遠(yuǎn)程下載本人檔案，檔案館準(zhǔn)備好了嗎？

文/中共福建省莆田市仙游縣委組織部 黃華陽(yáng)

“好消息！明年2月起，你的檔案可憑身份證遠(yuǎn)程下載啦！”2017年12月中旬，這則與檔案部門(mén)有關(guān)的消息刷屏了，按照這則消息，從2018年2月1日開(kāi)始，福建省居民可以憑身份證等合法、有效證件，在數(shù)字檔案查詢(xún)平臺(tái)進(jìn)行身份確認(rèn)后，遠(yuǎn)程利用記載有關(guān)本人婚姻登記、學(xué)籍學(xué)歷、工齡、職稱(chēng)、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)、離退休、土地房產(chǎn)權(quán)屬等證明性數(shù)字檔案。這對(duì)于平時(shí)沒(méi)有時(shí)間去檔案館查閱檔案的利用者來(lái)說(shuō)，確實(shí)是個(gè)好消息。現(xiàn)在《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》已經(jīng)正式開(kāi)始實(shí)施，但2017年底新聞媒體所報(bào)道的“你的檔案可憑身份證遠(yuǎn)程下載”這一好消息卻未能按時(shí)實(shí)現(xiàn)，為何會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象？下面筆者結(jié)合自己所了解到的情況，談一些看法供大家參考。

一、全省公共檔案信息查閱咨詢(xún)平臺(tái)尚未全面建成

就目前來(lái)看，省檔案局雖然已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)上建立了以福建省檔案信息網(wǎng)為龍頭的全省各地市、縣區(qū)檔案局（館）的分布式檔案信息網(wǎng)站，在福建省檔案信息網(wǎng)站首頁(yè)開(kāi)設(shè)了“公共檔案信息共享平臺(tái)”模塊，共享平臺(tái)模塊設(shè)置了開(kāi)放檔案、專(zhuān)題檔案、網(wǎng)上展廳、視頻檔案四個(gè)欄目。截至2018年2月1日，筆者在“開(kāi)放檔案分類(lèi)導(dǎo)航”不限檔案館的條件下，共查詢(xún)到開(kāi)放檔案目錄信息63608條，其中福建省檔案館館藏信息18173條目錄，另外全省9個(gè)地市加平潭綜合實(shí)驗(yàn)區(qū)的93個(gè)國(guó)家綜合檔案館、開(kāi)放檔案目錄信息45435條。這93個(gè)地、市、縣、區(qū)國(guó)家綜合檔案館的具體情況如下：福州市14個(gè)國(guó)家綜合檔案館中，只有晉安區(qū)檔案館1228條開(kāi)放檔案目錄、長(zhǎng)樂(lè)區(qū)檔案館3873條開(kāi)放目錄、馬尾區(qū)檔案館2481條開(kāi)放檔案目錄。廈門(mén)市7個(gè)國(guó)家綜合檔案館中的開(kāi)放檔案信息目錄量為0條。莆田市6個(gè)國(guó)家綜合檔案館中，只有涵江區(qū)檔案館有2380條開(kāi)放檔案信息目錄。泉州市12個(gè)國(guó)家綜合檔案館中，只有晉江市檔案館開(kāi)放檔案目錄信息8311條、永春縣檔案館開(kāi)放檔案目錄信息464條、泉港區(qū)檔案館開(kāi)放檔案目錄信息7758條。漳州市12個(gè)國(guó)家綜合檔案館中，只有漳浦縣檔案館開(kāi)放檔案目錄信息71條（筆者認(rèn)真看一下，這71條目錄內(nèi)容基本屬于館藏資料）。南平市11個(gè)國(guó)家綜合檔案館中的開(kāi)放檔案目錄信息量為0條。寧德市有10個(gè)國(guó)家綜合檔案館，只有寧德市檔案館開(kāi)放檔案目錄信息7118條、古田縣檔案館1條。龍巖市8個(gè)國(guó)家綜合檔案館中的開(kāi)放檔案目錄信息量為0條。三明市13個(gè)國(guó)家綜合檔案館中，只有三明市檔案館開(kāi)放檔案目錄信息3531條、永安市檔案館開(kāi)放檔案目錄信息8208條、沙縣檔案館開(kāi)放檔案目錄信息11條。在這63608條開(kāi)放檔案目錄信息中，只有省檔案館的18173條目錄、點(diǎn)擊目錄進(jìn)去可以查詢(xún)看到相對(duì)應(yīng)的檔案原文掃描件，這些檔案信息內(nèi)容所反映的年代基本上是民國(guó)時(shí)期。而全省93個(gè)市、縣級(jí)檔案館的45435條目錄則查不到相對(duì)應(yīng)的檔案內(nèi)容。在“專(zhuān)題檔案分類(lèi)導(dǎo)航”中，只能查到福建省檔案館44個(gè)專(zhuān)題檔案目錄，這44個(gè)專(zhuān)題目錄的內(nèi)容基本上以民國(guó)檔案為主，只有閩臺(tái)關(guān)系、老福建、華僑史料三個(gè)專(zhuān)題檔案屬于建國(guó)后，另外海洋專(zhuān)題檔案目錄涉及建國(guó)后和民國(guó)時(shí)期。與開(kāi)放檔案分類(lèi)導(dǎo)航不同的是，這些專(zhuān)題檔案只能看到目錄，查不到相關(guān)目錄的檔案內(nèi)容。從現(xiàn)有的“福建省公共檔案信息共享平臺(tái)”情況來(lái)看，在互聯(lián)網(wǎng)上能夠查到可開(kāi)放的檔案內(nèi)容基本上是民國(guó)時(shí)期的，而與本人關(guān)系密切的檔案內(nèi)容基本上屬于建國(guó)后，并且是控制利用的未開(kāi)放檔案范圍。這些未開(kāi)放檔案在網(wǎng)上提供利用時(shí)，要做好對(duì)利用者個(gè)人身份的審查認(rèn)定工作，做到既保證利用者的正當(dāng)權(quán)益，又確保利用者的本人檔案信息不被非法利用。因此在2018年2月1日之后，要實(shí)現(xiàn)憑身份證遠(yuǎn)程下載自已的本人檔案，各地國(guó)家綜合檔案還要進(jìn)一步豐富共享平臺(tái)上的數(shù)字檔案信息內(nèi)容，做到平臺(tái)上面有可供利用者查閱的“無(wú)條件共享、有條件共享和暫不共享三類(lèi)”數(shù)字檔案。同時(shí)完善網(wǎng)上檔案信息查閱共享平臺(tái)的功能，確保網(wǎng)上數(shù)字檔案信息的安全。

