淺談新時代下的高校二級學院辦公室工作管理

彭建云

摘 要：二級學院辦公室作為學院的中心辦事機構，是整個學院的運轉樞紐，主要圍繞學校整體部署和中心工作，負責學院的管理服務和后勤保障工作，起著舉足輕重的作用。在日常管理中，辦公室扮演著聯系內外、溝通左右、承上啟下、協調四方的橋梁樞紐的重要角色。隨著當今社會知識經濟和網絡信息技術的快速發展以及國家對高校教育改革創新的不斷深入，二級學院辦公室工作管理也面臨著諸多問題。以下將對新形勢下如何轉變二級學院辦公室的工作模式與方法，建立切實高效的工作管理制度提出了相關的幾點建議。

關鍵詞：高校辦公室 工作管理 問題 重要措施

中圖分類號：G472.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（a）-0109-02

在21世紀這個屬于科學知識和信息技術的社會，若想創建一個和諧美好、實力強勁的學院，二級學院辦公室的工作管理就必須緊跟當前時代發展的步伐，不斷深入高等教育體制改革，與時俱進，不斷解放思想，更新理念，開拓創新，在快速發展的網絡信息環境中從學院本身的不足出發，加強自身先進知識文化的學習，履行辦公室組織、協調、管理等基本的職能。同時，還要正確認識辦公室工作的重要性，明確辦公室的職責以及其面臨的形勢和挑戰。

1 高校二級學院辦公室工作管理的特點

1.1 日常性

二級學院辦公室作為學院的一個重要機構，每天需要處理大量的日常性事務，如通知、安排、組織學院各類會議；起草、下發各類辦公文件；預告學院工作安排；接待來信來訪；協助管理好學院的人才引進、教師培訓、職稱晉升、財務預算及使用、以及學院資產管理等工作。

1.2 協調性

二級學院辦公室作為整個學院行政管理機構的核心部門，不僅要協調處理好其與學校各部門之間的關系，還要協調好學院領導、老師以及學生之間的關系，起到橋梁紐帶作用。同時還負責學院日常事務的督促指導，當工作出現問題時，需要學院辦公室進行協調。此外，學院辦公室還負責校內外的溝通、交流工作，是多層次、多方位、綜合性協調的行政管理機構。

1.3 執行性

二級學院辦公室作為學院中樞管理機構，不僅要嚴格整理和執行學院領導下達的各項工作，還要及時向學院領導報告師生的需求和存在的問題。此外，辦公室還要積極督促學院未辦和未完成的相關事宜，定期向學院領導匯報工作的進展情況以及學院近期的工作狀況。

1.4 服務性

辦公室工作就是服務工作，辦公室成員自覺地貫徹和遵循學院科學的教學規律和管理原則，為教師們的教學和科研工作服務，為廣大的學生的學習和生活服務。根據學院的實際情況制定和完善相關的規章制度，努力解決難題，提升學院的整體服務水平。

2 二級學院辦公室工作管理的重要性

著名的俄國教育家烏申斯基說過，學校有三要素：行政管理、教育和研究。學院辦公室的工作管理圍繞學院的中心工作服務，人才培養、學術研究和學風建設是學院的主要任務，教師和學生是主體，管理是關鍵，學院管理水平的高低，將直接影響大學生的學習氛圍、素質教育水平、教學質量以及科研成果。實踐表明，學院的意見是否能得到有力的貫徹實施，后勤是否能獲得足夠的保障，學生的文化生活工作能否開展得有聲有色等，都取決于學院辦公室管理工作進行的好壞。因此，學院辦公室的工作管理在整個學院的政策運行中起著至關重要的作用，是學院實現其教學、科研兩大重要成果的關鍵。

3 目前二級學院辦公室工作管理中存在的問題

3.1 管理觀念落后，缺乏服務意識

近幾年，我國教育改革制度不斷更新完善，部分高校二級學院辦公室工作人員跟不上教育改革的進度，管理觀念相對落后。對于新出臺的制度和文件知之甚少，對重要的文件精神也缺乏必要的理解與分析，以至于在關鍵時刻很難向領導提出科學合理的建議。

除此之外，有些二級學院辦公室工作人員在其位而不謀其政，只在表面形式上下功夫，并不能真正地為師生和學院領導服務。只有當師生去找辦公室工作人員解決問題時，才會提供一些指導與幫助，有時甚至一推了之。其根本原因是辦公室工作人員缺乏育人為本、服務至上的精神，只是把平時的工作敷衍了之，影響了學院辦公室的工作效率及工作形象。

