淺談Excel軟件在教學(xué)管理工作中的應(yīng)用

陳立英

（天津市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易學(xué)校，天津300381）

1 引言

在實(shí)際的教學(xué)管理工作中，大數(shù)據(jù)的使用給我們帶來(lái)了極大便利。同時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)有諸多個(gè)性化、多變性、規(guī)律性較低的工作內(nèi)容需要處理，如對(duì)全校不同年級(jí)、同類型學(xué)生多個(gè)班級(jí)的各科考試成績(jī)的匯總分析，全校任課教師課時(shí)量統(tǒng)計(jì)，各項(xiàng)賽事報(bào)名信息的匯總，高考錄取情況分析等。本人多年從事電算化取證課、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、程序設(shè)計(jì)等課程的教學(xué)工作，對(duì)Excel軟件的使用比較熟練，積累了一些有效的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)和使用技巧。

2 Excel軟件在學(xué)生成績(jī)匯總分析中的運(yùn)用

我校是首批國(guó)家級(jí)重點(diǎn)中等職業(yè)學(xué)校，辦學(xué)形式多樣。學(xué)校目前有四大類十幾個(gè)專業(yè)六十多個(gè)班級(jí)，累計(jì)四千多名學(xué)生。為了加強(qiáng)教學(xué)管理及考核，了解分析學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，不斷提升教學(xué)水平，對(duì)升學(xué)班每次考試的成績(jī)進(jìn)行匯總分析是必不可少的。要分別對(duì)三個(gè)年級(jí)多個(gè)升學(xué)班學(xué)生的四門(mén)考試課成績(jī)進(jìn)行匯總分析，完全可以借助Excel辦公軟件通過(guò)簡(jiǎn)單的操作實(shí)現(xiàn)[1]。

下面就以上學(xué)期16級(jí)8個(gè)三二升學(xué)班累計(jì)300名左右學(xué)生的語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、專業(yè)綜合四門(mén)課程的成績(jī)匯總分析為例，介紹具體的解決方案。

第一步，導(dǎo)出成績(jī)。即將16級(jí)8個(gè)三二升學(xué)班的所有學(xué)生（300多人）的四門(mén)課程的成績(jī)從OA系統(tǒng)中導(dǎo)出到Excel文件（16級(jí)三二升學(xué)班期末成績(jī).xls）的第一個(gè)工作表中（母表），導(dǎo)出的內(nèi)容包括學(xué)號(hào)、姓名、語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、專業(yè)綜合四門(mén)課程的成績(jī)；

第二步，對(duì)導(dǎo)出數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算處理。即使用Sum()、Average()、Rank()等函數(shù)及填充柄的功能分別計(jì)算出每名學(xué)生的總分、每門(mén)課程的平均分，及每名學(xué)生的名次（每名學(xué)生的年級(jí)排名）；

第三步，生成各班的成績(jī)表（子表，分別以各班的班號(hào)命名）。利用Excel中跨工作表的數(shù)據(jù)鏈接（即單元格內(nèi)部引用，如sheet2中的A3單元格引用sheet1中C8單元格中數(shù)據(jù)，公式為“A3=sheet1!C8”）、公式填充等功能很快完成8個(gè)班次的成績(jī)表，并分別對(duì)每個(gè)班的成績(jī)表利用第二步的方法，計(jì)算出每個(gè)班各門(mén)課程的平均分及每名學(xué)生在本班內(nèi)的名次（每名學(xué)生的班級(jí)排名）；

第四步，編制一張各班各門(mén)課程的平均分的對(duì)比分析表。先根據(jù)班級(jí)數(shù)及課程數(shù)編制一張成績(jī)對(duì)比表，見(jiàn)下圖，然后利用第三步中的方法，從母表中將計(jì)算出的各門(mén)課程的總平均分，及每張子表中每個(gè)班每門(mén)課程的平均分分別進(jìn)行數(shù)據(jù)鏈接，生成此分析表中第2～5列的數(shù)據(jù)，再用sum()函數(shù)計(jì)算每個(gè)班語(yǔ)、數(shù)、外三門(mén)課程的平均分之和、用rank()函數(shù)求出每個(gè)班年級(jí)排名。為了直觀地顯示各班的成績(jī)，可以將數(shù)據(jù)創(chuàng)建成圖表。

16級(jí)三二升學(xué)班期末成績(jī)分析表

通過(guò)這樣的一張匯總分析表，對(duì)16級(jí)8個(gè)升學(xué)班的各門(mén)課程的考試情況就一目了然啦。通過(guò)簡(jiǎn)單的操作，借助Excel軟件大大地提高了工作效率，使過(guò)去使人頭痛的工作輕松準(zhǔn)確高效地完成了。

