學(xué)校檔案利用工作點滴談

方利輝

摘 要：學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展過程中學(xué)校工作活動的記錄，它反映著學(xué)校各個時期的面貌。對于學(xué)校編史修志、行政管理、教學(xué)、科研、維護學(xué)校或師生員工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用。如何把學(xué)校檔案建立好、利用好，發(fā)揮學(xué)校檔案價值，為學(xué)校、社會服務(wù)，是每個檔案工作者需要思考和實踐的一個重要問題。

一、做好檔案收集，豐富檔案信息資源

1.做好宣傳工作，爭取各方面的支持

利用全校教職工大會宣傳檔案法律法規(guī)，提高全校教職工檔案意識，明確做好檔案材料的收集工作是學(xué)校各部門及每個教職員工份內(nèi)的工作。增強教職工收集移交檔案的自覺性，尤其要爭取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，只要領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識提高了，對檔案工作重視支持了，那么檔案收集工作中遇到的一切問題就可順利得以解決。

2.制定收集制度，明確收集范圍

學(xué)校檔案館要認(rèn)真編寫本單位的檔案歸檔范圍，并以文件形式下發(fā)，使大家都知道自己在工作中形成的需歸檔的文件材料必須移交檔案部門統(tǒng)一集中保管，使之具有約束力。在內(nèi)容上要涵蓋所有載體檔案，措施上要做到公開和落實，促使每個職能部門都能自覺遵守這一工作制度。

3.建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)

在學(xué)校各部門內(nèi)設(shè)立一名兼職檔案員，學(xué)校綜合檔案館工作人員要經(jīng)常與各部門兼職檔案員保持聯(lián)系，充分發(fā)揮兼職檔案員最清楚本部門工作活動情況的優(yōu)勢，調(diào)動他們的工作積極性，使之自覺地做好其負(fù)責(zé)工作資料收集與歸檔工作。檔案館工作人員還要進行一年一度的集中定期收集，以確保學(xué)校檔案各門類和內(nèi)容的齊全與完整。

二、檔案工作人員的素質(zhì)

1.愛崗敬業(yè)

作為一名從事檔案管理工作人員，首先應(yīng)充分認(rèn)識到檔案工作是一種責(zé)任重大、最光榮的職業(yè)。只有熱愛本職工作，具有堅定的信念和立場，具備強烈的責(zé)任心和敬業(yè)奉獻精神以及崇高的職業(yè)道德修養(yǎng)。才有可能把檔案工作做好。檔案利用工作是一項服務(wù)性工作，因此檔案工作人員要明確服務(wù)方向和服務(wù)對象。端正態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，必須嚴(yán)守國家秘密，恪守職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀(jì)律，不要由于利用而泄密。

2.熟悉家底

熟悉家底是做好利用工作的第一步驟，就是要求檔案工作人員要熟悉學(xué)校檔案館保存的各種檔案的門類、內(nèi)容以及存放庫存位置，練就“一問清” 、“一拿準(zhǔn)” 、 “問不倒”的過硬本領(lǐng)。才能迅速準(zhǔn)確地為利用者提供所需資料。這對提高查找檔案的效率具有決定的意義。譬如，當(dāng)利用者說出查檔內(nèi)容時，檔案工作人員能及時判斷出這類檔案的有與無。有的，在哪個全宗，存放在何處，基本上做到心中有底。沒有的，也要說出原委。只有熟悉了館藏檔案內(nèi)容，才能快速提取案卷，提高工作效率。

3.提高自身素質(zhì)

檔案是最直接、最原始、最準(zhǔn)確的知識載體，檔案工作決不只是查查翻翻那樣簡單，而是一門技術(shù)性、研究性很強的工作。這就要求檔案工作人員，要緊跟時代和科技發(fā)展的步伐，樹立終身學(xué)習(xí)思想，加強學(xué)習(xí)，補充新知識、新技能，不斷給自己“充電” ，以滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要。

三、堅持“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念

在提供檔案利用服務(wù)中，檔案工作人員要有一顆為人民服務(wù)、熱愛檔案事業(yè)的心。時時把利用者的需要當(dāng)作自己的需要，處處把利用者的困難當(dāng)作自己的困難，設(shè)身處地為利用者著想，要以“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念為工作宗旨。樹立以利用者需求為導(dǎo)向的服務(wù)思想，用“四心”貼近利用者。這樣才能把檔案利用服務(wù)工作做好。

