任務(wù)督辦管理體系實(shí)踐

文/中廣核核電運(yùn)營(yíng)有限公司綜合管理部 彭東葉 藺曉霞 胡覃

任務(wù)督辦系統(tǒng)是中廣核集團(tuán)落實(shí)管理行動(dòng)的重要工具。多年來(lái)，中廣核核電運(yùn)營(yíng)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)運(yùn)營(yíng)公司）充分利用任務(wù)督辦平臺(tái)傳遞公司管理意志和管理導(dǎo)向，對(duì)公司各層級(jí)、各組織、各單位落實(shí)管理行動(dòng)、跟蹤工作進(jìn)展、形成工作成果發(fā)揮著重要價(jià)值，也是運(yùn)營(yíng)公司踐行“一次把事情做好”核心價(jià)值觀的強(qiáng)有力抓手。運(yùn)營(yíng)公司在任務(wù)督辦管理過(guò)程中堅(jiān)持不斷創(chuàng)新，以“全面統(tǒng)籌、分級(jí)授權(quán)、分層管理、分類(lèi)跟蹤”為總工作思路，搭建了一套與業(yè)務(wù)特點(diǎn)相匹配的管理體系、建立起全覆蓋的管理范圍、形成了完整的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)的考核辦法，這些措施幫助運(yùn)營(yíng)公司在任務(wù)督辦管理的使用率和完成率方面持續(xù)保持較高水平。

一、任務(wù)督辦管理體系

運(yùn)營(yíng)公司結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，形成了橫、縱兩個(gè)方向的任務(wù)督辦管理架構(gòu)，如“圖1”所示。橫向是由公司各類(lèi)重要會(huì)議、各委員會(huì)和專(zhuān)項(xiàng)組織在工作中向各中心、部門(mén)和分公司下達(dá)的任務(wù)安排，縱向由公司總經(jīng)理部直接向各中心、部門(mén)和分公司下達(dá)任務(wù)。各中心、部門(mén)和分公司在承接來(lái)自橫向、縱向的任務(wù)后，再根據(jù)工作分工自行任務(wù)分解，逐級(jí)向下分派。

管理架構(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)揮各自作用，保證管理責(zé)任界定清晰。橫向由各組織秘書(shū)單位負(fù)責(zé)錄入、跟進(jìn)，縱向由任務(wù)督辦歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)跟進(jìn)，在任務(wù)驗(yàn)收階段，公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)把控公司級(jí)縱向任務(wù)督辦的完成質(zhì)量，其他總經(jīng)理部成員負(fù)責(zé)把控橫向組織任務(wù)督辦的完成質(zhì)量。各部門(mén)一把手負(fù)責(zé)把控本部門(mén)各項(xiàng)任務(wù)督辦的完成質(zhì)量和效率。公司任務(wù)督辦的歸口管理部門(mén)統(tǒng)籌歸口管理職能，全面掌握公司所有任務(wù)督辦完成情況，重點(diǎn)跟蹤監(jiān)控公司級(jí)和橫向組織級(jí)任務(wù)督辦的完成質(zhì)量和效率，并在公司月會(huì)公布。各層級(jí)協(xié)調(diào)員根據(jù)分級(jí)授權(quán)范圍，負(fù)責(zé)跟蹤、匯總和反饋各組織的任務(wù)督辦進(jìn)展并與歸口管理部門(mén)接口。