二、檔案館數(shù)字化發(fā)展不平衡，跟不上共享管理步伐

一些數(shù)字化工作開(kāi)展較早的、館藏檔案數(shù)量不多的檔案館，其數(shù)字化水平較高，有的檔案館甚至已經(jīng)全部完成館藏檔案的數(shù)字化工作任務(wù)。據(jù)福建省檔案局辦公室統(tǒng)計(jì)，截止2017年12月，全省僅漳州市檔案館、福州倉(cāng)山區(qū)檔案館和漳州龍文區(qū)檔案館這3個(gè)館館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到100%。另外泉州市、寧德市、莆田荔城區(qū)、泉州臺(tái)商投資區(qū)、泉州泉港區(qū)、安溪縣、泉州豐澤區(qū)等13個(gè)檔案館館藏?cái)?shù)字化率超過(guò)80%，而完成館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到50%的地市縣檔案館數(shù)量也僅僅只有36個(gè)，占全省地市縣總數(shù)的38.2%。因此仍有大量的檔案館由于受各種因素制約，館藏檔案數(shù)字化水平較低，全省甚至還有15個(gè)檔案館數(shù)字化工作未實(shí)現(xiàn)零的突破。加上最近幾年，各地對(duì)檔案數(shù)字化工作抓的不緊，全省各地檔案館的數(shù)字化技術(shù)水平、人才儲(chǔ)備等方面無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字檔案共享管理的要求。據(jù)《中國(guó)檔案》2018年第1期林偉宏的《一網(wǎng)查檔百館聯(lián)動(dòng)——浙江省“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”的省域?qū)嵺`》介紹，浙江省全省各級(jí)檔案館從2017年11月6日開(kāi)始實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱利用檔案。但在實(shí)現(xiàn)之前，浙江省檔案局做大量準(zhǔn)備工作，從2016年底正式開(kāi)始浙江省檔案服務(wù)網(wǎng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)工作，在檔案服務(wù)網(wǎng)這個(gè)利用平臺(tái)投入使用之前，已在省內(nèi)部分市縣開(kāi)展內(nèi)部試用，以檢測(cè)檔案利用服務(wù)平臺(tái)的性能，并不斷修改完善。在浙江省檔案服務(wù)網(wǎng)開(kāi)通之前，對(duì)全省各級(jí)檔案館的系統(tǒng)管理員和具體查檔人員進(jìn)行使用操作的統(tǒng)一培訓(xùn)。同時(shí)還召開(kāi)全省的應(yīng)用推廣部署會(huì)，要求各單位做好人員權(quán)限設(shè)置、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上傳、崗位人員操作培訓(xùn)等工作，確保這個(gè)檔案服務(wù)利用平臺(tái)投入使用時(shí)能正常運(yùn)行。反觀我省，《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》規(guī)定都已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施了，但到目前為止，新的能夠適應(yīng)《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》要求的網(wǎng)上檔案查閱利用平臺(tái)尚未與檔案部門(mén)相關(guān)人員見(jiàn)面，參與網(wǎng)上提供利用工作的各級(jí)檔案部門(mén)相關(guān)人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。因此就目前筆者所掌握的情況來(lái)看，開(kāi)展網(wǎng)上查閱利用檔案，各級(jí)檔案館還需要做大量的基礎(chǔ)工作。