四、健全用檔制度

在利用過程中，常會出現(xiàn)對檔案利用中的權(quán)限盲區(qū)問題，有的利用者，對一些憑證式、會議記錄等檔案原件材料要求復(fù)印；有的人代他人查詢成績和開具學(xué)歷證明，有的為了找人而查詢其登記表中的地址、家庭電話，針對出現(xiàn)的問題，在提供資料同時，既要積極提供檔案，又不漏機密，如何解決好利用者與管理者之間矛盾，我認(rèn)為是建立健全規(guī)范化用檔制度。

五、不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)機制

傳統(tǒng)檔案利用工作服務(wù)機制，主要形式有：以檔案原件提供利用、以檔案復(fù)制品提供利用、利用檔案內(nèi)容書寫檔案證明提供利用。服務(wù)方式內(nèi)容主要包括：就地閱覽、檔案借閱、復(fù)制供應(yīng)、檔案咨詢、檔案展覽、目錄交流等。檔案利用服務(wù)工作多數(shù)以閉門守攤，等待利用者上門的被動服務(wù)為主。其服務(wù)的方式、方法、手段都顯得被動、內(nèi)容單一、服務(wù)面窄。難以體現(xiàn)檔案工作的價值，檔案工作傳統(tǒng)的服務(wù)機制已不適應(yīng)時代發(fā)展的要求。因此，必須不斷創(chuàng)新學(xué)校檔案工作服務(wù)機制，因為它是信息化時代對學(xué)校檔案管理工作提出的必然要求。應(yīng)開發(fā)更多實用性的檔案服務(wù)形式。將傳統(tǒng)型與現(xiàn)代型服務(wù)方式相結(jié)合，主動地、有針對性地、形式多樣地將信息傳遞給利用者，擴大服務(wù)范疇實現(xiàn)全方位、多功能滿足利用者信息需求。向利用者提供靈活的服務(wù)。

六、做好檔案利用信息服務(wù)反饋

學(xué)校檔案館通過各種途徑將信息傳遞給利用者，此時檔案服務(wù)活動并沒用結(jié)束，為了了解檔案的服務(wù)行為、服務(wù)項目在學(xué)校和社會服務(wù)活動中的效果，還需要做好檔案利用信息服務(wù)的反饋工作。信息服務(wù)效果的反饋，是指導(dǎo)檔案利用信息服務(wù)不斷調(diào)整，更好地運行的科學(xué)手段。其目的就是通過對利用信息服務(wù)所產(chǎn)生的反饋信息進行分析研究并及時采取措施。從中發(fā)現(xiàn)檔案在收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)工作中的缺陷。及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，促進改善學(xué)校檔案服務(wù)工作，從而提高工作效率。學(xué)校檔案利用部門要針對提供利用過程中出現(xiàn)的各類情況向整個檔案工作提供反饋信息。例如，在利用過程中查全率、查準(zhǔn)率不高，是否是檔案收集不全、檢索渠道的不通暢；利用效果不理想是否是因為分類方法不科學(xué)；服務(wù)中發(fā)生爭執(zhí)是否與利用手續(xù)過于繁鎖；以及利用者對現(xiàn)存檔案實際利用的評價滿意程度等等。檔案部門如果能及時主動收集、整理、分析各種反饋信息，通過因果互動的反饋機制，就可避免在服務(wù)工作中的盲目性，使檔案信息服務(wù)走向良性發(fā)展的軌道。

以上所述是我對提高檔案利用率的幾點看法。在當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展形勢下，檔案管理利用工作有其新要求、新內(nèi)容、新特點和新方法。作為學(xué)校檔案管理人員應(yīng)不懈努力、與時俱進，加強學(xué)習(xí)，要多方位地了解學(xué)校在不同時期對檔案的需求，強化檔案館的社會功能，從而探索出利用工作的新規(guī)律。轉(zhuǎn)變觀念，積極主動參與到學(xué)校各項工作中去，強化責(zé)任心，提高檔案的利用率，更好地為學(xué)校及社會服務(wù)。