辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

文/諸城中醫醫院 王偉

在現今的信息化時代，檔案管理工作也呈現出自動化、現代化，檔案工作的新理念、新思想隨之產生，準確的辦公自動化代替了繁瑣的人工操作。因此檔案管理部門應以辦公自動化為基礎，采取科學的檔案管理辦法，提高醫院檔案管理水平，挖掘檔案信息，以滿足醫院各方面的需求，更好地為醫院發展服務。

一、辦公自動化的基本概念和基本特點

（一）基本概念。辦公自動化主要指的是利用計算機信息技術開始著手辦公室工作，實現數據傳輸接收以及數據存儲等目標，繼而提高辦公的可靠性與準確性。簡而言之，辦公自動化改變了傳統的手工歸檔管理方式，廣泛提高醫院檔案管理的工作效率，加大了醫院檔案的可靠性與完整性。

（二）基本特點。1.實現一定范圍內的信息共享，醫院綜合檔案室的傳統表現為：其一，多部門管理檔案；其二，檔案較為分散。在辦公自動化環境下使用計算機技術能夠發揮其重大價值，實現檔案的科學化以及合理化，在很大程度上提高了檔案的利用效率，對所調閱的檔案信息能夠脫離空間的限制。2.對檔案管理人員的相關工作提出一定的挑戰。辦公自動化條件下，檔案管理是以網絡計算機為基礎的，現代化的辦公設備以及檔案的存儲方式等對檔案管理工作人員的技術知識等提出了更高的要求。3.醫院檔案存儲方式呈現多樣化。辦公自動化環境下，檔案的單一存儲方式——紙質，逐漸發展為圖像或者影像等實物載體，不僅能夠有效減少存儲檔案的空間，還能夠保持檔案的完整性；除此之外，影像類的存儲載體在讀取過程中非常方便，具有很高的穩定性。4.提高工作效率。根據醫院檔案的基本功能與基本作用，醫院檔案可以分為以下幾種類型：科研、病歷、設備、會計、文書、專題、實物等。醫院檔案涉及到了教學以及基礎設施等各個方面，辦公自動化系統的應用對醫院各個部門之間的職能以及業務流程等產生了很大影響，傳統的人工操作限制被突破，檔案管理工作使得程序更為合理，檢索過程中利用率與工作效率廣泛提高。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

（一）缺乏標準化。現階段，辦公室自動化系統存在的問題包括：軟件投入少、水平低、管理負擔較重等。這些問題嚴重制約著辦公室自動化系統整體水平的提高，由于各辦公室自動化系統的開發商與團隊的水平高低不一，導致某些開發出來的軟件與實際需求存在不少差距，造成系統中缺乏可以將電子文件運轉與電子檔案工作有效契合的子系統。

（二）缺乏完善的辦公自動化檔案管理體系。當前，我國醫院檔案管理系統尚不完善，能夠用于辦公自動化環境下的實用軟件較少，技術水平低下。自動化環境下的辦公管理水平低下，限制了工作人員管理水平的進一步提升，最終造成電子文件錄入終端困難。

（三）缺乏辦公自動化檔案管理體系專業型人才。現階段，我國大部分醫院檔案管理工作人員的文檔管理水平較低，還是采用原始的手工檔案管理模式，具備先進的檔案管理技能和扎實專業知識功底的復合型人才所占比例不高，很多工作人員只是單純掌握計算機技術或者僅僅熟知基本知識，依然不能高效準確地完成這項工作。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理方法

（一）健全醫院檔案管理制度。醫院檔案管理工作涉及大量重要信息，為了確保高效、穩定地開展醫院檔案管理工作，應積極健全醫院檔案管理制度，利用制度約束和規范檔案管理工作，強化檔案管理工作全責，使醫院檔案管理有章可循，推動檔案管理工作的標準化、統一化、規范化發展。在辦公自動化環境下，應注意檔案管理工作的快捷性、方便性和適時性，基于計算機信息化系統，加強檔案管理，規范檔案管理技術操作和業務流程，做好醫院檔案資料的標號、歸檔和整理工作，運用標準、統一的格式，實現醫院檔案資料的高效管理和科學歸檔。

（二）構建信息化設備體系。醫院應加大對檔案管理信息化建設的資金和技術投入，積極發展檔案管理工作，由于醫院檔案文件資料具有較高的應用價值，也比較珍貴，包括醫院多年發展過程中的醫療成就和科研成果，所以檔案管理工作對于醫院可持續發展有著非常重要的現實意義。另外，積極應用各種辦公自動化設備，醫院檔案管理工作一方面要注重工作效率和工作質量；另一方面必須提高檔案管理的安全性，確保醫院各種檔案資料文件的安全性，定期對檔案管理信息系統進行升級優化，由專業技術人員負責醫院檔案管理信息系統的日常管理和維護工作。

（三）提高管理人員的綜合素質。醫院應注意提高檔案管理人員的綜合素質，一方面，提高檔案管理工作人員招聘門檻，多招聘一些專業的檔案管理技術人才；另一方面，對管理人員進行崗前培訓，明確醫院檔案管理工作職責和工作內容，還要不定期對其進行專業技能培訓，鼓勵管理人員積極學習先進的科學技術和知識，熟練運用各種檔案管理軟件，強化檔案管理工作責任意識，提高醫院檔案管理工作的規范性和實效性。

四、結語

綜上所述，加強醫院檔案工作與辦公自動化技術互為結合不僅能提高辦公室自動化環境下的醫院檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用效率。在今后的醫院檔案管理工作中需要清楚認識到辦公室自動化的重要性，提高醫院檔案管理工作的整體效率。