淺析信息系統項目的成本管理

盧萬根

摘 要 自2015年6月至2016年9月，作為項目經理，我主持建設了安徽省某行業“人力資源管理信息系統”，該信息系統建設目的主要是輔助安徽省某行業全省的人力資源管理，總投資金額為680萬元，總工期為一年零三個月。本文將根據該項目的建設實踐，結合成本管理理論探討信息系統項目的成本管理在項目建設中的重要性。在該項目的建設過程中，我始終保持高度的成本管理意識，以“進度管理為主線、成本管理為核心”作為該項目的建設指導思想，經過我們團隊的共同努力，在2016年9月份圓滿完成該項目的建設。

關鍵詞 信息系統 成本管理

自2015年6月至2016年9月，我作為項目經理主持建設了安徽省某行業“人力資源管理信息系統”，該信息系統建設目的主要是輔助安徽省某行業全省的人力資源管理，總投資金額為680萬元，總工期為一年零三個月。本文將根據該項目的建設實踐，結合成本管理理論探討信息系統項目的成本管理在項目建設中的重要性。因為項目管理受到范圍、時間、成本和質量的約束，項目成本管理在項目管理中占有重要的地位，所以我以“進度管理為主線、成本管理為核心”的指導思想進行該項目的建設。所謂的項目成本管理就是要確保在批準的項目預算內完成項目建設，通過項目成本管理盡量使項目實際發生的成本控制在預算范圍之內。如果項目建設的實際成本遠遠超出批準的投資預算，就很容易造成成本失控，甚至影響到項目建設的最終結果。下面就結合該項目的建設，從如何制定有效的成本管理計劃、如何進行成本估算、成本預算和成本控制四方面進行論述，最后總結一下我在該項目建設成本管理過程中的經驗和不足。

1制定成本管理計劃

由于信息系統項目建設行業的技術含量高，理論、技術更新快，信息系統項目經常會遇到需求多變、技術更新和所處環境變化快、人員流動頻繁等情況，因此信息系統項目建設行業更加需要科學規范的項目成本管理來降低項目成本、縮短項目工期、保證項目建設質量。如何做到科學規范的項目成本管理，制定一份良好的成本管理計劃將是必要的前提。根據整體項目管理計劃和項目章程的要求，借鑒公司組織過程資產中建設內容類似且成功項目的成本管理計劃，在此基礎上，邀請相關專家組織召開該項目的成本管理規劃研討會，制定出該項目的成本結構、估算、預算和控制標準；具體包括精確等級、測量單位、控制臨界值、掙值規則、報告格式等內容，為該項目建設過程中如何管理項目成本提供指南和方向。

2成本估算

根據成本管理計劃，對該項目的成本進行詳細的估算。依照范圍基線，識別和分析該項目成本的構成科目，主要有研發工具、數據庫及中間件軟件購置、服務器及辦公設備購置、流程平臺外包、人力成本及項目儲備等。對每個科目再細分其具體的組成，將這些組成單元用類比、參數、三點估算等方法來估算它們的成本。如軟、硬件設備就用參數法估算；流程平臺外包及項目儲備就用類比法估算；人力成本估算較為復雜，依據WBS進行工作量估算，結合人力資源管理計劃，參照公司的人力成本標準，利用參數和三點估算法綜合計算。最后將各個成本之間的比例進行協調，做到分配的科學合理。

3成本預算

科學合理的成本估算將為項目成本預算打下良好的基礎。在估算好項目成本后予以上報，經審核，將通過后的項目成本估算自上而下分攤到該項目WBS具體的各個工作包上，為每個工作包建立預算成本。在此基礎上，再將各個工作包預算進行二次分攤到每個工作包所包含的各項活動上，同時根據項目進度計劃，確定各項成本預算支出的時間計劃及每一時間點對應的累計預算成本，從而制定出項目成本預算計劃。依據風險登記冊，將該項目的每項活動預留相應的應急儲備。由于項目建設過程中或許會發生不可預見的事情，為了應付該類風險發生帶來的影響，為此預留了相應的管理儲備，借鑒歷史，該項目預留了總預算金額的10%作為管理儲備。

4成本控制

項目成本控制就是按照事先預定的計劃和標準，通過采用各種方法，對項目建設過程中發生的實際成本與計劃成本進行對比、檢查、分析、引導、糾正和監督，盡量使項目的實際成本控制在計劃和預算范圍內的管理過程，具體工作包括：對造成成本基準變更的因素施加影響；確保所有變更請求都得到及時處理；當變更實際發生時，管理這些變更；防止在成本或資源使用報告中出現未經批準的變更；向有關干系人報告所有經批準的變更及其相關成本；確保成本支出不超過批準的資金限額，即不超過按時段、按WBS組件、按活動分配的限額，也不超過項目總預算限額；監督成本績效，找出并分析實際支出與成本基準間的偏差，并加以影響；對照資金支出，監督工作績效；設法把預算的成本超支控制在可接受的范圍內。為此，該項目運用掙值管理技術來嚴格控制成本，通過周報進行活動績效測量，每月月底進行整體項目績效評審；項目建設過程中，在每個里程碑節點獲取該項目在此階段所完成工作的掙值（EV），然后根據成本預算中計劃的投入成本（PV），以及財務部門提交報表中的實際支出費用（AC），依據邏輯關系對項目建設情況進行分析和糾偏，施行有效監控和干預，努力使該項目建設成本可控。

通過項目團隊的共同努力，歷時一年零三個月，在2016年9月份該系統順利上線，圓滿完成該項目的建設，并獲得雙方單位一致的認可和好評。在取得一點點成績和進步的同時，也要清楚地認識到自己還存在的不足，比如在成本估算時，沒有充分估算外包風險，導致實際外包費用偏大等；自己將進行認真反思、總結經驗教訓，在今后的項目成本管理中克服短板，以更高的要求和標準投入到后續的項目建設中去。