二、任務(wù)督辦管理范圍

運(yùn)營(yíng)公司充分運(yùn)用任務(wù)督辦管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)運(yùn)營(yíng)公司總經(jīng)理部、各橫向組織、各部門(mén)等主要管理行動(dòng)的全覆蓋，實(shí)現(xiàn)了對(duì)安全生產(chǎn)業(yè)務(wù)和職能管理業(yè)務(wù)的全涉及。成為公司各組織、各層級(jí)傳達(dá)管理導(dǎo)向、落實(shí)管理行動(dòng)的重要手段和有力工具。主要分為3個(gè)層級(jí)。1.公司級(jí)行動(dòng)管理。公司級(jí)行動(dòng)管理通過(guò)公司總經(jīng)理部每月的月度管理會(huì)議和每周的辦公周會(huì)來(lái)下達(dá)任務(wù)行動(dòng)，主要是解決當(dāng)前重點(diǎn)的、突出的，對(duì)公司業(yè)務(wù)開(kāi)展和公司發(fā)展產(chǎn)生影響的問(wèn)題。這些行動(dòng)是任務(wù)督辦中最核心的行動(dòng)之一，由歸口管理部門(mén)重點(diǎn)跟蹤，在每月月度管理會(huì)議前由各任務(wù)承接部門(mén)反饋行動(dòng)進(jìn)展，由歸口管理部門(mén)在會(huì)議上進(jìn)行逐一匯報(bào)。2.各委員會(huì)及橫向組織行動(dòng)管理。這一層級(jí)涵蓋了公司各條業(yè)務(wù)線(xiàn)，是公司各工作領(lǐng)域推動(dòng)業(yè)務(wù)進(jìn)展的重要抓手，是促進(jìn)公司良好經(jīng)營(yíng)的重要支撐。一方面包括了公司戰(zhàn)略研討會(huì)、管理務(wù)虛會(huì)及計(jì)劃預(yù)算考核（PBA）研討會(huì)等重要會(huì)議，根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展重大政策戰(zhàn)略下達(dá)任務(wù)行動(dòng)，由會(huì)議組織部門(mén)通過(guò)任務(wù)督辦系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤反饋；另一方面包括了公司投資評(píng)審與成本控制委員會(huì)、教育培訓(xùn)委員會(huì)、安全質(zhì)量委員會(huì)、安全生產(chǎn)委員會(huì)等公司級(jí)主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的委員會(huì)以及公司質(zhì)保監(jiān)查小組、程序質(zhì)量小組等重要小組在各自分管領(lǐng)域下達(dá)的工作任務(wù)，由各橫向組織秘書(shū)單位進(jìn)行跟蹤和反饋信息收集匯總，在組織內(nèi)例行會(huì)議上作行動(dòng)進(jìn)展匯報(bào)。以上兩方面的行動(dòng)均由歸口管理部門(mén)每月在公司月度管理會(huì)議上匯報(bào)進(jìn)展情況。3.公司各部門(mén)、中心、分公司內(nèi)部行動(dòng)管理。公司各部門(mén)、中心、分公司在進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)展及上級(jí)任務(wù)承接時(shí)產(chǎn)生的內(nèi)部任務(wù)，由部門(mén)專(zhuān)職負(fù)責(zé)人錄入任務(wù)督辦系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤管理，是提升部門(mén)內(nèi)部管理效率的良好手段。

三、任務(wù)督辦管理流程

運(yùn)營(yíng)公司建立健全任務(wù)督辦管理流程，不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)過(guò)程的管理，更要實(shí)現(xiàn)對(duì)完成的質(zhì)量管控。通過(guò)前端管理、過(guò)程管理、考核管理3個(gè)階段確保各流程任務(wù)督辦錄入質(zhì)量和完成質(zhì)量保持高水平。建立分類(lèi)跟蹤的管理方法，公司層面全面統(tǒng)籌但有所側(cè)重，優(yōu)先確保公司級(jí)任務(wù)的完成率和完成質(zhì)量，同時(shí)監(jiān)控其他任務(wù)的按時(shí)完成率。

（一）前端管理。通過(guò)管控任務(wù)督辦來(lái)源分類(lèi)申請(qǐng)，嚴(yán)格審批流程，確保新增來(lái)源分類(lèi)符合公司管理意志和管理導(dǎo)向，同時(shí)嚴(yán)控審批流程，確保各環(huán)節(jié)人員資質(zhì)符合要求，從源頭上為任務(wù)督辦的全過(guò)程管控和高質(zhì)量完成打下基礎(chǔ)。

（二）過(guò)程管理。分為如下幾種管理方式：

1.公司級(jí)行動(dòng)管理。在公司總經(jīng)理部月會(huì)和辦公周會(huì)上產(chǎn)生的任務(wù)行動(dòng)，由公司任務(wù)督辦協(xié)調(diào)員通過(guò)郵件發(fā)送承辦部門(mén)或組織進(jìn)行溝通確認(rèn)。各承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人每月通過(guò)郵件定期反饋進(jìn)展情況，任務(wù)督辦歸口管理部門(mén)經(jīng)理在每月的總經(jīng)理部月會(huì)上通報(bào)各項(xiàng)行動(dòng)詳細(xì)進(jìn)展信息?？偨?jīng)理在月會(huì)上回應(yīng)各項(xiàng)行動(dòng)完成質(zhì)量以及申請(qǐng)關(guān)閉項(xiàng)意見(jiàn)。公司任務(wù)督辦協(xié)調(diào)員根據(jù)月會(huì)要求繼續(xù)跟進(jìn)或關(guān)閉行動(dòng)，且負(fù)責(zé)全過(guò)程跟蹤、監(jiān)控和通報(bào)。公司級(jí)行動(dòng)管理流程如“圖2”所示。

