數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性解讀

溫淑珍

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2018.16.122

摘 要：對于醫院人事檔案管理來講，合理利用數字化信息十分重要，其是提高醫院人事檔案管理效率的有利條件。本文主要以數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性解讀為重點進行闡述，結合當下醫院人事檔案管理的現狀為主要依據，從增強檔案管理人員的安全意識、建立有效的管理制度、使用安全性技術手段等方面進行深入探索與研究，其目的在于加強數字化信息在醫院人事檔案管理效率。

關鍵詞：數字化信息 醫院人事檔案管理 重要性

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（a）-0122-02

對于醫院人事檔案管理來講數字化信息利用十分重要，其是提高醫院人事檔案管理效率的基礎，也是加強醫院核心競爭力的關鍵。為此，相關人員需給予數字化信息利用高度重視，促使其存在的價值與效用在醫院發展中充分的發揮出來，為保證醫院在繁雜的經濟市場中立于不敗之地提供有效依據。本文主要解讀數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性。

1 當前醫院人事檔案管理的現狀

⑴人工操作效率低下。醫院人事檔案為醫療人員學歷、經驗、業務水平、社會關系以及工作情況等方面的記錄，為個人參與社會各方面活動記載于個人自然狀況的實際反映，傳統的人員操作需進行轉抄，難免不會出現任何差錯，一旦轉抄失誤，就需要諸多繁雜的工序來彌補，不但耗費時間、耗費精力，還易損壞資料，對合理化與系統化管理十分不利。而數字化醫院的轉變為人事檔案管理帶來了諸多有利條件。

⑵人事檔案管理應用效率不高。絕大多數醫院對人事檔案管理都只注重保管，而不重視應用，如此便需要諸多場所與場地，在無形中增加了開支，對開源節流十分不利，并且隔一段時間就需要對檔案進行查閱與整理，易導致其破損[1]。

⑶檔案管理信息化建設質量不佳。醫院人事檔案管理的設備條件、技術方法，相較于臨床科室比較滯后。信息基礎十分薄弱，無法緊跟時代發展的腳步。手工操作以變為了醫院人事檔案管理亟待突破的問題。

2 醫院人事檔案管理的策略

⑴加強數字化人事檔案意識。在信息時代背景下，醫院需要統一人事檔案管理思想，提升員工對人事檔案的認識，對醫院人事檔案管理運行機制進行創新，對人事檔案管理實施三級管理模式，讓醫院人事檔案管理活起來和動起來。

⑵通過數字化信息技術，對醫院人事檔案進行管理。隨著我國信息技術的不斷發展，數字化信息技術應運而生，其可以進行信息的產生、發送、傳輸、接收、識別、控制等。而且數字化信息技術是在信息科學的基礎原理與方法基礎之上，對信息處理功能技術進行擴展。在醫院人事檔案管理中應用數字化信息，可以使人事檔案信息得到充分的利用，從而提升人事檔案信息的服務效能，并且為醫院應用人事軟件技術奠定良好的基礎。

⑶創新服務模式。在信息時代背景下，醫院人事檔案管理的目的主要是為了提供全面的人事檔案管理和檔案利用[2]。醫院人事檔案管理工作人員不僅需要負責接待咨詢和查詢檔案信息工作，還需要在保密原則的基礎之上，到非涉密性的檔案信息網站中進行瀏覽，創建完整的檔案資源數據庫，從而使檔案資源可以實現共享。

⑷注重隊伍建設，提升業務水平。醫院想要提升人事檔案管理的質量和效果，就需要提升人事檔案管理工作人員的綜合素養。因此，醫院需要定期對相關人員進行專業知識和技術的培訓，還可以給相關人員提供實地觀摩的機會，從而提升其知識層次。另外，醫院在聘用人事檔案管理工作人員時，需要挑選一些具有較強責任感和電腦操作技術人員。

