淺析國企會議的流程管理

李新

摘 要：各種類型會議的召開有利于我國國有企業之間進行正常的信息交流、技術合作與共享、合作業務的洽談與合同簽訂等相關業務與活動的開展，會議活動也是我國國有企業經營與服務活動的外延與伸展。我國國有企業會議活動的有效管理必須從會議前期準備、會中操作、會后總結等三個環節入手，每個環節的要求都不一樣，現代國有企業組織一次高效的會議活動，就必須從這三個方面入手準備，來加強會議流程管理。

關鍵詞：國有企業 會議管理 會議行為

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（b）-0147-02

組織與召開各種類型的會議是我國國有企業日常管理工作中的重要內容，相關會議的召開有利于企業與企業之間進行正常的信息交流、技術合作與共享、合作業務的洽談與合同簽訂等相關業務與活動的開展，會議活動也是我國國有企業經營與服務活動的外延與伸展。隨著我國國有企業改革的深入進行，黨和政府也給這些會議的召開提出了更為嚴格、更加細致的要求，相關會議的組織與召開，必須本著節約的方針，切實提升會議活動的效率與功能。我國國有企業會議活動的有效管理必須從會議前期準備、會中操作、會后總結等三個環節入手，每個環節的要求都不一樣，現代國有企業組織一次高效的會議活動，就必須從這三個方面入手準備，來加強會議流程管理。

1 國企會議活動的前期準備

國有企業中，一次會議的成功組織與召開，前期需要做好大量的準備工作，每一個細節都要考慮清楚，任何一個環節都不能有所疏忽。據具體而言，國企會議活動的前期準備，應該圍繞著“五個W+一個H”來展開。

第一個W是why，即為什么要召開這次會議，也就是會議的目的，這是會議組織的最重要的環節，沒有目的的會議就是毫無意義的會議，無異于浪費時間。一次成功的會議，會議的目的應包括目標與主題兩個方面的內容，會議的目的要簡明扼要，主題清楚，目標具有極強的針對性，要讓每一位與會者都有所收獲。第二個W是who，即如何確定與會人員。國企組織一次會議，不能隨意邀請參會人員，要根據會議的主題要挑選出合適的參會人員，與會人員的挑選與邀請不能以地位和身份為標準，而是應本著實用性的原則，邀請這一領域內的專家、學者、技術骨干、優秀員工等，達到經驗分享、共同提高的目的；邀請的專家或學者，人數也不宜太多，相關經驗表明，5～7人最合適。第三個W是what，就是會議的主題與內容，這次會議的召開要達成的目的或者是解決什么樣的問題，會議秘書應預先把有關材料或信息用電子郵箱、電傳QQ、微信等形式送達與會者。會議主持者也可在會議議程中不斷提供新的有關問題信息，以幫助與會者把握問題，提出更多的不同見解。第四個W是when，即會議開始與結束的時間選擇，以及會期的長短等。國有企業會期的選擇受到多重因素的影響，國企承擔著繁重的生產經營任務，年終還需要進行工作總結，除了年終總結大會之外，生產繁忙期與年終都不適宜召開工作會議；會議的召開時間必須考慮到問題在什么時間前必須獲得解決與什么時間對會議決定性參與者最為合適的關鍵因素，會議時間的長短取決于問題的重要性程度。重要的會議一般時間較長，次要的會議則較短。時間的長短同時也與問題的緊迫性有關，萬分緊迫的，往往會議時間很短。第五個W是where，即會議的召開地點，原則上我國國有企業應本著經濟、節約的原則來組織相關會議，會議場所不宜選擇過于豪華的酒店、賓館，也不適宜在風景名勝景區內召開相關會議，選擇合適的賓館與大型會議室就行，會議場所只要寬敞安靜、大小和開會人數相宜、具備足夠桌椅和茶水等硬件條件，就可以組織一次成功的工作會議。H就是how，即會議該如何有效組織，通過有效組織來提升會議效果，會議的程序是先提供信息，由與會者提出問題再議論解決辦法，或是先提出問題，由與會者提出解決辦法；或是提出問題的同時提出解決辦法供大家提供意見；或是提出多種不同的解決辦法供大家討論和抉擇等，最終達到預期的效果，成為成功的會議、勝利的會議。