3 利用Excel軟件中數(shù)據(jù)透視表功能進(jìn)行春季高考各院校錄取情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

各區(qū)考試院下發(fā)到每個(gè)學(xué)校春季高考的考生錄取信息，是一個(gè)有關(guān)本?？忌浫⌒畔⒌腅xcel電子表格文件，其中包括考生號(hào)、姓名、院校名稱、專業(yè)名稱。面對(duì)一張包含幾百名考生錄取信息的表格，學(xué)校想要了解考生被各院校錄取的具體數(shù)據(jù)，就有了一定的難度。Excel中有數(shù)據(jù)庫(kù)操作功能：其中之一是分類匯總的方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；其二是Excel軟件中統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的強(qiáng)大武器——數(shù)據(jù)透視表。兩種方法比較，前者比較簡(jiǎn)單但匯總出來(lái)的數(shù)據(jù)布局不能調(diào)整，后者能夠合理設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的布局，同時(shí)還可進(jìn)行排序、圖表分析等，所以選擇使用數(shù)據(jù)透視表。它的主要作用在于提高Excel報(bào)告的生成效率，幾乎涵蓋了Excel中大部分的用途，無(wú)論是排序、篩選、計(jì)算、函數(shù)等，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表報(bào)告的人機(jī)交互功能。以2017年我校320名14級(jí)春季高考錄取的數(shù)據(jù)為例。

數(shù)據(jù)源：321行，4列（考生號(hào)、姓名、院校名稱、專業(yè)名稱）的考生錄取數(shù)據(jù)。

對(duì)此區(qū)域的數(shù)據(jù)要求匯總出每個(gè)院校招錄的人數(shù)。如果一個(gè)一個(gè)的數(shù)，效率太低，不能保證準(zhǔn)確性。如果用數(shù)據(jù)透視表處理只要1～2min就可以搞定。步驟如下：

第一步，選中原數(shù)據(jù)區(qū)域中任意一個(gè)單元格，單擊“插入”選項(xiàng)卡→“表格”組→“數(shù)據(jù)透視表”命令，進(jìn)入創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的向?qū)В?/p>

第二步，選擇分析的數(shù)據(jù)區(qū)域和放置數(shù)據(jù)透視表的位置。數(shù)據(jù)區(qū)域即為所有學(xué)生的錄取信息（$A$1：$D$321）；透視表的位置可以放在本工作表中，也可以存放在新的工作表中；

第三步，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。即要形成的分析數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，這是用數(shù)據(jù)透視表的難點(diǎn)，要根據(jù)需要分析的數(shù)據(jù)，將報(bào)表需要篩選的字段分別從“數(shù)據(jù)透視表字段”框拖放到數(shù)據(jù)布局（行字段、列字段、值字段）中，本例是將“院校名稱”字段拖放到行字段、“姓名”字段拖放到值字段；

第四步，更改值字段的匯總方式及其名稱；本例中值字段的匯總方式為”計(jì)數(shù)“，其名稱為”各院校錄取人數(shù)“；

第五步，更改行標(biāo)簽與列標(biāo)簽單元格文字，選中相應(yīng)單元格，點(diǎn)擊編輯框，即可根據(jù)需要改成合適的名稱；

最后，設(shè)置表格格式即可大功告成。

這樣簡(jiǎn)單的五步操作，很快就統(tǒng)計(jì)好了所需要的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確率大幅提升。

4 結(jié)語(yǔ)

Excel電子表格具有非常強(qiáng)大的功能，以上只是通過(guò)在兩個(gè)實(shí)際應(yīng)用的案例，簡(jiǎn)單的應(yīng)用Excel的部分功能進(jìn)行了分享。希望在求學(xué)道路上的學(xué)子們能夠深入地學(xué)習(xí)Excel軟件，熟知其功能，掌握各項(xiàng)操作，提升自己的工作能力。更希望相關(guān)工作崗位上的同仁們，在工作中不斷的鉆研Excel軟件，探究它的諸多功能，使它為我所用，為大家所有，提高我們的工作效率，降低工作強(qiáng)度，減少工作壓力。其實(shí)在我們經(jīng)常使用的很多熟悉的軟件中隱含著很多簡(jiǎn)潔有效的竅門(mén)，這些竅門(mén)會(huì)給我們的工作和生活帶來(lái)很多便利，需要我們大家用創(chuàng)新的思維去發(fā)現(xiàn)它、使用它。