圖2 公司級(jí)行動(dòng)管理流程

圖3 各橫向組織行動(dòng)管理流程

圖4 各部門(mén)行動(dòng)管理流程

2.各橫向組織行動(dòng)管理。公司級(jí)重要會(huì)議、各類(lèi)委員會(huì)及橫向組織產(chǎn)生的督辦行動(dòng)，由橫向組織任務(wù)督辦協(xié)調(diào)員錄入任務(wù)督辦系統(tǒng)，定期提醒行動(dòng)負(fù)責(zé)人錄入任務(wù)督辦進(jìn)展。任務(wù)完成后，由行動(dòng)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)關(guān)閉行動(dòng)，總經(jīng)理部分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)任務(wù)完成情況批準(zhǔn)或退回申請(qǐng)。由歸口管理部門(mén)經(jīng)理在每月總經(jīng)理部月會(huì)上匯報(bào)當(dāng)月到期行動(dòng)完成情況，并對(duì)下月即將到期的行動(dòng)進(jìn)行提醒。通過(guò)實(shí)行任務(wù)完成期限的全面管理跟蹤，監(jiān)控任務(wù)質(zhì)量完成情況，以達(dá)到管理要求。各橫向組織行動(dòng)管理流程如“圖3”所示。

3.各部門(mén)行動(dòng)管理。各部門(mén)內(nèi)部產(chǎn)生的任務(wù)行動(dòng)，由部門(mén)任務(wù)督辦協(xié)調(diào)員錄入任務(wù)督辦系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤，定期提醒各行動(dòng)負(fù)責(zé)人錄入任務(wù)進(jìn)展。任務(wù)完成后，由行動(dòng)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)關(guān)閉行動(dòng)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)任務(wù)完成情況批準(zhǔn)或退回申請(qǐng)，并在部門(mén)內(nèi)部通報(bào)行動(dòng)完成情況。各部門(mén)任務(wù)督辦協(xié)調(diào)員以部門(mén)為單位統(tǒng)計(jì)行動(dòng)按期完成率上報(bào)歸口管理部門(mén)匯總。通過(guò)統(tǒng)計(jì)各部門(mén)任務(wù)督辦的完成情況，掌握公司整體任務(wù)督辦執(zhí)行狀況。各部門(mén)行動(dòng)管理流程如“圖4”所示。

（三）考核管理。任務(wù)督辦管理考核要求集團(tuán)級(jí)任務(wù)督辦按期完成率100%，公司級(jí)任務(wù)一次達(dá)標(biāo)率90%以上（申請(qǐng)延期視為未按期完成，即未達(dá)標(biāo)）。針對(duì)公司級(jí)行動(dòng)，在公司各部門(mén)監(jiān)控指標(biāo)中建立了嚴(yán)格、量化的考核指標(biāo)，未達(dá)標(biāo)將扣減部門(mén)年度績(jī)效考核結(jié)果。各部門(mén)級(jí)行動(dòng)每年統(tǒng)計(jì)總體完成率，掌握公司任務(wù)督辦整體開(kāi)展情況，要求任務(wù)完成率較低的部門(mén)制定改進(jìn)提升措施。

三、任務(wù)督辦管理實(shí)踐

近3年運(yùn)營(yíng)公司每年通過(guò)任務(wù)督辦跟蹤的行動(dòng)均超2000項(xiàng)，每年納入各部門(mén)年度績(jī)效考核的重要行動(dòng)超過(guò)150項(xiàng)。運(yùn)營(yíng)公司任務(wù)督辦涵蓋了公司各方面業(yè)務(wù)，且近3年集團(tuán)下達(dá)任務(wù)按時(shí)完成率100%，公司重要任務(wù)的按時(shí)完成率超過(guò)95%。通過(guò)任務(wù)督辦管理，實(shí)現(xiàn)了行動(dòng)有布置、有落實(shí)，所有行動(dòng)閉環(huán)管理，重要行動(dòng)通過(guò)每月跟蹤及時(shí)了解存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)提前有效干預(yù)，避免久拖不決，各級(jí)行動(dòng)、各個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任明確，確保每個(gè)行動(dòng)、每個(gè)環(huán)節(jié)有人負(fù)責(zé)。此外，根據(jù)督辦行動(dòng)推進(jìn)情況，可以洞察出各部門(mén)的工作效能情況和存在的問(wèn)題，便于及時(shí)糾正提升。2017年運(yùn)營(yíng)公司就督辦管理的良好實(shí)踐與集團(tuán)各兄弟單位進(jìn)行了分享和推廣，并與相關(guān)單位進(jìn)行了深入探討和交流，為各單位做好督辦管理工作提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒。后續(xù)運(yùn)營(yíng)公司將繼續(xù)挖掘任務(wù)督辦系統(tǒng)的潛在價(jià)值，持續(xù)提升任務(wù)督辦管理水平，為公司管理提升提供更有力的支撐。