三、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱利用檔案必做事項(xiàng)

首先要在互聯(lián)網(wǎng)上有數(shù)字檔案內(nèi)容，俗話(huà)說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊，如果紙質(zhì)檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，怎么可能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱利用檔案？因此首要的任務(wù)是提高各級(jí)檔案館館藏檔案數(shù)字化水平，縣級(jí)以上人民政府要按照福建省政府197號(hào)令的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)本行政區(qū)域數(shù)字檔案共享工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)解決數(shù)字檔案共享工作中的重大問(wèn)題，所需經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。各級(jí)檔案局要發(fā)揮其在“本行政區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案共享的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、建設(shè)管理和監(jiān)督指導(dǎo)”中的作用。充分利用政府協(xié)調(diào)機(jī)制，督促財(cái)政部門(mén)加大對(duì)檔案數(shù)字化工作支持力度，通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)形式來(lái)加快檔案數(shù)字化工作進(jìn)度。其次要加快全省檔案查閱利用平臺(tái)的研發(fā)工作，在開(kāi)展檔案查閱利用平臺(tái)研發(fā)過(guò)程中，可以參考借鑒浙江省檔案利用服務(wù)網(wǎng)的功能，優(yōu)化我省檔案查閱利用共享平臺(tái)管理軟件的性能，完善對(duì)檔案利用者身份合法性的審查認(rèn)定工作，確保數(shù)字檔案信息安全，防止數(shù)字檔案信息遭到非法利用。最后要進(jìn)一步完善各級(jí)數(shù)字檔案共享管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的工作人員。由于數(shù)字檔案共享管理是一項(xiàng)全新的工作，為了做好這項(xiàng)工作，按規(guī)定各級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。而各地檔案館的人員編制卻是在數(shù)字化工作開(kāi)展之前核定的，因此現(xiàn)有檔案館人員編制滿(mǎn)足不了數(shù)字檔案共享工作的需要。根據(jù)勞動(dòng)人事部、國(guó)家檔案局聯(lián)發(fā)的〔1985〕2號(hào)《關(guān)于頒布〈地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)〉（試行）的通知》精神，檔案館的編制人數(shù)應(yīng)隨館藏檔案數(shù)量的增減而相應(yīng)增減，但是各地檔案館的館藏檔案每年都會(huì)增加，而檔案館的人員編制卻一成不變，特別是檔案部門(mén)參照公務(wù)員法管理之后，檔案館根本不可能按照館藏檔案數(shù)量來(lái)核定編制，為了確保綜合檔案館有專(zhuān)人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，要按照《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》規(guī)定，加強(qiáng)數(shù)字檔案共享工作的人才隊(duì)伍建設(shè)，相應(yīng)增加綜合檔案館人員編制。

實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享，開(kāi)展網(wǎng)上查閱利用檔案是檔案部門(mén)適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展、轉(zhuǎn)變政府職能、提高公共服務(wù)水平的需要，也是檔案部門(mén)順應(yīng)公眾對(duì)獲取檔案信息的需求。因此檔案部門(mén)只有加快數(shù)字化工作進(jìn)度，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變革的要求。也只有這樣，才能最終實(shí)現(xiàn)媒體所報(bào)道的“你的檔案可憑身份證遠(yuǎn)程下載”這一愿望。