檔案計算機管理的發展趨勢和應對策略探討

朱昀昀

摘 要：隨著計算機技術的發展和完善，其被廣泛應用于檔案管理，并帶來較大的改變和影響。檔案計算機管理推進了檔案管理現代化進程，提升其工作質量和效率，具有重要意義。本文基于當前檔案計算機管理的發展趨勢，分析應用過程存在的問題，并提出可行性應對策略。希望本文的研究能夠為讀者提供有益參考。

關鍵詞：檔案管理 計算機技術 網絡安全 檔案信息

前 言

科技的發展促進了計算機在檔案管理中的應用，這種新型的管理方式，突破了傳統檔案管理模式的工作限制，能夠以更快的速度、更高的質量完成相關工作，使其更好地服務大眾，滿足國家建設的需要。

一、檔案計算機管理發展趨勢以及面臨的問題

在檔案管理中應用計算機，經歷了最初階段的不適應后，隨著管理機制和技術的完善，這種檔案管理模式有效提升了檔案工作的效率和質量。但是這種新型的檔案管理模式，在實際應用中仍存在著一些問題，主要集中在以下幾個方面：

第一，網絡安全問題，計算機網絡其開放性、公開性，在應用到檔案管理中，方便各檔案部門共享信息資源，提升其工作效率。但是網絡安全問題，也時刻威脅著檔案數據的安全。針對檔案的信息安全，國家也出臺了相應的法律法規，針對檔案部門的某些網絡行為進行制約和規范。第二，檔案格式存儲標準不一的問題，由于缺乏統一的檔案計算機管理標準，對于檔案文件的存儲數字格式，以及信息排版格式上沒有明確的要求，因此在跨檔案部門合作時存在數據不兼容的情況，造成信息存取和交換的不便。針對此問題，相關部門正努力構建一套更加完整、覆蓋面廣的檔案計算機管理體系，但是這一過程需要大量的時間。第三，缺乏計算機專業人才，大部分的檔案管理部門工作人員還不夠熟悉計算機操作環境，對于某些軟件還不懂得如何使用[1]。

二、檔案計算機管理發展趨勢的應對策略

（一）檔案計算機管理的基本準備

創立完善的檔案信息數據庫，通過其特定的數據結構和分類標準進行存儲。這一數據庫具有一定的“電子倉庫”的功能，其主要承擔著存放檔案文件的作用，同時對某項檔案有具體需求時又能夠快速地調取。檔案計算機管理工作的核心就是如何開發和維護檔案數據庫，通過為其添加相應的配套程度、工具和功能，使得在檔案管理工作的檢索、修改、管理和共享操作，實現系統化、規范化。

采用計算機管理檔案文件，主要借助于計算機網絡，它在檔案共享和傳輸方面具有非常大的應用優勢，但是過于開放的特點，使其面臨著較大的網絡安全風險。黑客攻擊、計算機病毒感染，易造成檔案信息丟失或損壞。針對此問題應建立起完善的安全管理制度，首先為檔案文件進行保密分級，根據重要性采取相應的文件加密保護措施。根據檔案用戶，設定相應的訪問權限，同時為其設置身份認證權限。定期升級計算機的殺毒軟件補丁，避免黑客攻擊或計算機病毒感染。實行“內外網”兩套檔案管理制度，對于保密等級高的檔案信息，應將其置于內部計算機網絡中存儲，不與互聯網連接，同時存儲的計算機禁止連接外部計算機，禁止涉密檔案信息在非涉密計算機中存儲、傳輸。

由于檔案計算機管理的執行主體是人，在日常管理過程中，由于個體在工作態度、技能水平等方面存在差異，使得檔案管理工作出現錯漏，甚至出現檔案泄密的情況。為了避免此問題，規范檔案部門的管理工作，通過制度明確各崗位的職責，提高檔案管理的安全機制。通過引進先進的科技，在擴大檔案數據庫的同時，彌補檔案管理存在的漏洞[2]。

（二）檔案部門的管理策略

1.更新升級檔案管理硬件設備，處理好紙質檔案管理工作

檔案計算機管理的工作質量和效率，主要依賴于硬件設備的性能，特別是隨著檔案管理系統添加了新的程序和工具后，老舊的硬件設備并不一定支持或兼容新的程序和應用。鑒于此，需要投入充足的經費，用于購置性能更加優異的硬件設備，以此滿足更高的信息化檔案管理需求。在采購環節，基于大的數據存儲容量進行考慮，同時基于經濟性和實用性選購合適的硬件設備。

我國當前的檔案管理模式，還未完全擺脫傳統紙質檔案，呈現數字、紙質檔案并存的現象，鑒于此兩者在歸檔以及整理存在的問題，需要采取相應的措施協調好兩者在管理上的矛盾。利用計算機技術建立與傳統檔案的紐帶，提高檔案雙套制管理，促進檔案信息化建設。

2.規范、健全檔案管理工作制度

由于計算機技術不斷發展，應用在檔案管理中的工作形式也因此發生一定的變化，所以要不斷更新和完善相應工作制度，使其與新技術有效結合，規范化管理。對于檔案管理工作中的歸檔、保管環節，制定檔案保管期限。在收集檔案信息時，針對其信息完整性、時效性，通過制度明確其檢驗方法，確保檔案信息的查準率。檔案信息需要定時更新和補充，同時為了避免這一過程出現的信息泄密問題，通過制度為其提供安全保障。

3.提升檔案管理工作人員安全意識

在檔案計算機管理的過程中，需要配置一定的安全軟件，如殺毒軟件、防火墻、數據備份軟件、數據加密軟件等。通過這些軟件的應用，進一步提升檔案信息在錄入、歸檔、使用以及傳輸環節的安全性。利用計算機技術區分加密數據庫數據，處理好涉密檔案與非涉密檔案的管理關系。

在這些安全軟件應用，可以從以下幾個方面入手：1、利用殺毒軟件針對新接收、歸檔的文件進行掃描和漏洞檢測；2、利用防火墻實時監控檔案數據庫的安全狀態，在發現異常后自動處理其錯漏；3、建立嚴格的內網、外網隔離區域，通過端口以及服務層面的限制，加強抵御網絡安全風險的強度。

結 論

綜合上述，計算機技術的發展，完善和促進了檔案計算機管理，使其工作效率和質量得到有效提升。本文提出的技術、管理層面的策略，提升檔案信息的安全性和實用性，實現更加豐富的檔案管理功能，進一步完善檔案計算機管理系統。

參考文獻：

[1] 黃惠玲.檔案計算機管理的發展趨勢和應對策略探析[J].科技經濟市場，2015（08）：98.

[2] 趙增社.計算機技術在檔案管理中的優越性及發展趨勢探討[J].城建檔案，2014（08）：66-67.