3.2 管理知識匱乏，缺乏創新意識

學院辦公室工作人員存在其工作水平、政治素養與工作要求不相符的現象。近幾年高校大量引進應屆畢業生，或從教學崗位聘請教師做管理人員，辦公室工作人員的工作經歷和學歷水平參差不齊，缺乏相關的工作經驗和專業的管理知識，工作不注重創新，一味地沿襲原有的工作方式，影響了辦公室工作水平的提高。

3.3 管理制度不健全，執行力不足

俗話說“無規矩不成方圓”，有些二級學院辦公室存在管理制度不完善，缺乏針對性與計劃性，從而導致分工不明確、管理不到位的事情時有發生，有時甚至出現工作失誤。此外，學院辦公室管理制度上還缺乏激發工作人員工作積極性、鼓勵工作人員認真辦事的獎勵機制，致使一些工作人員在職責范圍內存在偷懶行為，只是被動的接受并應付差事，從而無法形成行之有效的工作機制。

3.4 辦公系統網絡化，缺少操作經驗

文件雜多、電話頻繁、會議效率低、消息通知不及時、任務下達速度慢、解決問題緩慢、組織分工不明確等問題都是傳統辦公方式效率低下的主要表現。隨著現代科學技術的迅速發展，人類進入了網絡信息化時代，傳統的高校辦公方式正逐步地退出舞臺，取而代之的是辦公信息化網絡化。大部分高校實行OA辦公自動化后 ，辦公效率都有了極大程度上的提高。但隨之而來的問題是，管理人員、師生對操作技術不熟練，缺乏計算機及網絡方面的基本知識，在一定程度上影響了OA系統工作效率的充分發揮。

4 加強學院辦公室工作管理的重要措施

4.1 創新管理理念，提高服務意識

創新是一切事物發展的源泉，是辦公室管理工作的靈魂，面對雜碎繁瑣的辦公室事務，工作人員要不斷地尋求思想觀念上的更新，進一步解放思想，提高自身的創新意識，不斷開拓，勇于在工作中打破條條框框，以全新的思維方式全方面、多角度地思考問題。強化自身的服務意識，以師生為中心，抓住重點和熱點，及時掌握相關動態，主動了解和發現在人才培養、教學及科學研究過程中存在的問題，為學院領導和全院師生提供最新消息、解決相關難題，更好地為師生提供服務。

4.2 培養專業知識，提高業務素質

面對新時代、新形勢、新要求，學院辦公室工作管理涉及的業務知識越來越廣，工作范圍越來越寬，要想切實高效地做好辦公室工作管理就必須要求工作人員知識面廣、專業能力強、有豐厚的實際管理經驗和強大的自身素質，以適應現代化辦公的需要。一方面要加強思想政治教育理論知識學習，用最先進的理論武裝辦公室管理人員，系統地掌握行政管理知識，明確學院的管理工作是以學院師生為中心，不斷提高其政治思想素養和工作管理水平。另一方面對學院辦公室工作人員進行業務培訓，進一步提高工作人員的工作能力。

4.3 完善規章制度，建立辦公自動化

任何規范、高效、有序的管理，都離不開完善的科學管理制度。二級學院辦公室工作繁雜而瑣碎，頭緒多且面廣，還時常伴有臨時性、突發性事務發生。擁有完善的規章制度不僅能有效地避免工作中的混亂和失誤，還能使辦公室工作人員在工作時做到忙而不亂，有條不紊，有據可循。因此，加強辦公室的制度建設，努力讓辦公室工作步入規范化、程序化、科學化軌道，使辦公室工作更加高效有序。

同時隨著互聯網信息化的快速成長，對學院辦公室工作提出了更高的信息技術應用要求。因此，加大對學院辦公室信息技術方面的硬件設施的建設，建立良好的辦公自動化系統，是實現學院辦公室信息化的重要戰略步驟，也是使辦公室降低辦公成本、提高工作效率的重要手段。 辦公自動化體系的實現，不論是在辦事、辦文、信息獲取方面，還是在督查督辦等方面，都對辦公室的工作效率有極為明顯的提升。

4.4 積極走出去，加強交流學習

隨著我國高等教育的高速發展，高校之間的交流學習日益頻繁，二級學院辦公室通過與其他兄弟院校之間的交流學習，從中揚長避短，從而在一定程度上提高工作管理水平。在交流學習的同時，辦公室管理人員也可以拓寬自身視野，不斷提高自身的綜合素質，以此促進二級學院辦公室管理水平的提高。

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