淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

尹冀蓉

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也逐漸推進(jìn)改革。因此，單位內(nèi)檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行合理的改進(jìn)，來(lái)達(dá)到提高工作效率的目的。本文筆者將探究事業(yè)單位檔案管理的中存在的問題、重要性以及改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 策略 重要性

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）09-00-01

引言

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說，檔案管理工作是保障單位正常運(yùn)行的基礎(chǔ)以及前提。但當(dāng)前大部分事業(yè)單位檔案管理依舊利用傳統(tǒng)方式，容易造成信息丟失的現(xiàn)象，并且步驟十分繁瑣。為了更好的推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，工作人員應(yīng)該改革檔案管理的方式，保證檔案管理的完善。

一、目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.單位不夠重視檔案管理工作

檔案管理能夠鞏固單位正常運(yùn)作，為單位的發(fā)展提供條件。但由于這項(xiàng)工作并沒有產(chǎn)生極大的經(jīng)濟(jì)效益，因此沒有受到單位的管理領(lǐng)導(dǎo)重視。大多數(shù)員工也對(duì)這項(xiàng)工作產(chǎn)生誤解，認(rèn)為這項(xiàng)工作只是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行抄寫以及保存。所以，檔案管理部門也缺少資金支持。管理人員也不能夠充分發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性。這就導(dǎo)致影響其他部門的工作，嚴(yán)重的會(huì)出現(xiàn)很多數(shù)據(jù)漏洞。

2.管理方法落后、不規(guī)范

目前我國(guó)很多事業(yè)單位內(nèi)相關(guān)管理設(shè)備出現(xiàn)老化的現(xiàn)象，甚至有些事業(yè)單位中的管理部門設(shè)施不夠齊全，這影響了檔案管理的效率，從而影響了整個(gè)單位的正常運(yùn)作。并且檔案管理部門管理方式過于落后，主要依靠人工操作。這種方式很容易造成檔案損壞的情況，并且人工操作容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)整理差錯(cuò)。由于員工不夠重視檔案管理，所以導(dǎo)致他們管理方式也不夠規(guī)范。然而規(guī)范的管理方式能夠確保工作正常運(yùn)行。

3.專業(yè)人才缺乏

檔案管理工作對(duì)工作人員的責(zé)任心以及專業(yè)要求較高。由于這項(xiàng)工作需要不斷重復(fù)并且較為枯燥，因此這個(gè)工作對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求高。事業(yè)單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工種不夠重視，招聘的員工大多專業(yè)素養(yǎng)不符合該工作的要求。因此，這些員工在工作時(shí)很難規(guī)范的完成檔案管理。然而，整個(gè)檔案管理工作從信息收集、數(shù)據(jù)處理到數(shù)據(jù)保存以及統(tǒng)計(jì)都需要嚴(yán)謹(jǐn)合理的步驟。很多單位沒有嚴(yán)格規(guī)定檔案管理工作流程，從而導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)缺漏、數(shù)據(jù)沒及時(shí)更新等情況。

二、事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.檔案管理信息化順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)科技深入大眾生活之中。信息化潮流已經(jīng)成為不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì)。因此，檔案管理采用信息化的方式也以勢(shì)不可擋。現(xiàn)如今，很多大型檔案以及數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)都采用了信息化的管理方式。目前，社會(huì)改革了信息化技術(shù)，檔案管理中很多問題也得到解決。

2.檔案管理工作改革在整個(gè)事業(yè)單位改革中占據(jù)重要地位

當(dāng)前事業(yè)單位引進(jìn)了信息化的理念，大部分部門也在發(fā)生一定的改革。而在這個(gè)過程中，檔案管理改革是整個(gè)事業(yè)單位改革的一個(gè)重要組成部分。利用信息化的檔案管理方式能夠幫助其他部分獲得更加準(zhǔn)確的信息，促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的順利發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理改進(jìn)策略

3.提高重視程度

為了從根本上提高當(dāng)前檔案管理工作效率，單位應(yīng)該提高對(duì)這個(gè)工作的重視程度，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位的重要意義，充分發(fā)揮工作人員的自身能動(dòng)性。整個(gè)單位重視檔案管理部門就會(huì)引起該工種重視檔案管理工作，從而形成一個(gè)良性的循環(huán)體系。

2.積極培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)決定了整個(gè)工作能否完美執(zhí)行。管理工作人員的業(yè)務(wù)水平會(huì)影響他們對(duì)檔案的管理。因此，事業(yè)單位應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才，提高工作人員的工作效率，讓該專業(yè)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值最大化，保證各個(gè)部門順利開展工作。工作人員不僅要有良好的專業(yè)水平，還應(yīng)該有較高的職業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該涉及道德素養(yǎng)。事業(yè)單位不僅要求工作人員擁有較高的專業(yè)水平，還要保證他們有一定的職業(yè)道德。這能夠從另一個(gè)層面促進(jìn)檔案管理部門的發(fā)展。

3.實(shí)施科學(xué)合理的管理制度

事業(yè)單位要建立科學(xué)的檔案管理體系就要確保擁有完整的管理制度。這能夠保證檔案管理的準(zhǔn)確性。因此，建立科學(xué)合理的管理制度成為檔案管理部門改革的重要一步。整個(gè)管理制度的建立需要結(jié)合當(dāng)?shù)氐闹贫龋⑶乙c單位管理制度方向一致。這樣能夠更好的管理規(guī)范工作人員，并且提高管理制度的權(quán)威性，促進(jìn)檔案管理工作完美實(shí)行。

4.改進(jìn)檔案管理方法

整個(gè)管理工作應(yīng)該意義信息化為基準(zhǔn)，并且結(jié)合事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的要求，利用新型的手段對(duì)檔案管理部門進(jìn)行有效管理。在對(duì)檔案進(jìn)行分類的時(shí)候，工作人員應(yīng)該注意利用更加科學(xué)、先進(jìn)的方法，根據(jù)檔案中容納的人員、文獻(xiàn)等制定分類目錄，并且在每個(gè)目錄之下進(jìn)行詳細(xì)的分類。這樣的方式能夠減少檔案的雜亂無(wú)章的情況。同時(shí)，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的投資力度，充分落實(shí)單管理工作。首先，事業(yè)單位應(yīng)該將一些落后的設(shè)備及時(shí)更換，并且配備更加先進(jìn)的處理器。這樣能確保檔案的形式多種多樣。其次，事業(yè)單位應(yīng)該建立專屬的數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用現(xiàn)如今先進(jìn)的科技，來(lái)落實(shí)資源共享制度。這種方式能夠大大提高檔案管理的工作效率，并且減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，他不能夠直接給事業(yè)單位帶來(lái)較大利益，但影響著整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行。它與其他部門的工作有著很強(qiáng)的關(guān)鍵性，因此，檔案管理部門更應(yīng)該充分發(fā)揮自身職能，為其他部門的順利工作奠定基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前的檔案管理部門有著很多亟待解決的問題。例如，整個(gè)單位并不重視檔案管理部門的工作，方法不夠科學(xué)規(guī)范，缺乏專業(yè)人才。所以，為了不與時(shí)代脫節(jié)，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的改革。首先應(yīng)該提高整個(gè)單位對(duì)檔案管理部門的重視程度，然后單位應(yīng)該積極培養(yǎng)專業(yè)人才，之后制定科學(xué)合理的管理制度，最后改進(jìn)檔案管理方法。只有這樣才能夠保證管理部門成為保障事業(yè)單位順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。

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