2 國企會議活動的會中操作

前期準備工作完成之后，國企會議的召開就正式拉開序幕，會議活動的會中操作是會議的關鍵環節，會議的順利召開，需要有一個熟悉會議流程，能順利貫穿會議活動的主持，在主持人的引領下，挑選幾位具有代表性的著名學者或技術骨干進行主題發言，最后是與會人員進行分組討論，最后達成共識，會議也就圓滿結束。

主持人必須熟悉會議的整個流程，運用自己的語言與智慧，順利組織好各個環節，保證會議的連貫，在規定的時間內完成相關環節。主持人在擔任會議主持工作期間，應該正確處理會議議題，同時協調好人際關系，讓陌生的人群盡快熟悉起來，讓會場氣氛活躍、輕松，給與會人員留下良好的印象。支持人的主要工作包括：準時召開會議，按時結束會議，避免拖拉；引導與會人員坐到自己的位置，避免尷尬；制止不正確的發言，防止會議主題跑題；制止插科打渾者，嚴肅會議的風紀，保證會議順利進行；打破會議的沉默，避免冷場情況的發生；鼓勵不同意見爭論，不同意見及辯論的交替，是最好的會議氣氛，能收到良好效果，但同時要勸阻人身功擊；等等。

會議進行中，會議代表發言也是有學問的。發言者的挑選應該慎重，不應該只看重行政地位或名聲，也不應只安排領導干部，一般而來，領導干部或嘉賓只進行象征性發言，跟會議主題相關的發言，應安排行業專家、技術骨干、基層典型人物等，這樣會議的發言就會具有針對性，也會有較大的感染性。發言者應提前做好準備，在發言時，做到有備而來，胸有成竹，暢所欲言，主

動提出積極的建議，思想開放；發言時簡明扼要，清晰易懂，深入淺出；發言時還應尊重他人。

會議進行中最后的環節就是分組討論環節。這個時候主持人就應按照事前的分組安排，引導與會代表進入到相應的小組內，就感興趣的主題進行討論與自由發言，每個人都可以各抒己見，可以自由爭論，但不能進行人身攻擊。討論環節應圍繞著會議的主題來展開，不能進行無目的的亂談，也不能夸夸其談，而是要提出建設性意見、改進方案，或者是介紹成功的操作經驗、自己有創意的設想、國際上成熟的工作經驗與先進技術等等；與會代表在討論時還應會議中采取合作的態度，協助會議主持者工作，保持協調和溝通；凝神傾聽，隨時能進入討論，非語文反應（如點頭）有積極表現；邊傾聽，邊做筆記，邊思考問題，保持客觀，不為偏見所左右，從多種角度開拓視野和思路，最終達到良好的討論結果。

3 國企會議活動的會后總結

會議結束后，相關工作人員不能認為這次會議活動已經勝利結束，還有最后一個環節需要來完成，即及時進行會議活動的會后總結。只有總結，才能發現問題與不足，達到持續改進的目的。一次會議的召開后，肯定存在一些需要繼續完善的環節，這就需要工作人員在會后進行認真總結并及時反饋給管理階層，發現問題技術解決，為以后的會議提供可以借鑒的經驗，避免再犯類似的錯誤。工作人員還應做好工作記錄，及時整理會議文件，相關材料及時歸檔，便于以后查閱。

總之，我國國有企業中，一次成功的會議的組織與召開，必須從會前準備、會中管理和會后總結這三個環節入手，來開展相應的工作，做到有的放矢，確保會議準備周到、主題鮮明、過程連貫，并達到相應的會議目的，為生產經營活動、技術革新工作、工作經驗交流提供出相應的會議交流平臺，讓會議活動切實成為國企生產經營活動的有效組成部分。

參考文獻

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