3 數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性

（1）數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用，可以改進傳統人事檔案管理中存在的不足。在傳統人事檔案管理中，大部分的工作都是由人工手動和紙張進行的，這樣的管理模式給資料保存帶來一定的困難，并且占用空間較多，工作人員在查找檔案時具有較大的難度。在醫院人事檔案管理中應用數字化信息以后，電子檔案替代了傳統的紙質檔案，計算機的儲存量較大，而且計算機的精準度較高、速度較快，可以對人事檔案進行長期安全的保存，而且還可以確保人事檔案的準確性和完整性。通過數字化信息的應用，有助于醫院在選拔和調整人才時，對人事檔案進行提取和查看，從而縮短人事檔案提取和查詢的時間，有效提升醫院各項工作的效率[3]。

（2）數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用，可以提升醫院人事檔案信息共享程度。在傳統人事檔案管理中，都是通過人工手動記錄，這樣既費時又費力，嚴重影響工作效率，導致人事檔案信息沒有充分的發揮出自身的作用和價值。在應用數字化信息技術以后，人事檔案管理工作人員可以對檔案信息進行輸入和輸出，把紙質的檔案轉變成電子檔案的形式，并且對檔案信息數據進行歸類整理。這樣不僅可以有效提升人事檔案信息數據的整合程度，還可以有效實現人事檔案信息共享，從而使人事檔案可以充分發揮出自身的作用和價值。

（3）數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用，可以有效提升人事檔案的保密性。在數字化信息人事檔案管理中，不用直接接觸檔案原件，而且人事檔案在計算機中都被進行加密處理，從而有效提升人事檔案的保密性，使人事檔案信息變得更加可靠和真實。

（4）數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用，可以提升人事檔案利用率。人事檔案管理工作直接影響著醫院長期穩定的發展，人事檔案資料可以為醫院制定戰略時提供可靠依據，從而使醫院人才配置變得更加科學合理。在應用數字化信息技術以后，在篩選和查看人事檔案信息時變得更加全面和快捷，從而有效的提升人事檔案利用率，使人事檔案在醫院的長期穩定發展中發揮自身的作用和價值。

4 數字化信息在醫院人事檔案管理應用的安全防護措施

（1）提升人事檔案管理工作人員的安全意識。數字化信息的應用給人事檔案管理工作帶來了諸多便利，但是也存在一定的問題。隨著我國信息技術的發展，數字化信息技術的應用受到了計算機技術和保密性等方面的影響，導致人事檔案信息的安全受到了威脅。因此，人事檔案管理工作人員需要時刻注意防范，提高警惕，醫院需要注重對其進行網絡安全教育，并對高度保密性的檔案進行加密保護。此外，需要對計算機定期進行清理和殺毒，從而保證數字化信息系統可以在安全健康的環境下正常運行。

（2）完善管理制度。想要使數字化信息可以安全規范的對人事檔案進行管理，醫院需要在原有的管理制度上，進行完善，保證網絡的安全。醫院可以實施數字檔案管理的崗位責任制，對每個人的工作進行細分，明確責任，創建科學的用戶權限管理制度。此外，還需要對人事檔案管理軟件定期進行維護，并對人事檔案信息進行備份，以防計算機出現問題時，可以及時對人事檔案信息進行恢復。

5 結語

總而言之，對于醫院長遠發展來講人事檔案管理十分重要。在信息技術快速發展的時代里，相關人員需加強對檔案管理數字信息化的重視力度，大力將數字化信息納入到常規的檔案管理工作中，促使人事檔案管理人員的管理水平提高到新高度，讓醫院人事檔案效用充分的發揮出，以期為醫院醫療服務水平提高奠定基礎。

參考文獻

[1] 劉冷杉.數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性分析[J].辦公室業務，2018（3：145.

[2] 趙海龍.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].信息記錄材料，2018（2）：238-239.

[3] 梁華.數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用[J].企業改革與管理，2017（16）：71.