管理

電子文件歸檔指的是，檔案管理工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行審核和保存的時(shí)候，需要對(duì)其記使用價(jià)值分類(lèi)和保存。工作人員需要用計(jì)算機(jī)技術(shù)將保存好的文檔設(shè)置成只讀模式，這樣就能有效保證文檔的安全性，能夠有效的保證數(shù)據(jù)的原始性。用電子信息技術(shù)保存文檔，避免了保存紙質(zhì)文檔時(shí)候出現(xiàn)的問(wèn)題，不用做大量的防潮、防濕等工作。只要將信息電子技術(shù)與檔案管理的工作結(jié)合，并且保證每隔一段時(shí)間就要對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)制并且上傳到云盤(pán)中。這樣就能保證在發(fā)生設(shè)備損壞的情況下，不會(huì)將數(shù)據(jù)丟失。并且云盤(pán)中的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行更好的共享和保存。

3.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)科學(xué)合理的融入到檔案管理工作中

檔案管理部門(mén)的工作人員要求必須是會(huì)一定的電腦知識(shí)的人，通常情況下，檔案管理部門(mén)對(duì)接收過(guò)來(lái)的文件內(nèi)容進(jìn)行檢查和審核，保證所有已經(jīng)保存的文件和文檔都是符合公司規(guī)定的，并且針對(duì)其不同的內(nèi)容與要求進(jìn)行相應(yīng)的整理和分類(lèi)，這個(gè)時(shí)候就需要用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)快速高效的完成工作。其具體的工作過(guò)程是接收符合要求的有效的電子文件，對(duì)電子文件的處理、整理，最后將最有價(jià)值的文件進(jìn)行保存。并且在相應(yīng)的工作需要之下，檔案的價(jià)值能夠?qū)崿F(xiàn)自身的價(jià)值。

4檔案管理的建議

4.1提高檔案信息化的技術(shù)水平與管理水平

在本單位檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中檔案管理中心要準(zhǔn)備好全套的硬件設(shè)施并且吸收引進(jìn)先進(jìn)的信息化科學(xué)技術(shù)手段，根據(jù)本單位的自身情況找到一套適合的管理軟件，也可以通過(guò)科研手段開(kāi)發(fā)出一套適合本單位的管理軟件，建立起一套完整的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能使本單位的檔案信息化進(jìn)程加快，更好的響應(yīng)國(guó)家政策的號(hào)召，為社會(huì)提供服務(wù)。在檔案的歸納整合過(guò)程中一定要采用統(tǒng)一錄入，嚴(yán)格篩選，否則就會(huì)降低工作效率使本來(lái)就繁瑣的工作變得更加繁忙。檔案信息化建設(shè)要求的資源共享并不是要求資源完全化的公開(kāi)，在資源共享的同時(shí)要注意設(shè)立信息資源的查閱權(quán)限，對(duì)于一些機(jī)密類(lèi)的文件要嚴(yán)格控制閱讀者的身份和范圍，只有這樣做，才能使得檔案管理系統(tǒng)更加的完善。

4.2提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

要想建立一個(gè)健全的、完善的的檔案管理系統(tǒng)，首先要有一個(gè)良好的管理理念作支撐。科學(xué)技術(shù)發(fā)展的很快，檔案管理的水平較之過(guò)去也有了很大的進(jìn)步。這就要求檔案的管理人員必須從自身出發(fā)提高自身的服務(wù)意識(shí)。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要將檔案信息整理后形成可以為社會(huì)服務(wù)的信息，所以，從事檔案管理的人員必須要充分的認(rèn)識(shí)到自己的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)社會(huì)。在施行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，我們必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，改變舊的思想和管理原則，要將信息檔案最大程度的公開(kāi)化，否則檔案就失去了它本身應(yīng)有的意義，變成了沒(méi)有任何用處的廢紙、垃圾。檔案的管理人員要時(shí)時(shí)刻刻牢記為服務(wù)于社會(huì)的原則，用這個(gè)原則作為指導(dǎo)，不斷的提高自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和職業(yè)技能水平，對(duì)自身的價(jià)值做一個(gè)重新的定位，即從一個(gè)檔案信息的保管員變?yōu)橐粋€(gè)為社會(huì)發(fā)布有效信息的發(fā)布員，使整個(gè)社會(huì)受益。

5結(jié)語(yǔ)

檔案的信息化建設(shè)主要是通過(guò)加強(qiáng)檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行的。檔案信息化的檔案管理方式不僅提高了檔案信息本身的價(jià)值，還使得這些信息可以為社會(huì)人員所使用，為整個(gè)社會(huì)提供了方便，使得檔案信息的整合工作更加具有意義。

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